Un assistant ou une Assistante de gestion 761-24
Offre n° O093240830000640
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
29/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Contribuer à l'organisation et au suivi technique des manifestations
Missions / conditions d'exercice
GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF
En coordination avec les collègues agents de réception et chargés de coordination événementielle : Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte générique Réceptionner, analyser, traiter ou orienter les demandes des utilisateurs reç
Assurer l'organisation administrative des prestations : Passer les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service Demander les devis aux traiteurs et différents fournisseurs en fonction de l'analyse des besoins, demander pu
Intégrer les informations relatives aux réservations et aux prestations dans le calendrier du service et le tenir à jour quotidiennement Compléter et tenir à jour les tableaux de bord des prestations quotidiennement Trier, classer et archiver les dossiers
SUIVI OPERATIONNEL ET TECHNIQUE DE L'ORGANISATION DES PRESTATIONS EN LIEN AVEC LES CHARGES DE COORDINATION EVENEMENTIELLE
Contribuer et suivre la planification logistique des prestations et des événements
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations : Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain (états des lieux d'entrée et sortie, contrôle de l'app
Assurer les permanences en fonction du planning événementiel et des besoins du service
MISSIONS LIEES A L'ACTIVITE QUOTIDIENNE DU SERVICE
Gérer les stocks de produits, biens et fournitures Réceptionner les livraisons de denrées, matériels et fournitures Contrôler la conformité des commandes et ranger les marchandises livrées
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception et des cuisines Contribuer et suivre la maintenance technique des équipements en lien avec le prestataire dédié
Contribuer à la commande de la décoration florale et des gerbes selon les demandes protocolaires
MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l'appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service
Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle Participer à la rédaction et à l'évolution des process
En coordination avec les collègues agents de réception et chargés de coordination événementielle : Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte générique Réceptionner, analyser, traiter ou orienter les demandes des utilisateurs reç
Assurer l'organisation administrative des prestations : Passer les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service Demander les devis aux traiteurs et différents fournisseurs en fonction de l'analyse des besoins, demander pu
Intégrer les informations relatives aux réservations et aux prestations dans le calendrier du service et le tenir à jour quotidiennement Compléter et tenir à jour les tableaux de bord des prestations quotidiennement Trier, classer et archiver les dossiers
SUIVI OPERATIONNEL ET TECHNIQUE DE L'ORGANISATION DES PRESTATIONS EN LIEN AVEC LES CHARGES DE COORDINATION EVENEMENTIELLE
Contribuer et suivre la planification logistique des prestations et des événements
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations : Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain (états des lieux d'entrée et sortie, contrôle de l'app
Assurer les permanences en fonction du planning événementiel et des besoins du service
MISSIONS LIEES A L'ACTIVITE QUOTIDIENNE DU SERVICE
Gérer les stocks de produits, biens et fournitures Réceptionner les livraisons de denrées, matériels et fournitures Contrôler la conformité des commandes et ranger les marchandises livrées
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception et des cuisines Contribuer et suivre la maintenance technique des équipements en lien avec le prestataire dédié
Contribuer à la commande de la décoration florale et des gerbes selon les demandes protocolaires
MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l'appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service
Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Profils recherchés
- Maîtrise d'Outlook
- Logiciels de bureautique (Excel et Word)
- Fonctionnement de la fonction publique territoriale
- Application des règles budgétaires et comptables
- Reporting et technique d'archivage
- Port de charges lourdes et respect du port des EPI
- Capacité à travailler en équipe Rigueur et sens de l'organisation
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et diplomatie Conditions spécifiques liées au poste - Contraintes horaires spécifiques - Pics d'activité conjoncturels
- Logiciels de bureautique (Excel et Word)
- Fonctionnement de la fonction publique territoriale
- Application des règles budgétaires et comptables
- Reporting et technique d'archivage
- Port de charges lourdes et respect du port des EPI
- Capacité à travailler en équipe Rigueur et sens de l'organisation
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et diplomatie Conditions spécifiques liées au poste - Contraintes horaires spécifiques - Pics d'activité conjoncturels
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Adresse de l'employeur
Conseil Régional d'Ile de France
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.