Responsable administratif (h/f)
Offre n° O092240101310875
Publiée le 15/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de la République, Colombes (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Voirie et infrastructures >
Propreté de l'espace public
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Recueille et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Propreté.
Frappe du courrier, des rapports, du rapport annuel, des comptes rendus, des marchés, tableaux de bords et
classement des documents.
Assure la coordination des actions de maintenance et de dotation des conteneurs.
Frappe du courrier, des rapports, du rapport annuel, des comptes rendus, des marchés, tableaux de bords et
classement des documents.
Assure la coordination des actions de maintenance et de dotation des conteneurs.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Management/encadrement de l'équipe " gestion administrative " (présences, congés, heures supplémentaires,
absences, évaluations, etc...), concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité de
l'équipe.
- Animation et pilotage des agents chargés de la maintenance des conteneurs, du secrétariat et du standard.
- Mettre en place des indicateurs de suivi, élaborer des rapports, des notes et des bilans d'activité...
- Élaboration du rapport annuel
- Traitement des courriers, mails, notes et application" Colombes et moi" : rédaction des réponses, diffusion,
recherche des éléments de réponses, ainsi que leur reprographie et classement.
- Frappe, classement et gestion des renouvellements des marchés publics
- Suivi de l'exécution budgétaire du service en collaboration avec le responsable de service.
- Assistance et conseils administratif auprès du responsable de service.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
- Contrôler les prestations assurées pour la livraison et la maintenance des bacs.
- Tri, classement et archivage des documents du service.
- Exécution et suivi des procédures administratives.
- Informer les agents des services compétents et les prestataires de tout dysfonctionnement.
- Représenter téléphoniquement l'image de la Ville.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
- Commande des fournitures bureautiques
- Avis sur les permis de construire en collaboration avec le responsable de service.
- Élaborer les pièces techniques et analyse des marchés publics en collaboration avec le responsable de service.
- Assister et assurer le remplacement de l'agent chargé de l'accueil téléphonique. A ce titre, réceptionner les
appels téléphoniques relatifs aux prestations de collecte et de nettoiement du domaine public, enregistrement des
demandes, renseigner les administrés, orienter le public, saisie des rendez-vous encombrants...
- Management/encadrement de l'équipe " gestion administrative " (présences, congés, heures supplémentaires,
absences, évaluations, etc...), concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité de
l'équipe.
- Animation et pilotage des agents chargés de la maintenance des conteneurs, du secrétariat et du standard.
- Mettre en place des indicateurs de suivi, élaborer des rapports, des notes et des bilans d'activité...
- Élaboration du rapport annuel
- Traitement des courriers, mails, notes et application" Colombes et moi" : rédaction des réponses, diffusion,
recherche des éléments de réponses, ainsi que leur reprographie et classement.
- Frappe, classement et gestion des renouvellements des marchés publics
- Suivi de l'exécution budgétaire du service en collaboration avec le responsable de service.
- Assistance et conseils administratif auprès du responsable de service.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
- Contrôler les prestations assurées pour la livraison et la maintenance des bacs.
- Tri, classement et archivage des documents du service.
- Exécution et suivi des procédures administratives.
- Informer les agents des services compétents et les prestataires de tout dysfonctionnement.
- Représenter téléphoniquement l'image de la Ville.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
- Commande des fournitures bureautiques
- Avis sur les permis de construire en collaboration avec le responsable de service.
- Élaborer les pièces techniques et analyse des marchés publics en collaboration avec le responsable de service.
- Assister et assurer le remplacement de l'agent chargé de l'accueil téléphonique. A ce titre, réceptionner les
appels téléphoniques relatifs aux prestations de collecte et de nettoiement du domaine public, enregistrement des
demandes, renseigner les administrés, orienter le public, saisie des rendez-vous encombrants...
Profils recherchés
Profil recherché
Connaissances techniques
- Excellente qualité rédactionnelle. ( Règles de syntaxe, orthographe et grammaire)
- Utilisation des logiciels de bureautique, internet, intranet.
- Discrétion
- Accueil du public, techniques d'écoute
- Techniques et outils de communication
- Techniques de classement, d'archivage et de recherche documentaire
- Notion d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement, organisation, activités, procédures et partenaires du service
- Organigramme de la collectivité, instance de décision, procédures administratives
- Techniques de secrétariat (prise de note, écriture abrégée)
- Méthodes et outils de management
- Principes et techniques d'animation de groupe
- Techniques de résolution, de conflits et de médiation
Autres connaissances (savoirs faire, savoir être)
- Comprendre les demandes
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Appréhender le caractère d'urgence de l'information et diffuser.
- Recevoir, filtrer et réorienter les différents courriers.
- Respecter les délais.
- Organisation et anticipation
- Rendre le langage technique accessible et compréhensible à la population
- Amabilité, s'exprimer clairement, reformulation
- Esprit d'équipe, sens de l'organisation, réactivité et adaptation, esprit d'initiative, autonomie, rigoureux,
méthodique et pédagogue.
- Esprit de synthèse et très bonne qualité rédactionnelle
Connaissances techniques
- Excellente qualité rédactionnelle. ( Règles de syntaxe, orthographe et grammaire)
- Utilisation des logiciels de bureautique, internet, intranet.
- Discrétion
- Accueil du public, techniques d'écoute
- Techniques et outils de communication
- Techniques de classement, d'archivage et de recherche documentaire
- Notion d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement, organisation, activités, procédures et partenaires du service
- Organigramme de la collectivité, instance de décision, procédures administratives
- Techniques de secrétariat (prise de note, écriture abrégée)
- Méthodes et outils de management
- Principes et techniques d'animation de groupe
- Techniques de résolution, de conflits et de médiation
Autres connaissances (savoirs faire, savoir être)
- Comprendre les demandes
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Appréhender le caractère d'urgence de l'information et diffuser.
- Recevoir, filtrer et réorienter les différents courriers.
- Respecter les délais.
- Organisation et anticipation
- Rendre le langage technique accessible et compréhensible à la population
- Amabilité, s'exprimer clairement, reformulation
- Esprit d'équipe, sens de l'organisation, réactivité et adaptation, esprit d'initiative, autonomie, rigoureux,
méthodique et pédagogue.
- Esprit de synthèse et très bonne qualité rédactionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0147608000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place de la République
92701 COLOMBES CEDEX
Courriel : recrutement@mairie-colombes.fr
Merci d'indiquer dans l'objet l'intitulé du poste.
Monsieur le Maire
Mairie, place de la République
92701 COLOMBES CEDEX
Courriel : recrutement@mairie-colombes.fr
Merci d'indiquer dans l'objet l'intitulé du poste.
Adresse de l'employeur
Colombes
>Mairie, place de la République
92701 COLOMBES CEDEX
>Mairie, place de la République
92701 COLOMBES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.