Secretaire assistant (h/f)
Offre n° O093240918001109
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département, Bobigny (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Raison d’être du poste
Assurer une assistance technique du service dans la gestion du secrétariat et le suivi des dossiers et de l’activité du service Parcours et prestations à domicile.
Participer à la mise en œuvre de projets visant à améliorer les procédures administratives et le service rendu, dans le cadre de la démarche qualité usagers
Assurer une assistance technique du service dans la gestion du secrétariat et le suivi des dossiers et de l’activité du service Parcours et prestations à domicile.
Participer à la mise en œuvre de projets visant à améliorer les procédures administratives et le service rendu, dans le cadre de la démarche qualité usagers
Missions / conditions d'exercice
Assister les cadres du service et assurer un appui logistique pour la conduite de leur activité : gestion des agendas, diffusion d’informations, accueil téléphonique
Gérer le courrier entrant et sortant en format numérique ou papier, y compris sur les boîtes mail génériques et par l’outil iCourrier
Participer à l’affectation des dossiers à traiter entre les agents selon les règles définies par les encadrant.es, ainsi qu’au suivi de l’activité du service
Appuyer la gestion du temps de travail des agent.es du service : plannings de permanence téléphonique, aide au besoin sur le logiciel Chronos, organisation de réunions et événements
Appuyer administrativement les relations au sein du service et avec les partenaires : déclenches d’évaluation, suivi de l’activité et des factures des évaluatrices externes, attestations de formation, etc.
Mettre en forme ou contrôler la mise en forme de documents (notes, courriers, mémoires, rapports, délibérations, tableaux, etc.) sur des outils bureautiques et gérer le circuit de validation, y compris pour le suivi des documents déposés sur Webdélib
Organiser et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus
Gérer le courrier entrant et sortant en format numérique ou papier, y compris sur les boîtes mail génériques et par l’outil iCourrier
Participer à l’affectation des dossiers à traiter entre les agents selon les règles définies par les encadrant.es, ainsi qu’au suivi de l’activité du service
Appuyer la gestion du temps de travail des agent.es du service : plannings de permanence téléphonique, aide au besoin sur le logiciel Chronos, organisation de réunions et événements
Appuyer administrativement les relations au sein du service et avec les partenaires : déclenches d’évaluation, suivi de l’activité et des factures des évaluatrices externes, attestations de formation, etc.
Mettre en forme ou contrôler la mise en forme de documents (notes, courriers, mémoires, rapports, délibérations, tableaux, etc.) sur des outils bureautiques et gérer le circuit de validation, y compris pour le suivi des documents déposés sur Webdélib
Organiser et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus
Profils recherchés
Niveau d’études : IV
Diplômes requis : CAP/BEP
Formations et diplômes nécessaires à l’accès au cadre d’emplois des adjoints administratifs
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire
Souhaitée(s) Requise(s)
Diplômes requis : CAP/BEP
Formations et diplômes nécessaires à l’accès au cadre d’emplois des adjoints administratifs
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire
Souhaitée(s) Requise(s)
Contact et modalités de candidature
Contact
0143939393
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
Monsieur le Président
Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
Adresse de l'employeur
Département de Seine-Saint-Denis
>Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
>Hôtel du département
93006 BOBIGNY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.