Responsable du Secrétariat Général (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O092240627000473
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001, Vanves (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La ville de Vanves, commune de 28000 habitants situé aux portes de Paris et au sud des Hauts-De-Seine, recherche un(e) Responsable du Secrétariat Général pour la Direction Générale.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Directeur Général des Services (DGS) et des 2 Directrices Générales Adjointes (DGA), vous êtes en charge des missions suivantes :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
Assurer l’organisation des activités du DGS et des DGA et de leurs agendas :
- Planifier les rendez-vous et les réunions
- Organiser les agendas selon les priorités établies et contrôler en permanence et avec rigueur leurs rdvs
- Assurer toute la logistique relative à l’organisation de réunions
- Mise à jour des dossiers du DGS et des DGA et effectuer la bonne transmission des informations.
- Être le relais avec les services
- Anticiper, mettre en œuvre et coordonner les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du DGS et des DGA
Assurer le secrétariat de la Direction Générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Assurer un binôme avec le gestionnaire courrier et achats dont vous assurez la suppléance en cas d’absence.
Participer à la gestion de dossiers spécifiques :
- Préparer et suivre les actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations)
- Préparer et suivre le Conseil Municipal (ordre du jour, convocations...)
- Participer au Conseil Municipal (prise de notes, compte des votes, rédaction du compte-rendu…)
- Relecture et vérification du Procès-verbal
- Vérification et Transmission des actes à la sous-préfecture
- Tenue des registres
- Relations avec l’ensemble des services et les élus
Vous pouvez également être amené.e à constituer d’autres dossiers selon les demandes du DGS et des DGA
Conditions particulières d’exercice :
- Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
- Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Transport : Remboursement à 75% du titre de transport ou indemnité kilométrique Vélo
- Politique active de formation des agents
- Avantages sociaux : Adhésion au CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
Assurer l’organisation des activités du DGS et des DGA et de leurs agendas :
- Planifier les rendez-vous et les réunions
- Organiser les agendas selon les priorités établies et contrôler en permanence et avec rigueur leurs rdvs
- Assurer toute la logistique relative à l’organisation de réunions
- Mise à jour des dossiers du DGS et des DGA et effectuer la bonne transmission des informations.
- Être le relais avec les services
- Anticiper, mettre en œuvre et coordonner les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du DGS et des DGA
Assurer le secrétariat de la Direction Générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Assurer un binôme avec le gestionnaire courrier et achats dont vous assurez la suppléance en cas d’absence.
Participer à la gestion de dossiers spécifiques :
- Préparer et suivre les actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations)
- Préparer et suivre le Conseil Municipal (ordre du jour, convocations...)
- Participer au Conseil Municipal (prise de notes, compte des votes, rédaction du compte-rendu…)
- Relecture et vérification du Procès-verbal
- Vérification et Transmission des actes à la sous-préfecture
- Tenue des registres
- Relations avec l’ensemble des services et les élus
Vous pouvez également être amené.e à constituer d’autres dossiers selon les demandes du DGS et des DGA
Conditions particulières d’exercice :
- Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
- Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Transport : Remboursement à 75% du titre de transport ou indemnité kilométrique Vélo
- Politique active de formation des agents
- Avantages sociaux : Adhésion au CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
Profils recherchés
Profil recherché :
- Titulaire d’un BUT carrière juridique / Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction indispensable
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et du domaine juridique appréciées
- Parfaite maitrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
Savoirs-être :
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Qualités relationnelles, diplomatie, écoute
- Disponibilité et discrétion
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Titulaire d’un BUT carrière juridique / Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction indispensable
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et du domaine juridique appréciées
- Parfaite maitrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
Savoirs-être :
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Qualités relationnelles, diplomatie, écoute
- Disponibilité et discrétion
- Capacités d’analyse et de synthèse
Contact et modalités de candidature
Contact
0141339315
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.