L’agent instructeur exerce une partie de ses missions en guichet, où il accueille les usagers se déplaçant au Pôle Population pour effectuer leurs démarches ; et une partie en back office, où il assure le suivi des demandes, le lien avec les partenaires institutionnels, l’instruction des dossiers transmis par courrier ou par voie dématérialisée.

- Gestion des demandes de CNI passeport
◦ Vérification de la complétude des dossiers
◦ Pré-instruction des demandes (vérification de la conformité des photos, de la nationalité du demandeur…)
◦ Transmission des dossiers à la Préfecture via les dispositifs de recueil
◦ Gestion des recueils (demandes complémentaires de la Préfecture)
◦ Enregistrement des pièces d’identité livrées en mairie pour mise à disposition des administrés
◦ Délivrance des titres d’identité, en appui au Pôle Relations Citoyennes, en cas de forte affluence ou de problème technique
◦ Instruction des demandes de priorisation et des demandes de passeport d’urgence et gestion de ces dossiers en lien avec la Préfecture.

• Affaires générales
◦ Légalisation de signature, recensement citoyen et établissement de certificats divers (certificats de vie, certificats de vie commune, certificats de résidence pour la douane)
• Vérification de la compétence de la commune
• Vérification de la conformité des pièces présentées
• Contre-signature du document ou établissement d’un certificat.

◦ Attestations d’accueil
• Vérification de la complétude du dossier
• Vérification des conditions de taille et de décence du logement

• Etat Civil
◦ Rédaction des actes d’état civil (rédaction des actes de naissance, décès, reconnaissances)
▪ Vérification de la compétence de la commune
▪ Vérification de la complétude des déclarations
▪ Pour les reconnaissances, analyse de la sincérité de la reconnaissance et participation aux auditions le cas échéant
▪ Rédaction des actes
▪ Pour les actes de décès : transmission d’un avis de mention à la commune de naissance du défunt et d’un avis de transcription à sa commune de domicile.


◦ Consignation des décisions de changement de nom et décisions relatives aux changements de prénom
▪ Instruction de la demande (vérification de la compétence de la commune, de la complétude du dossier de demande, analyse de la recevabilité de la demande)
▪ Rédaction de l’acte entérinant le changement de nom et de prénom
▪ Transmission des avis de mentions aux communes de naissance des intéressés, de leurs partenaires ou conjoints, de leurs enfants…pour mise à jour de tous les actes d’état civil liés.

◦ Organisation des cérémonies de mariage
▪ Instruction de la demande (vérification de la compétence de la commune, de la complétude du dossier de demande, analyse de la recevabilité de la demande)
▪ Vérification de l’intention matrimoniale et participation aux auditions le cas échéant
▪ Rédaction des actes de mariage et des avis de mentions qui en découlent
▪ Participation aux célébrations en soutien à l’Officier d’État Civil en charge de la célébration.

◦ Organisation des cérémonies de baptême républicain
▪ Vérification de la complétude du dossier
▪ Rédaction du projet de baptême

◦ Enregistrement, modification et dissolution des PACS
▪ Instruction de la demande (vérification de la compétence de la commune, de la complétude du dossier de demande, analyse de la recevabilité de la demande)
▪ Enregistrement, modification et/ou dissolution du PACS
▪ Gestion des avis de mention qui en découlent

◦ Délivrance de copies d’actes d’état civil aux usagers et transmission des données d’état civil aux notaires et à la Préfecture via le dispositif COMEDEC.

◦ Participation aux célébrations de PACS et de Baptême républicain

• Autorisations funéraires (fermetures de cercueil, crémations, inhumations)
▪ Instruction de la demande (vérification de la compétence de la commune, de la complétude du dossier de demande, analyse de la recevabilité de la demande)
▪ Rédaction de l’autorisation
▪ Délivrance de l’autorisation au pétitionnaire.

• Élections
◦ Inscriptions sur les listes électorales
▪ Instruction de la demande (vérification de la complétude du dossier de demande, analyse de la recevabilité de la demande)
▪ Délivrance d’un récépissé d’inscription à l’électeur ou d’un courrier de refus.

◦ Organisation des scrutins
▪ Participation active à l’organisation matérielle du scrutin
• Préparation du matériel mis à disposition pour la bonne tenue des bureaux de vote (fournitures administratives, signalétique…)
• Gestion des cartes et de la propagande électorales (envoi, enregistrement des retours de courriers)
• Préparation de l’affichage et de la réglementation devant être mise à disposition des électeurs dans les bureaux de vote
• Préparation de l’ensemble de la documentation, des formulaires et des listing nécessaires au bon déroulement des scrutins.

▪ Permanence les dimanches de scrutin
• Permanence téléphonique pour aider les agents mobilisés dans les bureaux de vote
• Le soir, au bureau centralisateur, vérification de la complétude et de la cohérence des dossiers transmis à la Préfecture.

◦ Jury criminel
▪ Envoi des courriers d’information et des formulaires aux électeurs tirés au sort chaque année,
▪ Consignation des retours de formulaire

• Participation aux campagnes d’archivage en fin d’année.