Sous l'autorité de la Directrice Générales des Services, le Responsable des Affaires Générales (F/H) assiste et conseille la direction générale de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élues et élus ; apporte aux élues et élus des arguments stratégiques d'aide à la décision.

A ce titre, le Responsable des Affaires Générales (F/H) se doit d'assurer les missions suivantes :

* Gestion budgétaire et comptable :
> Préparer et suivre l'exécution du budget ;
> Établir des rapports en matière budgétaire et comptable ;
> Effectuer des analyses financières et établir des synthèses et rapports ;
> Affecter des crédits par secteurs ou départements ;
> Établir et mettre à jour des tableaux d'amortissement ;
> Gérer les engagements et liquidations de dépenses ;
> Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet ;
> Élaborer et analyser un plan de financement.

* Gestion administrative :
> Veiller au respect de la réglementation ;
> Assurer une veille juridique et réglementaire ;
> Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité) ;
> Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.) ;
> Coordonner l'élaboration du rapport d'activité ;
> Rédiger les documents administratifs.

* Sécurisation juridique :
> Sensibiliser les élues et élus, et les services sur les risques encourus par la collectivité ;
> Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes.

* Gestion patrimoniale et logistique :
> Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers ;
> Superviser l'entretien et la maintenance des biens ;
> Planifier et suivre la gestion des travaux d'entretien ;
> Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements ;
> Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques) pour garantir un fonctionnement optimal ;
> Réaliser un inventaire ;
> Mettre en place des stratégies d'écoresponsabilité ;
> Planifier la gestion des locaux ou matériels.

* Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
> Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle ;
> Répartir et planifier les activités en fonction des échéances Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes.

* Évaluation de la qualité des services :
> Réaliser un diagnostic ;
> Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus ;
> Vérifier la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les marchés (CCTP, DCE, etc.) ;
> Établir des rapports et bilans d'activités ;
> Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.) ;
> Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité ;
> Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations ;
> Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation.

=>Temps complet à raison de 36h00 hebdomadaires sur 4,5 jours du lundi matin au vendredi midi (avec possibilité de remplacement le samedi matin à raison de 1 samedi par mois maximum) ;
(Horaires : 8h30/12h00 - 13h30/18h00 du lundi au jeudi - 8h30/12h30 le vendredi)
=> Rémunération statutaire (dont indemnité de résidence à 3%) + Régime indemnitaire : IFSE, CIA le cas échéant + Prime annuelle ;
=> Adhésion au Comité National d'Action Sociale (CNAS) + Chèques cadeaux en fin d'année ;
=> Offre de restauration attractive et qualitative (Menus préparés sur place quotidiennement, à partir de produits frais et de saison) ;
=> Participation à une complémentaire santé labellisée de 18 € maximum par agent et par ayants droit.

Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux, ou à défaut, aux agents contractuels détenteurs :
- D'une expérience probante sur un poste identique en collectivité territoriale (Exigée) ;
- Maitrise des logiciels Excel et Word (Exigée) ;
- Maitrise du progiciel e.sedith RH de Berger-Levrault (Fortement souhaitée) ;
- Titulaire du permis de conduire B + véhicule personnel.

=> Les principales compétences attendues pour ce poste : connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et principalement des communes rurales, esprit d'équipe, gestion du temps et des priorités, rigueur, sens de l'organisation et une forte appétence pour l'organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins, l'organisation du recensement de la population et la gestion des actes d'état civil.