En lien avec les deux autres agents du Secrétariat Général, et sous l’autorité de la directrice des affaires juridiques, vous contribuez à la sécurisation juridique des actes, des procédures et des instances. Vous êtes garant de la diffusion de l’information par la bonne orientation des courriers entrants vers les services instructeurs. Enfin, vous assurez le bon fonctionnement administratif du Secrétariat Général au profit du Directeur Général des Services et de ses adjoints.

Les missions du poste

• Gestion administrative des instances
• Préparation et gestion des séances des différentes instances (CM, BME, Commission Municipale, SIVU, CDSP, CCSPL)
• Administration du logiciel métier

• Sécurisation des actes administratifs et des procédures
• Contrôle et gestion des actes administratifs
• Rédaction d’actes administratifs
• Transmission des actes au contrôle de légalité
• Coordination et accompagnement des services dans la mise en œuvre des procédures.

• Secrétariat de direction
• Gestion des agendas du DGS et de ses adjoints
• Organisation et gestion des réunions internes à la collectivité (comité de direction, réunions de direction générale/coordination générale, séminaires…)
• Communication de l’information (interne et externe) aux services
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique du service.

• Gestion du courrier
• Enregistrement et transmission des courriers aux services
• Suivi des réponses
• Administration fonctionnelle du logiciel courrier

• Gestion de la documentation
• Suivi des abonnements au sein de la Collectivité,
• Gestion des bons de commandes et de la facturation
• Recensement des besoins par direction.

• Activités connexes
• Formations des nouveaux arrivants aux logiciels métiers

Profil recherché
Connaissance de l’environnement territorial (partenaires de la commune, compétences des différents acteurs…)
Connaissance du fonctionnement institutionnel d’une commune (conseil municipal, délégations…)
Connaissance des règles de rédaction des actes administratifs (fond et forme)
Connaissance des procédures internes à la collectivité (traitement des actes, organisation des réunions internes…)
Classement, archivage.
Sens de l’organisation, méthodologie
Techniques de secrétariat
Compétences rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
Maîtrise des outils informatiques et collaboratifs
Appétence pour le domaine juridique
Sens de la communication
Résistance au stress
Discrétion
Rigueur
Autonomie
Réactivité
Disponibilité
Capacité à gérer plusieurs missions de front, hiérarchisation des tâches