Secrétaire (h/f)
Offre n° O093241001001213
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc, Saint-Denis (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Agent social
Agent social principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Agent social
Agent social principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l’accompagnement administratif du Département Patrimoine Bâti et Cadre de Vie composé de 3 directions : Espaces Publics, Bâtiment et Gestion de Proximité et Commerce, et la Risk Manager.
La gestion administrative est une cellule ressource transversale. interlocutrice ou premier niveau de contact entre le Département et le public, composée de 4 secrétaires, assurant des missions communes et des missions spécifiques,
La gestion administrative est une cellule ressource transversale. interlocutrice ou premier niveau de contact entre le Département et le public, composée de 4 secrétaires, assurant des missions communes et des missions spécifiques,
Missions / conditions d'exercice
• ACCUEIL DU PUBLIC
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité,
• Enregistrer, évaluer et orienter ta demande (prendre des messages, filtrer les appels téléphoniques, transmettre vers les interlocuteurs compétents), - Renseigner les usagers.
• OUTILS BUREAUTIQUES
• Saisir et présenter des documents à l'aide des techniques de bureautique notamment le traitement de texte et le tableur,
• Renseigner des tableaux de bord, - Procéder à des recherches via les sites réglementaires (infogreffe par exemple) pour vérifier et identifier les entreprises et/ou commerçants,
• Saisir des notes et des comptes-rendus au vu de prises de notes des directeurs, des techniciens.
• COURRIER/ TRAITEMENT DE L'INFORMATION
• Organiser le départ et l'arrivée du courrier,
• Rédiger des courriels et des courriers simples sur la base de notes,
• Réceptionner, enregistrer et classer la réponse,
Saisir, enregistrer, alimenter et répondre aux usagers via le logiciel GARGANTUA, Saisir, contrôler et répondre aux sollicitations des pantinois via le logiciel LIBRAIR.
• Assurer l'affichage administratif numérique des actes et documents administratifs (TOTEM),
• Adresser les actes administratifs (arrêtés, permissions de voirie... .) au contrôle de légalité (PASTELL) - Saisir des arrêtés sur la base de prises de notes et pouvoir consulter la base des arrêtés.
CLASSEMENT (PAPIERNUMÉRIQUE)
• Trier et classer des documents selon une procédure déterminée, - Procéder à l'archivage.
• ORGANISATION DES ACTIVITÉS DU DÉPARTEMENT
• Gérer des agendas,
• Monter des réunions, des rendez-vous,
• Préparer des dossiers pour les réunions.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité,
• Enregistrer, évaluer et orienter ta demande (prendre des messages, filtrer les appels téléphoniques, transmettre vers les interlocuteurs compétents), - Renseigner les usagers.
• OUTILS BUREAUTIQUES
• Saisir et présenter des documents à l'aide des techniques de bureautique notamment le traitement de texte et le tableur,
• Renseigner des tableaux de bord, - Procéder à des recherches via les sites réglementaires (infogreffe par exemple) pour vérifier et identifier les entreprises et/ou commerçants,
• Saisir des notes et des comptes-rendus au vu de prises de notes des directeurs, des techniciens.
• COURRIER/ TRAITEMENT DE L'INFORMATION
• Organiser le départ et l'arrivée du courrier,
• Rédiger des courriels et des courriers simples sur la base de notes,
• Réceptionner, enregistrer et classer la réponse,
Saisir, enregistrer, alimenter et répondre aux usagers via le logiciel GARGANTUA, Saisir, contrôler et répondre aux sollicitations des pantinois via le logiciel LIBRAIR.
• Assurer l'affichage administratif numérique des actes et documents administratifs (TOTEM),
• Adresser les actes administratifs (arrêtés, permissions de voirie... .) au contrôle de légalité (PASTELL) - Saisir des arrêtés sur la base de prises de notes et pouvoir consulter la base des arrêtés.
CLASSEMENT (PAPIERNUMÉRIQUE)
• Trier et classer des documents selon une procédure déterminée, - Procéder à l'archivage.
• ORGANISATION DES ACTIVITÉS DU DÉPARTEMENT
• Gérer des agendas,
• Monter des réunions, des rendez-vous,
• Préparer des dossiers pour les réunions.
Profils recherchés
e Dans un poste identique (définir la durée) ou dans des postes voisins :
1 à 3 ans
Diplôme(s) : BEP / CAP 1 BAC PRO en secrétariat
1 à 3 ans
Diplôme(s) : BEP / CAP 1 BAC PRO en secrétariat
Contact et modalités de candidature
Contact
0149154000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire, Conseiller Métropolitain
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc
93507 PANTIN CEDEX
ou par mail à : recrutement@ville-pantin.fr
Monsieur le Maire, Conseiller Métropolitain
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc
93507 PANTIN CEDEX
ou par mail à : recrutement@ville-pantin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.