Assistant administratif (h/f)
Offre n° O091240809001243
Publiée le 12/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Membre de la communauté d'agglomération Val d'Yerres Val de Seine, la ville de Crosne, située au nord du département à la limite de Villeneuve- Saint- Georges, conduit une politique de modernisation et développement de ses équipements sur l'ensemble du territoire.
9342 habitants
9342 habitants
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CROSNE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
11/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique de la direction du pôle Secrétariat, Cabinet et Communication, vous assurez
Accueil téléphonique et physique
Organisation et coordination des activités quotidiennes
Gestion administrative
Organisation et planification des réunions
Organisation du conseil municipal en lien avec la Direction
Accueil téléphonique et physique
Organisation et coordination des activités quotidiennes
Gestion administrative
Organisation et planification des réunions
Organisation du conseil municipal en lien avec la Direction
Missions / conditions d'exercice
• Être en relation avec l'ensemble des services municipaux
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et les courriers électroniques
• Organiser l'agenda et prendre ses rendez-vous en fonction des priorités et de ses disponibilités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Assurer le bon suivi des parapheurs et du courrier pour visa er signature
Elaborer des courriers administratifs, des tableaux de bord
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, etc.
• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents divers
• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficace du service
• Gérer l'information, organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures, etc.)
Rédiger les ordres du jour, diffuser les convocations en concertation avec la Direction du pôle
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Réceptionner les notes de synthèse des délibérations émis par les services
• Réaliser, transmettre les convocations et les dossiers complets (commissions municipales, séances du conseil) dans les délais impartis
• Centraliser et établir le relevé des décisions pour chaque conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations, établir les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils municipaux, télétransmission au contrôle de légalité
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et les courriers électroniques
• Organiser l'agenda et prendre ses rendez-vous en fonction des priorités et de ses disponibilités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Assurer le bon suivi des parapheurs et du courrier pour visa er signature
Elaborer des courriers administratifs, des tableaux de bord
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, etc.
• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents divers
• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficace du service
• Gérer l'information, organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures, etc.)
Rédiger les ordres du jour, diffuser les convocations en concertation avec la Direction du pôle
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Réceptionner les notes de synthèse des délibérations émis par les services
• Réaliser, transmettre les convocations et les dossiers complets (commissions municipales, séances du conseil) dans les délais impartis
• Centraliser et établir le relevé des décisions pour chaque conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations, établir les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils municipaux, télétransmission au contrôle de légalité
Profils recherchés
• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint
• Veiller au respect des calendriers et des échéances
• Comprendre, analyser et gérer l'information
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Capacité rédactionnel et esprit de synthèse
• Savoir organiser une bonne circulation de l'information auprès des divers interlocuteurs
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d'archivage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir rendre compte très régulièrement de l'état d'avancement des dossiers
• Travailler en équipe
• Sens du relationnel
• Participer de manière constructive à l'amélioration des tâches et des procédures
• Respecter le devoir de réserve
• Sens de l'initiative et de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Veiller au respect des calendriers et des échéances
• Comprendre, analyser et gérer l'information
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Capacité rédactionnel et esprit de synthèse
• Savoir organiser une bonne circulation de l'information auprès des divers interlocuteurs
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d'archivage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir rendre compte très régulièrement de l'état d'avancement des dossiers
• Travailler en équipe
• Sens du relationnel
• Participer de manière constructive à l'amélioration des tâches et des procédures
• Respecter le devoir de réserve
• Sens de l'initiative et de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
Contact
Contact
0169496400
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
35 avenue Jean Jaurès
91560 CROSNE
ou par courriel à drh@crosne.fr
Monsieur le Maire
35 avenue Jean Jaurès
91560 CROSNE
ou par courriel à drh@crosne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.