Gestionnaire administratif (h/f)
Offre n° O093241106000632
Publiée le 06/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département, Bobigny (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Les gestionnaires administratif·ve·s ont vocation à assurer la gestion et le suivi des missions de secrétariat, de communication, de réponse aux partenaires pour le service de l’offre médico-sociale.
Missions / conditions d'exercice
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant papier ou numérique, y compris i-courrier et boîtes mail structures, suivi des documents déposés sur Webdélib
• Mettre en forme des documents (notes, courriers, mémoires, rapports en commission permanente, rapports au Bureau, délibérations, tableaux, indicateurs…) sur des outils bureautiques
• Gestion du temps de travail : agenda des encadrants, suivi des plannings des congés et des présences, gestion du logiciel Chronos, organisation de réunions et événements
• Faire circuler l’information ascendante et descendante de façon autonome
• Participer à la mission de recueil d'outils de pilotage et d'indicateurs en lien avec le.la coordinateur·rice
• Organiser, planifier et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus et prendre en charge les appels téléphoniques du service en l’absence du responsable
• Apporter un soutien aux collègues du Pôle de gestion lorsque nécessaire
• Mettre en forme des documents (notes, courriers, mémoires, rapports en commission permanente, rapports au Bureau, délibérations, tableaux, indicateurs…) sur des outils bureautiques
• Gestion du temps de travail : agenda des encadrants, suivi des plannings des congés et des présences, gestion du logiciel Chronos, organisation de réunions et événements
• Faire circuler l’information ascendante et descendante de façon autonome
• Participer à la mission de recueil d'outils de pilotage et d'indicateurs en lien avec le.la coordinateur·rice
• Organiser, planifier et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus et prendre en charge les appels téléphoniques du service en l’absence du responsable
• Apporter un soutien aux collègues du Pôle de gestion lorsque nécessaire
Profils recherchés
• Relationnelles :
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Savoir apporter des réponses, une expertise sur les dossiers traités
• Organisationnelles :
Savoir proposer des solutions ou des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances
• Techniques :
Connaître la législation et la réglementation propre à son champ d’intervention
Savoir créer et partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les outils de communication
Savoir créer, partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers du domaine d’activité (Igda, Iodas, e-notaire)
Savoir suivre et contrôler l'exécution du budget
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Savoir appliquer des procédures administratives
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Savoir apporter des réponses, une expertise sur les dossiers traités
• Organisationnelles :
Savoir proposer des solutions ou des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances
• Techniques :
Connaître la législation et la réglementation propre à son champ d’intervention
Savoir créer et partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les outils de communication
Savoir créer, partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers du domaine d’activité (Igda, Iodas, e-notaire)
Savoir suivre et contrôler l'exécution du budget
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Savoir appliquer des procédures administratives
Contact et modalités de candidature
Contact
0143939393
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
Monsieur le Président
Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.