La ville de Vanves, commune de 28000 habitants situé aux portes de Paris et au sud des Hauts-De-Seine, recherche un(e) Responsable du Secrétariat Général pour la Direction Générale.

Sous l’autorité du Directeur Général des Services (DGS) et des 2 Directrices Générales Adjointes (DGA), vous êtes en charge des missions suivantes :

Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général

Assurer l’organisation des activités du DGS et des DGA et de leurs agendas :
- Planifier les rendez-vous et les réunions
- Organiser les agendas selon les priorités établies et contrôler en permanence et avec rigueur leurs rdvs
- Assurer toute la logistique relative à l’organisation de réunions
- Mise à jour des dossiers du DGS et des DGA et effectuer la bonne transmission des informations.
- Être le relais avec les services
- Anticiper, mettre en œuvre et coordonner les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du DGS et des DGA

Assurer le secrétariat de la Direction Générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Assurer un binôme avec le gestionnaire courrier et achats dont vous assurez la suppléance en cas d’absence.

Participer à la gestion de dossiers spécifiques :
- Préparer et suivre les actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations)
- Préparer et suivre le Conseil Municipal (ordre du jour, convocations...)
- Participer au Conseil Municipal (prise de notes, compte des votes, rédaction du compte-rendu…)
- Relecture et vérification du Procès-verbal
- Vérification et Transmission des actes à la sous-préfecture
- Tenue des registres
- Relations avec l’ensemble des services et les élus

Vous pouvez également être amené.e à constituer d’autres dossiers selon les demandes du DGS et des DGA

Conditions particulières d’exercice :
- Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
- Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Transport : Remboursement à 75% du titre de transport ou indemnité kilométrique Vélo
- Politique active de formation des agents
- Avantages sociaux : Adhésion au CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.

Profil recherché :
- Titulaire d’un BUT carrière juridique / Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction indispensable
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et du domaine juridique appréciées
- Parfaite maitrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
Savoirs-être :
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Qualités relationnelles, diplomatie, écoute
- Disponibilité et discrétion
- Capacités d’analyse et de synthèse