Relations fonctionnelles :
- Au sein de la collectivité avec : les services de GPSO
- En externe, avec : Assureurs, les habitants du territoire

Encadrement d’agent : non


Missions et taches :

Au titre des procédures de marchés publics :
• Gérer des contrats dont le montant est inférieur à 40 000 € HT et des « avenants » : élaboration du contrat ou de la modification en lien avec le service opérationnel, de la décision/délibération correspondante et des courriers associés
• Gérer des agréments de sous-traitants (en collaboration avec le gestionnaire marchés publics), de la saisie dans CIRIL et de la mise à jour le tableau de bord de suivi des sous-traitances (Chaville, ILM et GPSO)
• Gérer le processus d’envoi au contrôle de légalité des marchés et avenants (FAST : GPSO et ILM ; e-parapheur : Chaville) en collaboration avec les chargés d’affaires ; notifiez les marchés simples et avenants ; saisir les marchés simples et avenants dans le logiciel financier CIRIL.
• Gérer en collaboration avec l’assistante ou la gestionnaire la plate-forme E-attestation

Au titre des Assurances :
• Instruire et suivre les dossiers assurances en responsabilité civile, dommages aux biens, dommages ouvrage :
o Enregistrer des déclarations de sinistre et des réclamations en lien avec notre assureur (de la déclaration à la clôture du dossier en utilisant notamment les plateformes web mises à disposition par les assureurs)
o Rédiger les courriers relatifs aux assurances avec enregistrement et suivre le logiciel courrier de la collectivité,
o Echanger avec les services de la collectivité dans le cadre de la constitution du dossier sinistre puis du suivi indemnitaire,
o Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations,
o Engager comptablement les remboursements d’assurance,
o Mettre à jour du tableau de bord des dossiers sinistres.
o Mettre en place des assurances ponctuelles (notamment d’instruments ou d’expositions)

Autres missions administratives :

• Gérer les avis de contravention des véhicules de l’établissement public territorial en lien avec le Service Parc automobile.

• Suivre et classer des dossiers de référé préventif sur le réseau.

• Gérer le courrier sur le logiciel MAARCH

• En l’absence / en renfort de la gestionnaire commande publique et affaires juridiques : saisir des bons de commandes et liquider des factures

• En l’absence / en renfort de la gestionnaire commande publique et affaires juridiques : gérer l’archivage papier et électronique des dossiers de Chaville et des dossiers de la DCPAJ pour GPSO

• Instruire les déclarations d’intention d’aliéner (DIA) reçues dans les secteurs exclus des délégations aux villes et de rédiger les courriers de notifications des décisions de préemption ou de non préemption, de saisines des Domaines (en cas de préemption, de saisine des bénéficiaires d’emplacements réservés au PLU…)