Gestionnaire Actes et assemblées (h/f)
Offre n° O093240620000148
Publiée le 20/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
19/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Assurances
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal,
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)
Missions / conditions d'exercice
Assurer la préparation du conseil municipal:
En amont de la séance :
Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité:
Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
Télétransmission des actes en Préfecture
Archivage informatique et physique des actes
Tenue des registres et des sommaires des actes
Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville
Publication de contenus dans l'intranet
Transmission et communication des actes aux services
Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances
Renseignements physiques et téléphoniques
Formulations de relances sur les délais
Demandes de précisions sur les actes
Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale
En amont de la séance :
Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance :
participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole
En aval de la séance :
préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance
Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité:
Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
Télétransmission des actes en Préfecture
Archivage informatique et physique des actes
Tenue des registres et des sommaires des actes
Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville
Publication de contenus dans l'intranet
Transmission et communication des actes aux services
Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances
Renseignements physiques et téléphoniques
Formulations de relances sur les délais
Demandes de précisions sur les actes
Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale
Profils recherchés
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents de formes et de contenus divers en s’adaptant à l'interlocuteur
Rédiger des documents administratifs, créer des outils de suivi
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les appels téléphoniques
Vérifier la validité des informations traitées
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Progiciels de gestion métier et de la collectivité
Procédures de service et procédures administratives
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier, discrétion, réserve et confidentialité
Être en relation avec les élus, les services et les partenaires extérieurs : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : disponibilité, rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Rédiger des documents administratifs, créer des outils de suivi
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les appels téléphoniques
Vérifier la validité des informations traitées
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Progiciels de gestion métier et de la collectivité
Procédures de service et procédures administratives
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier, discrétion, réserve et confidentialité
Être en relation avec les élus, les services et les partenaires extérieurs : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : disponibilité, rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
CV+LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.