Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers du service.

Recueillir et traiter les informations administratives et financières du dispositif « Prêts à Bosser »
Seconder le responsable « Prêts à Bosser » pour garantir le bon suivi de l’activité et la réalisation des missions de la cellule.

Veiller à la bonne organisation de la cellule et au respect des procédures.

Activités principales
- Accueil physique et téléphonique des usagers. Le cas échéant les orienter ou leur donner un premier niveau d’information.
- Gestion administrative et veille à la bonne organisation du dispositif « Prêts à Bosser » :
- Rédaction et suivi de courriers, de correspondance et de comptes rendus de réunion.
- Gestion informatique des entrées et des sorties des bénéficiaires dans le dispositif dans le respect des procédures fixées.
- Enregistrement des conventions et contrats d’engagements réciproques
- Gestion des PMSMP – enregistrement – traitement - versement bourses de vie – traitement déclaration URSSAF et mise en paiement
- Elaboration et suivi de tableaux internes
- Elaboration, suivi et gestion des dossiers de subvention, complétude des plateformes dédiées (Athéna – ma démarche FSE) : entrées sorties, bilan…
- Gestion financière de la cellule « Prêts à Bosser » : identification des besoins, mises en paiement, mandatement…
- Suivi du planning des formations collectives et rappel aux participants
- Veille et appui à la rédaction de la note conjoncture, du rapport d’activité du service

Activités spécifiques
- Maintenir une continuité de service dans le domaine administratif en cas d’absence de collègues.

SAVOIR
• Fonctionnement de l’administration et connaissance du cadre réglementaire des collectivités locales
• Comptabilité et finances publiques
• Connaissance de l’environnement économique et social
• Respecter des procédures et des circuits de décision
• Outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Iodas, intranet, internet
• Logiciels IODAS, CARRUS, ASTRE, AIRS DELIB
• Règles de la commande publique
• Accueillir, renseigner et orienter des usagers
• Tenir des tableaux de bord - outils de planification et de suivi
• Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de documents

SAVOIR FAIRE
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Piloter la gestion des dossiers administratifs et comptables
• Comprendre et compléter des outils de suivi, des bilans et des statistiques
• Organisation et gestion du temps
• Renseigner des usagers et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Assurer une veille documentaire

SAVOIR ETRE
Intérêt pour la mission et sens du service public
Bonne communication et sens relationnel
Capacité à travailler en équipe
Adaptabilité
Partage de l’information avec sa hiérarchie
Goût pour le travail en autonomie
Organisation et méthode