Agent d'accueil et secrétariat
Offre n° O089250221000557
Publiée le 21/02/2025
Synthèse de l'offre
Issue d'une fusion de 3 intercommunalités et de 2 syndicats mixtes, la Communauté de communes de Puisaye-Forterre créée au 1er janvier 2017, forte de plus de 100 agents, réunit 57 communes et 35 968 habitants. Elle est située dans le département de l'Yonne, en région Bourgogne Franche Comté.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue Colette, Toucy (Yonne)
Poste à pourvoir le
07/04/2025
Date limite de candidature
23/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé sous l’autorité de la secrétaire de direction et des assemblées, l’agent administratif d’accueil et de secrétariat accueille, oriente, renseigne le public et représente l’image de la collectivité auprès des usagers.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public :
• Applique les règles de communication et de protocole
• Met en relation des correspondants
• Gère voire régule l’entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
• Fait respecter et fait appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du public :
• Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
• Présente des documents d’information et de communication
• Oriente vers les personnes et services compétents
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aide à rédiger des documents administratifs
Secrétariat :
• Enregistre et envoie le courrier y compris le courrier électronique puis transmission aux intéressés
• Secrétariat courant (courriers, copie de dossiers, …)
• Envoi des convocations et compte rendus
• Suivi des fournitures administratives et produits d’entretien (stock et réassort)
• Gère le planning de réservation de la salle de réunions
• Gère le planning de réservation des véhicules de service
• Gérer l’archivage
Autres :
• Gestion de la réservation des salles et véhicules de services
• Traite les demandes de premier niveau sur la Taxe de séjour
• Elabore la revue de presse
• Gestion de la propreté des salles de réunions et des lieux d’accueils et chargée de la courtoisie (accueil, éventuellement propositions de boissons) auprès des intervenants aux réunions
Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Aide ponctuelle dans l’organisation des conseils communautaires (administratif et matériel)
Assistante prévention pour les agents de Toucy.
Assure la formation SST seule ou en binôme auprès des agents de la collectivité.
• Applique les règles de communication et de protocole
• Met en relation des correspondants
• Gère voire régule l’entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
• Fait respecter et fait appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du public :
• Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
• Présente des documents d’information et de communication
• Oriente vers les personnes et services compétents
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aide à rédiger des documents administratifs
Secrétariat :
• Enregistre et envoie le courrier y compris le courrier électronique puis transmission aux intéressés
• Secrétariat courant (courriers, copie de dossiers, …)
• Envoi des convocations et compte rendus
• Suivi des fournitures administratives et produits d’entretien (stock et réassort)
• Gère le planning de réservation de la salle de réunions
• Gère le planning de réservation des véhicules de service
• Gérer l’archivage
Autres :
• Gestion de la réservation des salles et véhicules de services
• Traite les demandes de premier niveau sur la Taxe de séjour
• Elabore la revue de presse
• Gestion de la propreté des salles de réunions et des lieux d’accueils et chargée de la courtoisie (accueil, éventuellement propositions de boissons) auprès des intervenants aux réunions
Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Aide ponctuelle dans l’organisation des conseils communautaires (administratif et matériel)
Assistante prévention pour les agents de Toucy.
Assure la formation SST seule ou en binôme auprès des agents de la collectivité.
Profils recherchés
Technique d’accueil, règle de communication
Fonctionnement d’un standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
Techniques de secrétariat dont prise de notes et publipostage
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d’information
Maitrise de Word, Excel, PowerPoint
Discrétion
Autonomie
Disponibilité
Bonne orthographe et qualité rédactionnelle
Qualité d’accueil.
Travail en bureau basé à Toucy puis à Saint-Fargeau - 89
Temps complet 35/35e
Amplitude horaire lors des Conseils Communautaires
Fonctionnement d’un standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
Techniques de secrétariat dont prise de notes et publipostage
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d’information
Maitrise de Word, Excel, PowerPoint
Discrétion
Autonomie
Disponibilité
Bonne orthographe et qualité rédactionnelle
Qualité d’accueil.
Travail en bureau basé à Toucy puis à Saint-Fargeau - 89
Temps complet 35/35e
Amplitude horaire lors des Conseils Communautaires
Contact et modalités de candidature
Contact
0386444559
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation obligatoires) sont à adresser à l'attention du Président et à envoyer par mail à l'adresse suivante : rhccpf@cc-puisayeforterre.fr ou par courrier à : CC Puisaye-Forterre - service RH - 4 rue Colette - 89130 Toucy. Les candidatures sans lettre de motivation ne pourront être étudiées.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.