Gestionnaire administratif évènementiel (h/f)
Offre n° O092241122000616
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au coeur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs.
Le Département place au c?ur de ses engagements employeur l?épanouissement de ses agents et le respect de l?équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c?est faire le choix d?une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l?avenir du Département
- d?un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d?une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d?une politique salariale attractive
- d?opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d?un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Le Département place au c?ur de ses engagements employeur l?épanouissement de ses agents et le respect de l?équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c?est faire le choix d?une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l?avenir du Département
- d?un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d?une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d?une politique salariale attractive
- d?opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d?un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Site web de l'employeur
Lieu de travail
57 rue des Longues Raies, Nanterre (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Missions / conditions d'exercice
Auprès du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l’ensemble des demandes de soutien logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.
Vous être le point d’entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.
Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d’informations par le biais de divers indicateurs.
Activités:
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d’espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d’occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d’événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l’unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l’unité, commande de matériels et fournitures diverses.
Vous être le point d’entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.
Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d’informations par le biais de divers indicateurs.
Activités:
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d’espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d’occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d’événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l’unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l’unité, commande de matériels et fournitures diverses.
Profils recherchés
Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel diplômé a minima d'un bac avec une expérience en gestion administrative (recrutement sur CDD d'un an renouvelable)
Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel
Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)
Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur
Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.
Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel
Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)
Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur
Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.
Contact et modalités de candidature
Contact
0806000092
Informations complémentaires
Postulez en ligne sur le site https://recrutement.hauts-de-seine.fr/
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.