Assistant de gestion administrative H/F
Offre n° O091241107000702
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER
ligne B du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place du Général Leclerc, Orsay (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation à la protection sociale complémentaire + participation employeur à la mutuelle + accès au programme de Qualité de Vie au Travail + participation au titre de transport 75%
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction générale des services techniques, et sous la responsabilité du Directeur adjoint, votre rôle sera de faciliter et d’optimiser la gestion administrative des activités du service. En étroite collaboration avec le Directeur adjoint et la responsable du pôle patrimoine immobilier, vous serez la personne de confiance qui gère, organise, coordonne et assure le suivi de l’ensemble de leurs activités.
Missions / conditions d'exercice
- Assistance au Directeur adjoint et à la Responsable du pôle patrimoine immobilier
- Accueil téléphonique du Centre Technique Municipal : réception des appels des services communaux, des partenaires, des entreprises, des usagers, des prestataires et des fournisseurs ;
- Accueil physique du Centre Technique Municipal : organisation des rendez-vous et réunions (créneaux, salle, matériel…), préparations des salles, accueil des personnes, réception des livraisons ;
- Organisation, montage et gestion administrative des dossiers et des agendas du Directeur adjoint et la Responsable du pôle patrimoine immobilier ;
- Organisation des réunions internes et externes, rédaction des comptes rendus des réunions internes (directions, inter DGA, autres), aide à la préparation des supports de réunion ;
- Référent·e courriers internes et GRC 360.
- Assistance administrative
- Gestion administrative des congés, des arrêts maladie et des procédures d’accident de travail ;
- Suivi annuel des formations et habilitations par agent, établissement du planning, transmission des convocations ;
- Suivi des besoins et des livraisons pour les EPI des agents du CTM ;
- Gestion administrative de la défense incendie et des Commissions Communales de Sécurité du patrimoine communal : préparation des dossiers techniques, gestion administrative, suivi opérationnel des contrôles ;
- Suivi administratif des signalements et incidents sur les poteaux et bornes incendie (lien avec le CPI pour vérification, alerte du prestataire, signalement au SDIS de l'indisponibilité et après réparation de la disponibilité, transmission des devis pour analyse / engagement, suivi administratif des réparations) ;
- Gestion administrative de la flotte des véhicules et de l'astreinte technique : lien avec l’assistante administrative du CPI pour l’entretien courant, suivi des cartes de carburant, établissement du plan-ning des agents d’astreinte technique et suivi des feuilles en lien avec la DRH ;
- Administrateur du logiciel travaux : création des profils, mise à jour des profils et de la base de données, extraction de tableau de suivi des demandes, création de fiches travaux ;
- Envoi et réception des devis des prestataires, puis transmission au pôle pour engagement après accord du responsable ;
- Gestion et classement des dossiers administratifs et techniques.
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
Poste à pourvoir dès que possible à temps complet, 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT) ;
Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs, catégorie C ou B) ;
Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75 % + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants.
- Accueil téléphonique du Centre Technique Municipal : réception des appels des services communaux, des partenaires, des entreprises, des usagers, des prestataires et des fournisseurs ;
- Accueil physique du Centre Technique Municipal : organisation des rendez-vous et réunions (créneaux, salle, matériel…), préparations des salles, accueil des personnes, réception des livraisons ;
- Organisation, montage et gestion administrative des dossiers et des agendas du Directeur adjoint et la Responsable du pôle patrimoine immobilier ;
- Organisation des réunions internes et externes, rédaction des comptes rendus des réunions internes (directions, inter DGA, autres), aide à la préparation des supports de réunion ;
- Référent·e courriers internes et GRC 360.
- Assistance administrative
- Gestion administrative des congés, des arrêts maladie et des procédures d’accident de travail ;
- Suivi annuel des formations et habilitations par agent, établissement du planning, transmission des convocations ;
- Suivi des besoins et des livraisons pour les EPI des agents du CTM ;
- Gestion administrative de la défense incendie et des Commissions Communales de Sécurité du patrimoine communal : préparation des dossiers techniques, gestion administrative, suivi opérationnel des contrôles ;
- Suivi administratif des signalements et incidents sur les poteaux et bornes incendie (lien avec le CPI pour vérification, alerte du prestataire, signalement au SDIS de l'indisponibilité et après réparation de la disponibilité, transmission des devis pour analyse / engagement, suivi administratif des réparations) ;
- Gestion administrative de la flotte des véhicules et de l'astreinte technique : lien avec l’assistante administrative du CPI pour l’entretien courant, suivi des cartes de carburant, établissement du plan-ning des agents d’astreinte technique et suivi des feuilles en lien avec la DRH ;
- Administrateur du logiciel travaux : création des profils, mise à jour des profils et de la base de données, extraction de tableau de suivi des demandes, création de fiches travaux ;
- Envoi et réception des devis des prestataires, puis transmission au pôle pour engagement après accord du responsable ;
- Gestion et classement des dossiers administratifs et techniques.
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
Poste à pourvoir dès que possible à temps complet, 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT) ;
Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs, catégorie C ou B) ;
Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75 % + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants.
Profils recherchés
Vous avez une connaissance de l’environnement territorial :
Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
Vous êtes à l’aise au téléphone et savez gérer les échanges avec différents interlocuteurs
Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
Vous avez des capacités rédactionnelles et de synthèse ;
Vous êtes réactif et autonome ;
Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;
Vous êtes force de proposition, vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;
Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.
Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
Vous êtes à l’aise au téléphone et savez gérer les échanges avec différents interlocuteurs
Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
Vous avez des capacités rédactionnelles et de synthèse ;
Vous êtes réactif et autonome ;
Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;
Vous êtes force de proposition, vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;
Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0160928000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.