Chargé(e) des intervenants et logistique
Offre n° O088250211000106
Publiée le 11/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
26 Rue d'Amerique, Saint-Dié-des-Vosges (Vosges)
Poste à pourvoir le
12/05/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
statutaire
Descriptif de l'emploi
Le Festival International de Géographie, basé à Saint-Dié-des-Vosges, recherche son futur chargé ou sa future chargée de l’accueil des intervenants et logistique. Cette année, pour la 36e édition, la manifestation aura lieu du 3 au 5 octobre 2025.
Soutenue par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financée par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d’une équipe de 4 personnes, le.la chargé-e de l’accueil des intervenants a pour missions :
Soutenue par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financée par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d’une équipe de 4 personnes, le.la chargé-e de l’accueil des intervenants a pour missions :
Missions / conditions d'exercice
Logistique de l’accueil des intervenants
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants, environ 250 personnes (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival
- Accueil des intervenants
- Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Administration
- Maîtrise des budgets par section (transport, hébergement
- Suivi des factures et actualisation des dépenses du budget logistique jusqu’au bilan.
Missions optionnelles
-Participation à différentes tâches et missions en soutien à l’équipe organisatrice du Festival (mise à jour de listings, création de badges...)
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants, environ 250 personnes (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival
- Accueil des intervenants
- Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Administration
- Maîtrise des budgets par section (transport, hébergement
- Suivi des factures et actualisation des dépenses du budget logistique jusqu’au bilan.
Missions optionnelles
-Participation à différentes tâches et missions en soutien à l’équipe organisatrice du Festival (mise à jour de listings, création de badges...)
Profils recherchés
Profil recherché
- Bac +2 minimum
- Expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
- Sens de l’accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau,
- Sens de l’organisation, rigueur, pragmatisme, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
- Permis B
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de l’outil informatique
- Etre en mesure de respecter la temporalité de l’évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
- Expérience significative en organisation dans une structure culturelle ou touristique.
Particularités du poste :
Durée du CDD : 12 mai 2025 au 12 novembre 2025 (6 mois)
Ce CDD pourra déboucher sur un contrat de plus longue durée avec des missions complémentaires (développement d’actions dans une logique territoriale en dialogue avec les acteurs locaux (associations, commerçants…).
● Prévoyance groupe avec participation de l’employeur.
● Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
● Affiliation au Comité National d’Action Social (CNAS)
- Bac +2 minimum
- Expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
- Sens de l’accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau,
- Sens de l’organisation, rigueur, pragmatisme, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
- Permis B
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de l’outil informatique
- Etre en mesure de respecter la temporalité de l’évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
- Expérience significative en organisation dans une structure culturelle ou touristique.
Particularités du poste :
Durée du CDD : 12 mai 2025 au 12 novembre 2025 (6 mois)
Ce CDD pourra déboucher sur un contrat de plus longue durée avec des missions complémentaires (développement d’actions dans une logique territoriale en dialogue avec les acteurs locaux (associations, commerçants…).
● Prévoyance groupe avec participation de l’employeur.
● Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
● Affiliation au Comité National d’Action Social (CNAS)
Contact et modalités de candidature
Contact
0329526666
Informations complémentaires
Pour les fonctionnaires ou titulaires d’un concours, joindre également le dernier arrêté de situation administrative ou l’inscription sur liste d’aptitude.
Contact : Victoria KAPPS – victoria.kapps@ville-saintdie.fr
Pour postuler : envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@ca-saintdie.fr
Contact : Victoria KAPPS – victoria.kapps@ville-saintdie.fr
Pour postuler : envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@ca-saintdie.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.