CHARGE D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H
Offre n° O091250201393021
Publiée le 07/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
H?tel de Ville - Place des droits de l'Homme et du Citoyen, Évry-Courcouronnes (Essonne)
Poste à pourvoir le
07/04/2025
Date limite de candidature
10/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition des missions : Sous l'autorité hiérarchique du responsable du guichet famille, le chargé d'accueil et de gestion administrative est polyvalent. A ce titre, il assure des missions d'accueil, de renseignement, de prise de rendez-vous et d'orientation. Il assure également l'accueil téléphonique des familles et traite leurs demandes. Il a en charge le recueil et le traitement ou suivi des demandes d'inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance. Il procède, en tant que mandataire, à l'encaissement des prestations familles en lien avec le régisseur de la collectivité. Il assure le traitement des réclamations, la mise à jour des coordonnées des familles et le suivi des comptes familles sur le logiciel métier. Il travaille en relation étroite avec les Directions métiers de la DGA Politiques Educatives et en collaboration avec le Guichet unique. Il est missionné en qualité de « référent » sur l'une des thématiques prise en charge par le Guichet famille.
- Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité
- Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face
- Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers
- Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée
- Calculer le quotient familial des familles
- Informer sur les tarifs applicables en vigueur
- Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande
- Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité
- Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face
- Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers
- Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée
- Calculer le quotient familial des familles
- Informer sur les tarifs applicables en vigueur
- Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du guichet famille, le chargé d'accueil et de gestion administrative est polyvalent. A ce titre, il assure des missions d'accueil, de renseignement, de prise de rendez-vous et d'orientation. Il assure également l'accueil téléphonique des familles et traite leurs demandes. Il a en charge le recueil et le traitement ou suivi des demandes d'inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance. Il procède, en tant que mandataire, à l'encaissement des prestations familles en lien avec le régisseur de la collectivité. Il assure le traitement des réclamations, la mise à jour des coordonnées des familles et le suivi des comptes familles sur le logiciel métier. Il travaille en relation étroite avec les Directions métiers de la DGA Politiques Educatives et en collaboration avec le Guichet unique. Il est missionné en qualité de « référent » sur l'une des thématiques prise en charge par le Guichet famille.
- Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité
- Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face
- Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers
- Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée
- Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande
- Procéder aux inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires incluses dans le périmètre du guichet famille et en assurer le suivi en lien étroit avec les directions métiers concernées notamment lorsque celles-ci sont validées par une commission
- Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel sur toutes les prestations familles délivrées par la collectivité
- Répondre aux demandes des usagers par téléphone, par courriel, par courrier et en face à face
- Enregistrer les demandes de rendez-vous des usagers
- Identifier les situations nécessitant une prise en charge personnalisée dans le cadre d'un RDV avec la direction métier concernée
- Recueillir les demandes d'inscription dans les établissements d'accueil petite enfance, et informer les usagers le cas échéant de l'état d'avancement de leur demande
- Procéder aux inscriptions scolaires, périscolaires, extrascolaires incluses dans le périmètre du guichet famille et en assurer le suivi en lien étroit avec les directions métiers concernées notamment lorsque celles-ci sont validées par une commission
Profils recherchés
- Posséder un diplôme dans le domaine administratif de niveau 3 à minima (CAP) et/ou une expérience significative
- Disposer de connaissances de l'organisation de la collectivité, des services municipaux et des prestations destinées aux familles
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Avoir des aptitudes à la gestion des conflits
- Savoir repérer des dysfonctionnements et/ou incohérences et proposer des pistes d'amélioration
- Savoir faire preuve d'autonomie et de discrétion
- Savoir travailler en équipe
- Disposer de qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre force de proposition
Condition d'exercice et contraintes particulières :
Travail les jeudis jusqu'à 19h en roulement
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Télétravail possible en fonction de l'organisation du service
- Disposer de connaissances de l'organisation de la collectivité, des services municipaux et des prestations destinées aux familles
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Avoir des aptitudes à la gestion des conflits
- Savoir repérer des dysfonctionnements et/ou incohérences et proposer des pistes d'amélioration
- Savoir faire preuve d'autonomie et de discrétion
- Savoir travailler en équipe
- Disposer de qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre force de proposition
Condition d'exercice et contraintes particulières :
Travail les jeudis jusqu'à 19h en roulement
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Télétravail possible en fonction de l'organisation du service
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.