Assistant de direction mutualisée (h/f)
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Offre n° O093240709002097
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56, Livry-Gargan (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du DGAS Education, Culture et Sports, vous travaillez en transversalité avec le service des sports, de la direction de l’action culturelle et du Directeur Général Adjoint en charge de l’Education, Culture et Sports.
Au sein du service du service des sports, vous êtes chargé(e) des missions administratives et comptables du service, en relation directe et hiérarchique avec le responsable du service des sports. Vous assurez également la gestion de la planification des installations sportives. Auprès du DGAS et du Directeur des Affaires culturelles, vous remplissez des missions d’assistante de direction.
Au sein du service du service des sports, vous êtes chargé(e) des missions administratives et comptables du service, en relation directe et hiérarchique avec le responsable du service des sports. Vous assurez également la gestion de la planification des installations sportives. Auprès du DGAS et du Directeur des Affaires culturelles, vous remplissez des missions d’assistante de direction.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ADMINISTRATIVES AU SEIN DU SERVICE DES SPORTS :
Assure l’accueil téléphonique en répondant aux appels des associations, utilisateurs des installations et autres interlocuteurs, (prise d’appels, orientation et transmission)
Disponibilité pour recevoir sur rendez-vous les présidents et autres interlocuteurs des associations
Rédaction et envoi du courrier / mail, traitement des demandes et diffusion de l’information en général
Rédaction des conventions, décisions et arrêtés
Gestion des plannings installations sportives, réservation des équipements
Participation à l’organisation des évènements/ projet du service, forum des associations et nuit des trophées
Gestion des congés des agents du service
Saisie des éléments comptables et participation à l’élaboration du budget prévisionnel
MISSIONS D’ASSISTANTE DE DIRECTION MUTUALISEE
Gestion des agendas, organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus
Soutien à l’organisation des COPIL (relance des directeurs, constitution des dossiers, rédaction, diffusion et suivi des comptes rendus
Mise à jour et suivi des tableaux de bord et des statistiques et création d’outils transversaux
Rédaction des courriers du DGA et du DAC
Suivi des dossiers transversaux de la Direction Générale Adjointe
Veille aux réponses apportées aux audiences du Maire et différentes demandes auprès des services de la direction
Assure l’accueil téléphonique en répondant aux appels des associations, utilisateurs des installations et autres interlocuteurs, (prise d’appels, orientation et transmission)
Disponibilité pour recevoir sur rendez-vous les présidents et autres interlocuteurs des associations
Rédaction et envoi du courrier / mail, traitement des demandes et diffusion de l’information en général
Rédaction des conventions, décisions et arrêtés
Gestion des plannings installations sportives, réservation des équipements
Participation à l’organisation des évènements/ projet du service, forum des associations et nuit des trophées
Gestion des congés des agents du service
Saisie des éléments comptables et participation à l’élaboration du budget prévisionnel
MISSIONS D’ASSISTANTE DE DIRECTION MUTUALISEE
Gestion des agendas, organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus
Soutien à l’organisation des COPIL (relance des directeurs, constitution des dossiers, rédaction, diffusion et suivi des comptes rendus
Mise à jour et suivi des tableaux de bord et des statistiques et création d’outils transversaux
Rédaction des courriers du DGA et du DAC
Suivi des dossiers transversaux de la Direction Générale Adjointe
Veille aux réponses apportées aux audiences du Maire et différentes demandes auprès des services de la direction
Profils recherchés
Vous disposez d’une expérience réussie sur un poste d’assistanat administratif.
Vous êtes capable de prioriser vos missions et savez faire face aux situations de stress ou d’urgence. Vos capacités organisationnelles et votre rigueur vous permettent de gérer les procédures mises en place en respectant les délais. Vous êtes discret(e) et respectez le devoir de réserve et de confidentialité.
Vous connaissez la procédure de marchés publics et avez des notions budgétaires et comptables solides.
Vous êtes capable de prioriser vos missions et savez faire face aux situations de stress ou d’urgence. Vos capacités organisationnelles et votre rigueur vous permettent de gérer les procédures mises en place en respectant les délais. Vous êtes discret(e) et respectez le devoir de réserve et de confidentialité.
Vous connaissez la procédure de marchés publics et avez des notions budgétaires et comptables solides.
Contact et modalités de candidature
Contact
0141708800
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
ou par mail: courriermaire@livry-gargan.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
ou par mail: courriermaire@livry-gargan.fr
Adresse de l'employeur
Livry-Gargan
>Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
>Mairie, 3 Place F. Mitterrand - BP 56
93891 LIVRY GARGAN CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.