Gestionnaire actes et assemblées (h/f)
Offre n° O093241009001294
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place Jean Jaurès, Montreuil (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Assurances
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSION
Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal,Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la préparation du conseil municipal
En amont de la séance :
-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal,Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la préparation du conseil municipal
En amont de la séance :
-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la préparation du conseil municipal
En amont de la séance :
-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité
-Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
-Télétransmission des actes en Préfecture
-Archivage informatique et physique des actes
-Tenue des registres et des sommaires des actes
-Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville
-Publication de contenus dans l'intranet
-Transmission et communication des actes aux services
Administrer le logiciel métier AirsDelib
-Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
-Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
-Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances
Assurer la préparation du conseil municipal
En amont de la séance :
-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité
-Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
-Télétransmission des actes en Préfecture
-Archivage informatique et physique des actes
-Tenue des registres et des sommaires des actes
-Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville
-Publication de contenus dans l'intranet
-Transmission et communication des actes aux services
Administrer le logiciel métier AirsDelib
-Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
-Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
-Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances
Profils recherchés
Formation
-Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib
Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus.
Correspondant auprès de la préfecture
-Renseignements physiques et téléphoniques
-Formulations de relances sur les délais
-Demandes de précisions sur les actes
-Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale
Déplacements des élus
-Organisation et suivi des déplacements des élus lors de formation ou mandat spécial
Gérer le budget du service
-Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisations associations...)
OPEN DATA
-Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville
Syndicats professionnels
-Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés
CONDITIONS D’EXERCICE
-Horaires et rythmes variables en fonction de l’activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)Présence tardive les soirs de conseil municipal
-Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
HABILITATIONS
-Télé-transmission des actes – certificat électronique
MOYENS
Matériel bureautique et de téléphonie
Progiciels spécifiques, logiciels pack office
-Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib
Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus.
Correspondant auprès de la préfecture
-Renseignements physiques et téléphoniques
-Formulations de relances sur les délais
-Demandes de précisions sur les actes
-Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale
Déplacements des élus
-Organisation et suivi des déplacements des élus lors de formation ou mandat spécial
Gérer le budget du service
-Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisations associations...)
OPEN DATA
-Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville
Syndicats professionnels
-Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés
CONDITIONS D’EXERCICE
-Horaires et rythmes variables en fonction de l’activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)Présence tardive les soirs de conseil municipal
-Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
HABILITATIONS
-Télé-transmission des actes – certificat électronique
MOYENS
Matériel bureautique et de téléphonie
Progiciels spécifiques, logiciels pack office
Contact et modalités de candidature
Contact
0148706000
Informations complémentaires
CV ET LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.