Chargé d’accueil et de gestion administrative
Offre n° O091250318001498
Publiée le 18/03/2025
Synthèse de l'offre
Créée en 2003, la C.C.E.J.R. compte 27000 habitants répartis sur 16 communes avec pour compétences : culture, développement économique et emploi, enfance-jeunesse, instruction du droit des sols, maintien d'aide à domicile, police, restauration scolaire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Rue des Hetres Pourpres, Étréchy (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
TBI + RI
Descriptif de l'emploi
Placé sous la DGA, le chargé d’accueil et de gestion administrative aura pour missions :
- Accueillir, orienter et renseigner l’usager, les élus et les correspondants téléphoniques et représenter l’image des collectivités auprès des usagers.
- Assurer la gestion administrative et technique du service des moyens généraux
Conditions de travail :
- Temps de travail : 1607h/annuel - 37 heures hebdomadaires sur 4,5 ou 5 jours
- Horaires : Lundi 14h-18h, mardi 8h30-12h et 13h-18h, mercredi 8h30-12h et 13h-17h30, jeudi 8h30-12h et 13h-18h, vendredi 8h30-12h et 13h-17h30
- Lieu de travail : Siège de la Communauté de communes
- Moyens matériels à disposition : Ordinateur portable
Contraintes organisationnelles et relationnelles :
- Contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale
- Rythme de travail variable : travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d’autres
- Agressivité verbale et/ou physique des usagers
Ambiances de travail et contraintes physiques :
- Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée et/ou inadaptée
- Chute de plain-pied, de hauteur et chute d’objet
- Exposition à des agents biologiques ou infectieux : contamination par le public (grippe, gastro-entérite…)
- Contraintes visuelles : travail sur écran
- Manutentions manuelles et port de charges : fournitures, papier, tables, chaises...
Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée et à une prévoyance à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel
- Accueillir, orienter et renseigner l’usager, les élus et les correspondants téléphoniques et représenter l’image des collectivités auprès des usagers.
- Assurer la gestion administrative et technique du service des moyens généraux
Conditions de travail :
- Temps de travail : 1607h/annuel - 37 heures hebdomadaires sur 4,5 ou 5 jours
- Horaires : Lundi 14h-18h, mardi 8h30-12h et 13h-18h, mercredi 8h30-12h et 13h-17h30, jeudi 8h30-12h et 13h-18h, vendredi 8h30-12h et 13h-17h30
- Lieu de travail : Siège de la Communauté de communes
- Moyens matériels à disposition : Ordinateur portable
Contraintes organisationnelles et relationnelles :
- Contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale
- Rythme de travail variable : travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d’autres
- Agressivité verbale et/ou physique des usagers
Ambiances de travail et contraintes physiques :
- Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée et/ou inadaptée
- Chute de plain-pied, de hauteur et chute d’objet
- Exposition à des agents biologiques ou infectieux : contamination par le public (grippe, gastro-entérite…)
- Contraintes visuelles : travail sur écran
- Manutentions manuelles et port de charges : fournitures, papier, tables, chaises...
Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée et à une prévoyance à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Renseigner et orienter le public en fonction des demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et prendre les messages le cas échéant
- Assurer la gestion du courrier, l’affranchissement et le courrier hors format et de la boîte mail générique
- Gérer l’arrivée et le départ du courrier de la collectivité
- Être le premier interlocuteur pour les demandes afférents aux inscriptions et aux facturations des services publics,
- Assurer l’exécution budgétaire : saisie des bons de commande, validation de commande spécifique, édition de balance et de tout support utile à la gestion budgétaire et comptable
- Mettre en place et assurer la mise à jour des tableaux nécessaires au suivi des activités opérées par le service
- Aider à la rédaction des documents administratifs
- Gestion du logiciel de cession des biens,
- Gestion et affichage d’information
- Gérer les fournitures, le matériel et les équipements nécessaires au fonctionnement des services de la collectivité (mise en place des salles de réunion, gestion des plannings de réservations des salles)
- Gérer les réservations du parc auto, le suivi de l’entretien des véhicules et contrôles obligatoires et gestion des assurances de la flotte automobile
- Suivre la consommation d’essences
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence
- Renseigner et orienter le public en fonction des demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et prendre les messages le cas échéant
- Assurer la gestion du courrier, l’affranchissement et le courrier hors format et de la boîte mail générique
- Gérer l’arrivée et le départ du courrier de la collectivité
- Être le premier interlocuteur pour les demandes afférents aux inscriptions et aux facturations des services publics,
- Assurer l’exécution budgétaire : saisie des bons de commande, validation de commande spécifique, édition de balance et de tout support utile à la gestion budgétaire et comptable
- Mettre en place et assurer la mise à jour des tableaux nécessaires au suivi des activités opérées par le service
- Aider à la rédaction des documents administratifs
- Gestion du logiciel de cession des biens,
- Gestion et affichage d’information
- Gérer les fournitures, le matériel et les équipements nécessaires au fonctionnement des services de la collectivité (mise en place des salles de réunion, gestion des plannings de réservations des salles)
- Gérer les réservations du parc auto, le suivi de l’entretien des véhicules et contrôles obligatoires et gestion des assurances de la flotte automobile
- Suivre la consommation d’essences
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence
Profils recherchés
Les « savoirs » :
• Connaissance en matière d’environnement territorial
Les « savoir-faire » :
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitrise des outils de télécommunication
• Maitrise de la tenue des tableaux de suivi
• Compétences en gestion budgétaire
• Capacité à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Les « savoir-être » :
• Capacité à donner une image positive de la collectivité
• Sens de l’accueil et de la diplomatie
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l'écoute et de la communication
• Capacité à réagir avec efficience aux situations d’urgence
• Capacité à gérer les conflits
• Capacité à faire preuve de neutralité
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Connaissance en matière d’environnement territorial
Les « savoir-faire » :
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitrise des outils de télécommunication
• Maitrise de la tenue des tableaux de suivi
• Compétences en gestion budgétaire
• Capacité à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Les « savoir-être » :
• Capacité à donner une image positive de la collectivité
• Sens de l’accueil et de la diplomatie
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l'écoute et de la communication
• Capacité à réagir avec efficience aux situations d’urgence
• Capacité à gérer les conflits
• Capacité à faire preuve de neutralité
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Contact et modalités de candidature
Contact
0183637090
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de :
Monsieur le Président de la Communauté de Communes
à : recrutement@ccejr.org
Monsieur le Président de la Communauté de Communes
à : recrutement@ccejr.org
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.