Assistant administratif et opérationnel (h/f)
Offre n° O093241219001218
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
10 Avenue du Marechal Foch, Gournay-sur-Marne (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Ce poste est rattaché à la Direction : Pôle Action social, culturel et événementiel
Afin de capitaliser et de décloisonner les missions administratives et opérationnelles, le rôle de l'assistant administratif et opérationnel est d'assurer le bon déroulement des tâches de bureau, en optimisant le fonctionnement du pôle sur le plan administratif ainsi que sur l’opérationnel. Cela peut aller de la gestion administrative à la conduite de missions sur le terrain.
Afin de capitaliser et de décloisonner les missions administratives et opérationnelles, le rôle de l'assistant administratif et opérationnel est d'assurer le bon déroulement des tâches de bureau, en optimisant le fonctionnement du pôle sur le plan administratif ainsi que sur l’opérationnel. Cela peut aller de la gestion administrative à la conduite de missions sur le terrain.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales : Soutenir les agents du Pôle dans les tâches administratives et financières au quotidien.
• Assurer le secrétariat du Pôle : rédaction courriers, mise en page des documents (décisions, délibérations, notices, conventions, notes…)
• Faciliter le suivi et l’exécution des budgets du Pôle : sollicitation des devis, enregistrement des tiers auprès des finances, éditions des bons et mises en signature, envoi aux prestataires…
• Référente RH : suivi des états d’heures et transmission aux RH des éléments, etc.
• Faciliter le relais avec le service communication en transmettant les éléments attendus dans les délais requis
• Centraliser les demandes concernant le Pôle, faire le lien avec les services impliqués ou associations en proposant l’éventuelle réponse.
• Préparer et anticiper les événements.
• Mettre en place des outils de rétro planning.
• Coordonner sous la supervision du directeur de Pole et en lien avec le cabinet du Maire les événements de la collectivité.
• Assurer et contrôler la logistique pour le bon déroulement des événements, commande alimentaire, commande prestation et annexes.
• Gérer l’agenda de l’espace culturel et les mises à disposition des matériels
Missions secondaires :
• Participer à la mise en place et à la tenue des différents temps forts portés par la collectivité (manifestations sportives, évènements, forum, concerts, inaugurations etc.)
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé)
Horaires de travail :
Temps complet, 40h/semaine à déployer du lundi 8h au vendredi 17h30
Possibilité Travail le Weekend et soirée
• Assurer le secrétariat du Pôle : rédaction courriers, mise en page des documents (décisions, délibérations, notices, conventions, notes…)
• Faciliter le suivi et l’exécution des budgets du Pôle : sollicitation des devis, enregistrement des tiers auprès des finances, éditions des bons et mises en signature, envoi aux prestataires…
• Référente RH : suivi des états d’heures et transmission aux RH des éléments, etc.
• Faciliter le relais avec le service communication en transmettant les éléments attendus dans les délais requis
• Centraliser les demandes concernant le Pôle, faire le lien avec les services impliqués ou associations en proposant l’éventuelle réponse.
• Préparer et anticiper les événements.
• Mettre en place des outils de rétro planning.
• Coordonner sous la supervision du directeur de Pole et en lien avec le cabinet du Maire les événements de la collectivité.
• Assurer et contrôler la logistique pour le bon déroulement des événements, commande alimentaire, commande prestation et annexes.
• Gérer l’agenda de l’espace culturel et les mises à disposition des matériels
Missions secondaires :
• Participer à la mise en place et à la tenue des différents temps forts portés par la collectivité (manifestations sportives, évènements, forum, concerts, inaugurations etc.)
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé)
Horaires de travail :
Temps complet, 40h/semaine à déployer du lundi 8h au vendredi 17h30
Possibilité Travail le Weekend et soirée
Profils recherchés
Savoirs être :
• Sens des relations humaines et de l’accueil
• Rigueur
• Réactivité
• Discrétion et respect de la confidentialité
Savoirs :
• Sens de l'organisation
• Capacité à anticiper
• Capacité à rédiger
Savoirs Faire:
• Maîtrise de l'outil informatique
• Connaissance des fonctionnements institutionnels
• Sens de l'initiative et des responsabilités
Diplôme(s) souhaité(s) :
• Diplôme(s) relatif(s) au secrétariat ou à l’assistance de direction
• Connaissances souhaitées autour de la gestion de l’événementiel
• Permis obligatoire.
• Sens des relations humaines et de l’accueil
• Rigueur
• Réactivité
• Discrétion et respect de la confidentialité
Savoirs :
• Sens de l'organisation
• Capacité à anticiper
• Capacité à rédiger
Savoirs Faire:
• Maîtrise de l'outil informatique
• Connaissance des fonctionnements institutionnels
• Sens de l'initiative et des responsabilités
Diplôme(s) souhaité(s) :
• Diplôme(s) relatif(s) au secrétariat ou à l’assistance de direction
• Connaissances souhaitées autour de la gestion de l’événementiel
• Permis obligatoire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0148150058
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 10 Avenue du Maréchal Foch CS90013
93460 GOURNAY SUR MARNE
ou par mail : rh@gournay-sur-marne.fr
Rémunération statutaire + RIFSEEP+ prime annuelle + participation employeur mutuelle et prévoyance + CNAS + tickets restaurant
Monsieur le Maire
Mairie, 10 Avenue du Maréchal Foch CS90013
93460 GOURNAY SUR MARNE
ou par mail : rh@gournay-sur-marne.fr
Rémunération statutaire + RIFSEEP+ prime annuelle + participation employeur mutuelle et prévoyance + CNAS + tickets restaurant
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.