La Ville de Clamart accueille régulièrement ou occasionnellement plus de 400 enfants au sein de ses 8 crèches municipales. L’équipe de professionnels de la Petite Enfance (puéricultrices, psychologues, infirmières, éducateurs de jeunes enfants, auxiliaires de puériculture, médecins…) assure un encadrement sécurisant et efficace dans le cadre du projet éducatif défini par la Ville. Un projet pédagogique propre à chaque structure municipale définit les conditions d’accueil et les missions de l’équipe, l’implication des familles et l’organisation de la vie en collectivité.

Pour renforcer ses équipes, la Direction de la Petite Enfance recrute aujourd’hui un(e) Assistante administrative (F/H).

Sous l’autorité de la responsable des relations familles petite enfance, vos missions seront :

1. Gestion administrative

- Rédaction de courriers
- Communiquer par écrit via les outils internes de la collectivité (la boite mail PE, ELISE et la GRU)
- Enregistrer et valider les demandes de places en crèches sur le logiciel métier, après étude individuelle de chaque situation
- Actualiser et vérifier le suivi des dossiers familles
- Informer les familles de l’état d’avancement de leur dossier
- Etablir des statistiques sur l’activité de la petite enfance
- Suivi de la communication aux familles (notifications familles, actualisation du site internet…)
- Etre relai de la responsable des relations familles petite enfance
- Secrétariat direction, Elue
- Assurer les tâches inhérentes au secrétariat de la Direction et de l’Elue.
- Echanger les informations avec les différents acteurs de la direction petite enfance et de la DGA Population
- Commissions d’attribution de places en crèches

Suivre les places disponibles, l’attribution rapide de places, la mise à jour quotidienne de la liste d’attente…
Participer à la préparation des dossiers familles, des listings…
Assurer la logistique et l’organisation de la commission
Apporter les réponses écrites aux familles
Assurer le suivi des réponses aux familles, suivre les refus et les maintiens de places en crèches
Communiquer avec l’ensemble des directions des EAJE (municipales, DSP, réservations de berceaux)

2. Accueil

Accueil du public (familles, partenaires, usagers, services internes …)
Assurer les rendez-vous physiques et téléphoniques des familles
Informer les parents et les accompagner dans le choix de l’accueil le mieux adapté à leurs besoins
Veiller à l’organisation et à la logistique des temps d’échanges au sein de la direction
Suivre les dossiers en lien avec les partenaires (DSP, crèches privées, partenaires sociaux, etc…)

Diplôme : BTS Assistanat de direction ou licence

Compétences requises :

- Connaissances du secteur de la petite enfance (enjeux et problématiques)

- Connaissances des enjeux liés à l’accueil du public

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PPT, publipostage) et des logiciels métiers AGORA, Elise, ...

Qualités requises :

Ecoute, disponibilité, sens de la diplomatie et du tact, sens de la communication, respect du secret professionnel, rigueur, réactivité, méthode, bonne maitrise rédactionnelle.