Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (88 000 habitants), pôle dynamique et en développement de la métropole du Grand Paris, membre de l’établissement public territorial Plaine Commune (410.000 habitants). Sous l'autorité de la Maire et du Directeur général des services (DGS), la mairie est organisée en 4 pôles, regroupant l'ensemble des services municipaux par domaine de compétences et compte 1800 agents, chargé de mettre en œuvre les politiques municipales.

Vous serez directement rattaché(e) à la Direction de l’Administration Générale et dépendrez du responsable du service  de l’Administration générale.



RATTACHEMENT

Direction de l’Administration Général.



MISSION

Sous l’autorité du responsable du service de l’administration générale, l’agent est chargé de la gestion et du suivi du Conseil municipal.

Vous serez garant de l'exécution et du suivi des procédures et décisions administratives pour la préparation des assemblées délibérantes. En lien avec votre direction, vous devrez planifier les dates de conseils en fonction du calendrier général de la collectivité et diffuser ces dates aux services et au public. Vous recevrez les questions inscrites à l’ordre du jour du Conseil Municipal (CM) émises par les services et suivrez la rédaction et l’adoption des délibérations inscrites à l’ordre du jour à l’aide du logiciel AIRSDELIB. Vous assurez la transmission des dossiers au Bureau Municipal, aux commissions et ainsi qu’au Conseil Municipal dans les délais règlementaires.

Après le conseil municipal, vous gérerez les dossiers en les envoyant au contrôle de légalité en préfecture, suivrez les dossiers administratifs, obtiendrez les signatures des avenants, conventions et contrats, et répartirez les dossiers aux services concernés. Vous rédigerez les procès-verbaux et assurerez la mise en ligne et le suivi des conseils municipaux sur le site de la ville et l'Intranet, incluant les exposés, délibérations, ordre du jour et procès-verbaux.

Vous assurez également :
- Le traitement des actes administratifs de la collectivité (décisions, arrêtés, délibérations)
- La réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité
- La télétransmission des actes en Préfecture
- L’archivage informatique et physique des actes
- La tenue des registres et des sommaires des actes
- La publication des actes sur le site Internet de la ville
- La publication de contenus dans l'intranet
- La transmission et communication des actes aux services
- L’administration du logiciel métier AirsDelib
- La gestion les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents.
- La gestion de l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
- L'ouverture, la gestion et l'archivage des séances

En complément, vous serez chargé de l’affichage administratif en lien avec vos missions, de la réception des appels téléphoniques, de la tenue du registre des recueils des actes administratifs, ainsi que du tri, du

classement et de l’archivage des documents et des délibérations. Vous devrez aussi faire preuve de polyvalence dans le service en fonction des besoins, tels que trier, enregistrer et répartir le courrier entrant par service ou direction, suivre les décisions et arrêtés du maire, et gérer le Bureau Municipal.

·       Maîtriser les techniques de secrétariat.

·       Utiliser les progiciels de gestion et les logiciels de bureautique

·       Capacité à s’exprimer clairement et à reformuler une demande 

·       Capacité d'adaptation face à la diversité du public rencontré

·       Bonnes connaissances du fonctionnement de la collectivité

·       Élaborer des dossiers relatifs aux délibérations, décisions, et assurances.

·       Suivre les processus d’élaboration et de validation des délibérations, décisions, et assurances.

·       Gérer et actualiser une base d'informations.

·       Vérifier la validité des informations traitées.



·       Connaissances de l’administration générale

·       Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

·       Sens de l'organisation, du travail en autonomie

·       Très bonne qualités rédactionnelles

·       Expérience réussie dans un poste similaire.