Collaboratrice administrative des services techniques Coordinatrice des événements communaux et référent communication H/F
Offre n° O091241031001108
Publiée le 31/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 3 000 habitants
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 boulevard Maurice Ouin, Boutigny-sur-Essonne (Essonne)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
30/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Traitement indiciaire +IFSE et CIA prenant en compte l'autonomie dans le poste.
Descriptif de l'emploi
Sous la direction du Directeur du service technique, l'agent:
- Recueille, traite et coordonne les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service technique communal
- Prépare, gère, coordonne des événements organisés par la commune ainsi que la communication
- Seconde le responsable des services techniques
- Recueille, traite et coordonne les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service technique communal
- Prépare, gère, coordonne des événements organisés par la commune ainsi que la communication
- Seconde le responsable des services techniques
Missions / conditions d'exercice
Collaboration administrative des services techniques
• Présenter les dossiers en gestion propre
• Elaborer des notes, documents de synthèse
• Gérer le tableau de bord de suivi budgétaire (bons de livraison, commandes et factures)
• Assister le responsable de service dans son suivi administratif
• Assurer l’instruction et le suivi des procédures
• Trier, classer et archiver les documents
• Faire le tour de ville avec le service urbanisme (demandes élagages, vérification travaux, publicité, …)
• Elaborer les tableaux de suivi des activités du service (ex : planning hebdomadaire, suivi congés, HS)
• Gérer l’organigramme des clefs/badges de la commune
• Gérer le parc automobile et le suivi consommation carburant
• Suppléer la boîte courriel générique
• Assurer le suivi administratif du marché local
• Rédiger des arrêtés de voirie et réponse apportées au DICT
Préparation, gestion et coordination des événements communaux culturels, festifs et cérémoniaux
• Préparer en coordination avec les élus et la Directrice générale des services
• Réaliser et maîtriser les outils de communication
• Organiser la logistique des évènements en lien avec l’élu ou le service organisateur et le responsable technique
• Suivre toutes les actions en lien avec l’élu en charge de l’événement et le responsable technique
• Être l’interface avec tous les services municipaux et partenaires impactés
• Répondre aux usagers, procéder aux inscriptions
• Réaliser les fiches organisation, action, bilan des événements,
• Préparer, anticiper, organiser la réalisation des événements récurrents (feux d’artifice, commémorations, …)
Référent communication
• Créer les affiches des évènements communaux pour diffusion (affichage commune, information auprès des partenaires (Office du tourisme, PNRGF, Le Républicain, …)
• Faire le lien avec les élus en charge de la diffusion sur le site de la commune et réseaux sociaux
• Gestion Panneau Pocket
• Présenter les dossiers en gestion propre
• Elaborer des notes, documents de synthèse
• Gérer le tableau de bord de suivi budgétaire (bons de livraison, commandes et factures)
• Assister le responsable de service dans son suivi administratif
• Assurer l’instruction et le suivi des procédures
• Trier, classer et archiver les documents
• Faire le tour de ville avec le service urbanisme (demandes élagages, vérification travaux, publicité, …)
• Elaborer les tableaux de suivi des activités du service (ex : planning hebdomadaire, suivi congés, HS)
• Gérer l’organigramme des clefs/badges de la commune
• Gérer le parc automobile et le suivi consommation carburant
• Suppléer la boîte courriel générique
• Assurer le suivi administratif du marché local
• Rédiger des arrêtés de voirie et réponse apportées au DICT
Préparation, gestion et coordination des événements communaux culturels, festifs et cérémoniaux
• Préparer en coordination avec les élus et la Directrice générale des services
• Réaliser et maîtriser les outils de communication
• Organiser la logistique des évènements en lien avec l’élu ou le service organisateur et le responsable technique
• Suivre toutes les actions en lien avec l’élu en charge de l’événement et le responsable technique
• Être l’interface avec tous les services municipaux et partenaires impactés
• Répondre aux usagers, procéder aux inscriptions
• Réaliser les fiches organisation, action, bilan des événements,
• Préparer, anticiper, organiser la réalisation des événements récurrents (feux d’artifice, commémorations, …)
Référent communication
• Créer les affiches des évènements communaux pour diffusion (affichage commune, information auprès des partenaires (Office du tourisme, PNRGF, Le Républicain, …)
• Faire le lien avec les élus en charge de la diffusion sur le site de la commune et réseaux sociaux
• Gestion Panneau Pocket
Profils recherchés
Savoirs
• Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales
• Instances, circuits et processus de décisions des collectivités territoriales
Savoir-faire
• Techniques de communication orale et écrite
• Méthodologie et outils de conduite de projet
• Techniques d’organisation des activités
• Outils de planification
• Techniques de secrétariat
• Outils informatiques
Savoir-être
• Travailler en transversalité, en partenariat et en équipe
• Savoir gérer les situations d’urgence
• S’adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs
• Être force de propositions
• Faire preuve d’initiative – être autonome
Conditions d’exercice : Travail en bureau sur poste informatique, horaires réguliers selon planning et obligations du service public liées aux événements communaux, déplacements ponctuels possibles, permis de conduire indispensable
• Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales
• Instances, circuits et processus de décisions des collectivités territoriales
Savoir-faire
• Techniques de communication orale et écrite
• Méthodologie et outils de conduite de projet
• Techniques d’organisation des activités
• Outils de planification
• Techniques de secrétariat
• Outils informatiques
Savoir-être
• Travailler en transversalité, en partenariat et en équipe
• Savoir gérer les situations d’urgence
• S’adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs
• Être force de propositions
• Faire preuve d’initiative – être autonome
Conditions d’exercice : Travail en bureau sur poste informatique, horaires réguliers selon planning et obligations du service public liées aux événements communaux, déplacements ponctuels possibles, permis de conduire indispensable
Contact et modalités de candidature
Contact
0164579010
Informations complémentaires
38h/semaine sur 4.5 jours avec alternance mercredi matin et samedi matin.
18 RTT
CNAS
Politique de formation et d'accompagnement de la Collectivité.
Participation prévoyance et santé sur le contrat groupe du CIG.
Fête de fin d'année du personnel, moments de partage avec le personnel
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
11 boulevard Maurice Ouin
91820 BOUTIGNY SUR ESSONNE
18 RTT
CNAS
Politique de formation et d'accompagnement de la Collectivité.
Participation prévoyance et santé sur le contrat groupe du CIG.
Fête de fin d'année du personnel, moments de partage avec le personnel
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
11 boulevard Maurice Ouin
91820 BOUTIGNY SUR ESSONNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.