Assistant administratif NORD - Relation aux usagers (h/f)
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Offre n° O093240905000770
Publiée le 05/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d'Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L'Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d'un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
21, avenue Jules-Rimet, Saint-Denis (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Vous assurez des fonctions d’accueil téléphonique et physique et participez aux tâches administratives.
En qualité d’assistant.e relations aux usagers, vous accueillez, informez et orientez le public et traitez les demandes des usagers sur l’application numérique métier.
En qualité d’assistant.e administratif.ve, vous êtes en charge de tout type de courriers, de la saisie des arrêtés, des permissions de voirie et des avis de permis, des procédures d’avertissements et mémoires pour infractions. Vous alimentez des outils de suivi de l’activité du pôle administration.
En qualité d’assistant.e relations aux usagers, vous accueillez, informez et orientez le public et traitez les demandes des usagers sur l’application numérique métier.
En qualité d’assistant.e administratif.ve, vous êtes en charge de tout type de courriers, de la saisie des arrêtés, des permissions de voirie et des avis de permis, des procédures d’avertissements et mémoires pour infractions. Vous alimentez des outils de suivi de l’activité du pôle administration.
Missions / conditions d'exercice
En qualité d’assistante relations aux usagers :
o Accueillir, informer et orienter le public (usagers, partenaires, prestataires, fournisseurs...),
o Gérer les appels téléphoniques,
o Orienter et traiter les demandes des usagers,
o Suivre les demandes/réclamations/signalements sur l’application numérique métier
En qualité d’assistante administrative :
o Saisir des courriers et courriers types (information, convocation, relance, bordereaux d'envoi, réponse
riverains, etc.)
o Saisir des arrêtés, des permissions de voirie et avis permis,
o Alimenter des outils de suivi de l’activité du pôle administration (état des courriers, état des signalements, état
des procédures infractions sur l’espace public…),
o Assurer le traitement administratif des procédures d’avertissements et mémoires pour infractions (dépôts
détritus et bacs) sur l’espace public,
o Réceptionner et enregistrer les courriers entrants de la direction, veiller à l’enregistrement et l’envoi des couriers sortants o Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs et de communication interne et externe (notes, courriers, comptes rendus, publipostage , tableaux de bord, etc.) o Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents, o Appliquer les consignes de conservation des documents, (archivage) o Préparer les commandes de fournitures ( receuillir les souhaits de chacun et élaborer un devis sur le site du fournisseur) o Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet, o Appliquer les consignes, procédures définies au sein du pôle o Participer à des formations métiers afin d’actualiser ses pratiques et ses connaissances. o Participer aux réunions définies par la direction. o S’impliquer dans les différents projets portés par la direction territoriale
o Accueillir, informer et orienter le public (usagers, partenaires, prestataires, fournisseurs...),
o Gérer les appels téléphoniques,
o Orienter et traiter les demandes des usagers,
o Suivre les demandes/réclamations/signalements sur l’application numérique métier
En qualité d’assistante administrative :
o Saisir des courriers et courriers types (information, convocation, relance, bordereaux d'envoi, réponse
riverains, etc.)
o Saisir des arrêtés, des permissions de voirie et avis permis,
o Alimenter des outils de suivi de l’activité du pôle administration (état des courriers, état des signalements, état
des procédures infractions sur l’espace public…),
o Assurer le traitement administratif des procédures d’avertissements et mémoires pour infractions (dépôts
détritus et bacs) sur l’espace public,
o Réceptionner et enregistrer les courriers entrants de la direction, veiller à l’enregistrement et l’envoi des couriers sortants o Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs et de communication interne et externe (notes, courriers, comptes rendus, publipostage , tableaux de bord, etc.) o Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents, o Appliquer les consignes de conservation des documents, (archivage) o Préparer les commandes de fournitures ( receuillir les souhaits de chacun et élaborer un devis sur le site du fournisseur) o Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet, o Appliquer les consignes, procédures définies au sein du pôle o Participer à des formations métiers afin d’actualiser ses pratiques et ses connaissances. o Participer aux réunions définies par la direction. o S’impliquer dans les différents projets portés par la direction territoriale
Profils recherchés
Savoirs
• Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, déchets ménagers, …
• Capacité de rédaction
• Capacité à appliquer les procédures
Savoir-faire
• Bureautique : Excel, Word, Outlook
• Logiciels métiers : Analogon (et extension application signalements), Litteralis, Requea.
Savoir-être
• Aptitude à l’organisation du travail
• Méthode, rigueur et précision dans les procédures
• Initiative et autonomie dans le travail tout en sachant référer
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation
• Discrétion, sens de l’écoute et du dialogue
• Qualités relationnelles
Formation
• Niveau d’étude CAP/BEP
• Spécialité Secrétariat
• Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste similaire
• Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, déchets ménagers, …
• Capacité de rédaction
• Capacité à appliquer les procédures
Savoir-faire
• Bureautique : Excel, Word, Outlook
• Logiciels métiers : Analogon (et extension application signalements), Litteralis, Requea.
Savoir-être
• Aptitude à l’organisation du travail
• Méthode, rigueur et précision dans les procédures
• Initiative et autonomie dans le travail tout en sachant référer
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation
• Discrétion, sens de l’écoute et du dialogue
• Qualités relationnelles
Formation
• Niveau d’étude CAP/BEP
• Spécialité Secrétariat
• Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste similaire
Contact et modalités de candidature
Contact
0155934922
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par Mail :
https://plainecommune.fr/offres-emploi/offres-demploi/
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
https://plainecommune.fr/offres-emploi/offres-demploi/
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.