Assistant administratif et gestionnaire (h/f)
Offre n° O093250114000399
Publiée le 14/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56, Livry-Gargan (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
24/02/2025
Date limite de candidature
14/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DES CADRES DE LA DIRECTION DE L EDUCATION
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat gestion administrative
- Gère les agendas des cadres de la Direction de l’Education.
- Réceptionne et gère les effectifs de la pause méridienne pour ajuster l’encadrement en fonction des besoins.
- Réceptionne et traite les demandes téléphoniques, en assurant une permanence.
- Réceptionne, distribue, enregistre et suit les courriers en interne et en externe.
- Rédige les diverses demandes de déménagement et de support de communication (menus, mails ...)
- Rédige et propose à sa hiérarchie les réponses aux divers courriers
- Prépare les réunions (invitations, réservation de salle ...) et les dossiers nécessaires à leur bon déroulement.
- Rédige les comptes rendus des réunions, les décisions, les délibérations, ainsi que les déclarations SDJES annuelles ou selon les périodes de vacances scolaires.
- Gère le parc de véhicule.
- Est l’interlocuteur privilégié des prestataires et / ou fournisseurs.
*Gestion financière et marché public
- Suivi du budget (commandes diverses, engagements, contrôle et traite les factures en respectant les imputations budgétaires, recettes divers).
- Suivi des dossiers CAF, contrat enfance / jeunesse et autres subventions ou mécénats.
- Mise en œuvre, suivi et alerte sur les reconductions des marchés publics.
* Gestion des ressources humaines
- Suit les arrêts, les congés, les formations et assure leurs contrôles en transversalité avec les ressources humaines.
- Déclare aux ressources humaines les heures supplémentaires, complémentaires, le télétravail et assure leurs suivis.
- Rédige et assure le suivi des recrutements après transmission des CV par la direction du service concerné.
- Suit et transmet à la direction de l’Education les risques professionnels en lien avec les déclarations d’AT.
LES MISSIONS SONT SUSCEPTIBLES D’EVOLUER SELON LES NECESSITES DE SERVICE
- Gère les agendas des cadres de la Direction de l’Education.
- Réceptionne et gère les effectifs de la pause méridienne pour ajuster l’encadrement en fonction des besoins.
- Réceptionne et traite les demandes téléphoniques, en assurant une permanence.
- Réceptionne, distribue, enregistre et suit les courriers en interne et en externe.
- Rédige les diverses demandes de déménagement et de support de communication (menus, mails ...)
- Rédige et propose à sa hiérarchie les réponses aux divers courriers
- Prépare les réunions (invitations, réservation de salle ...) et les dossiers nécessaires à leur bon déroulement.
- Rédige les comptes rendus des réunions, les décisions, les délibérations, ainsi que les déclarations SDJES annuelles ou selon les périodes de vacances scolaires.
- Gère le parc de véhicule.
- Est l’interlocuteur privilégié des prestataires et / ou fournisseurs.
*Gestion financière et marché public
- Suivi du budget (commandes diverses, engagements, contrôle et traite les factures en respectant les imputations budgétaires, recettes divers).
- Suivi des dossiers CAF, contrat enfance / jeunesse et autres subventions ou mécénats.
- Mise en œuvre, suivi et alerte sur les reconductions des marchés publics.
* Gestion des ressources humaines
- Suit les arrêts, les congés, les formations et assure leurs contrôles en transversalité avec les ressources humaines.
- Déclare aux ressources humaines les heures supplémentaires, complémentaires, le télétravail et assure leurs suivis.
- Rédige et assure le suivi des recrutements après transmission des CV par la direction du service concerné.
- Suit et transmet à la direction de l’Education les risques professionnels en lien avec les déclarations d’AT.
LES MISSIONS SONT SUSCEPTIBLES D’EVOLUER SELON LES NECESSITES DE SERVICE
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
SAVOIRS (connaissances)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et de l’organisation de la collectivité et du service
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
SAVOIR - FAIRE (compétences)
• Maîtrise des outils informatiques (word, excel,)
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs,
• Accueillir le public avec amabilité
• Transmettre l’information
• Savoir rendre compte
SAVOIR - ETRE (comportement)
• Être ponctuel,
•Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
• Capacités organisationnelles et autonomie
• Sens du contact et de l’écoute avec le public
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
FORMATIONS/QUALIFICATION
Formation dans le domaine du secrétariat et / ou de la comptabilité.
Diplôme de niveau IV ou V.
SAVOIRS (connaissances)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et de l’organisation de la collectivité et du service
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
SAVOIR - FAIRE (compétences)
• Maîtrise des outils informatiques (word, excel,)
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs,
• Accueillir le public avec amabilité
• Transmettre l’information
• Savoir rendre compte
SAVOIR - ETRE (comportement)
• Être ponctuel,
•Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
• Capacités organisationnelles et autonomie
• Sens du contact et de l’écoute avec le public
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
FORMATIONS/QUALIFICATION
Formation dans le domaine du secrétariat et / ou de la comptabilité.
Diplôme de niveau IV ou V.
Contact et modalités de candidature
Contact
0141708800
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
ou par mail: courriermaire@livry-gargan.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
ou par mail: courriermaire@livry-gargan.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.