responsable adjoint du service accueil-population
Offre n° O087240722001876
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Esplanade Jacques Chirac, Panazol (Haute-Vienne)
Poste à pourvoir le
02/11/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
suivant la grille indiciaire FPT
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTIF DE L’EMPLOI :
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle sur le cadre d’emploi de catégorie C des Adjoints administratifs territoriaux (Adjoint administratif territorial/Adjoint administratif principal 2ème classe/Adjoint administratif principal 1ère classe) ou de catégorie B des Rédacteurs territoriaux (Rédacteur territorial/Rédacteur territorial principal 2ème classe/ Rédacteur territorial principal 1ère classe).
La Commune de PANAZOL (limitrophe à LIMOGES) recrute un(e) Responsable Adjoint du Service Population à temps complet, placé sous l’autorité directe du Responsable du Service Population, dans la perspective d’un départ en retraite.
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle sur le cadre d’emploi de catégorie C des Adjoints administratifs territoriaux (Adjoint administratif territorial/Adjoint administratif principal 2ème classe/Adjoint administratif principal 1ère classe) ou de catégorie B des Rédacteurs territoriaux (Rédacteur territorial/Rédacteur territorial principal 2ème classe/ Rédacteur territorial principal 1ère classe).
La Commune de PANAZOL (limitrophe à LIMOGES) recrute un(e) Responsable Adjoint du Service Population à temps complet, placé sous l’autorité directe du Responsable du Service Population, dans la perspective d’un départ en retraite.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Supervision des missions du pôle état civil
- Établir les actes de naissance, reconnaissance, mariage, reprise de vie commune, décès, transcription de décès, changement de nom (s) et prénom (s) ;
- Réceptionner et instruire les dossiers de mariage, de parrainage civil, de décès et de divorce ;
- Recevoir les auditions (mariages et reconnaissances) ;
- Préparer et transmettre les documents annexes aux actes de l’état civil ;
- Procéder à la mise à jour des actes ;
- Procéder à la mise à jour des livrets de famille et établir des duplicatas ;
- Délivrer les actes de l’état civil et contrôler leur consultation ;
- Conserver et transmettre les registres au Procureur de la République ;
- Apposer les mentions d’acte de notoriété, décès, mariages, divorces, etc… ;
- Procéder à l’enregistrement des pactes civils de solidarité ;
- Assurer la veille juridique sur les domaines de l’état-civil ;
- Planifier les missions de l’état-civil.
Gestion des élections (nationales, locales, professionnelles…) en appui du responsable du service
- Administrer les listes électorales : préparer les scrutins, établir les listes d’émargement, éditer ; les listes et les cartes électorales ;
- Assurer la veille juridique concernant les élections ;
- Organiser le tirage au sort des jurés d’assises.
Gestion des dossiers d’affaires générales
- Établir, transmettre en Préfecture et remettre les attestations d’accueil ;
- Recenser les déclarations des chambres d’hôtes et des meublés sur la commune de Panazol et établir les listings ;
- Diffuser et transmettre les dossiers d’aide aux agriculteurs ;
- Délivrer et recenser les emplacements de taxis ;
- Délivrer et recenser les demandes de débit de boissons et licences d’alcool ;
- Participer aux enquêtes administratives diligentées par la police municipale.
Gestion du recensement de la population : Coordonnateur
- Préparation des locaux et matériel nécessaire à la collecte ;
- Établir et mettre en place une campagne de communication ;
- Délimiter la zone de collecte en districts ;
- Coordonner les activités des agents recenseurs ;
- Contrôler, corriger, saisir et transmettre à l’Insee les documents des agents recenseurs ;
- Traiter les problèmes de refus des usagers ;
- Organiser les rencontres avec le Superviseur Insee ;
- Établir la synthèse du recensement et la transmettre à l’Insee.
Traitement de dossiers spécifiques
- Participer à la délivrance des autorisations des opérations liées aux vacations funéraires ;
- Gérer les quêtes des mariages et des parrainages.
Délégations du Maire pour
- Signer les actes et mentions en marge ;
- Signer les certifications conformes et les légalisations de signatures ;
- Signer les récépissés, les déclarations et les conventions de pacte civil de solidarité.
Missions secondaires :
Coordination des missions du service lié à la gestion administrative des cimetières Turgot et paysager
- Établir les autorisations funéraires ;
- Transmettre les autorisations pour intervention de surveillance par les services techniques aux cimetières ;
- Enregistrer les demandes de concession et émettre les titres de recette provisoire ;
- Suivre les procédures ;
- Assurer la veille juridique ;
- Délivrer les autorisations de travaux ;
- Etablir les décisions relatives aux rétrocessions ;
- Mettre à jour les plans (cartographie papier et informatique).
Participation sous forme de rotation par semaine à l’enregistrement des demandes de passeports biométriques et des cartes nationales d’identité (assermentation ANTS).
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
- Contraintes particulières :
- Travail en bureau ; travail sur écran
- Travail les premiers samedis matin de chaque mois dans le cadre de l’établissement des titres d’identité ;
- 37h30 les jours ouvrés avec 14 jours de RTT
Relations fonctionnelles :
- En interne : agents de la collectivités, direction générale, M. le Maire et son équipe municipale ;
- En externe : administrés, fournisseurs et entreprises intervenant pour le compte de la collectivité, organismes sociaux, divers organismes, administrations, tribunaux judiciaires, autres collectivités, Institutionnels : Trésorerie Principale, Ministère des Affaires Étrangères, etc…
Supervision des missions du pôle état civil
- Établir les actes de naissance, reconnaissance, mariage, reprise de vie commune, décès, transcription de décès, changement de nom (s) et prénom (s) ;
- Réceptionner et instruire les dossiers de mariage, de parrainage civil, de décès et de divorce ;
- Recevoir les auditions (mariages et reconnaissances) ;
- Préparer et transmettre les documents annexes aux actes de l’état civil ;
- Procéder à la mise à jour des actes ;
- Procéder à la mise à jour des livrets de famille et établir des duplicatas ;
- Délivrer les actes de l’état civil et contrôler leur consultation ;
- Conserver et transmettre les registres au Procureur de la République ;
- Apposer les mentions d’acte de notoriété, décès, mariages, divorces, etc… ;
- Procéder à l’enregistrement des pactes civils de solidarité ;
- Assurer la veille juridique sur les domaines de l’état-civil ;
- Planifier les missions de l’état-civil.
Gestion des élections (nationales, locales, professionnelles…) en appui du responsable du service
- Administrer les listes électorales : préparer les scrutins, établir les listes d’émargement, éditer ; les listes et les cartes électorales ;
- Assurer la veille juridique concernant les élections ;
- Organiser le tirage au sort des jurés d’assises.
Gestion des dossiers d’affaires générales
- Établir, transmettre en Préfecture et remettre les attestations d’accueil ;
- Recenser les déclarations des chambres d’hôtes et des meublés sur la commune de Panazol et établir les listings ;
- Diffuser et transmettre les dossiers d’aide aux agriculteurs ;
- Délivrer et recenser les emplacements de taxis ;
- Délivrer et recenser les demandes de débit de boissons et licences d’alcool ;
- Participer aux enquêtes administratives diligentées par la police municipale.
Gestion du recensement de la population : Coordonnateur
- Préparation des locaux et matériel nécessaire à la collecte ;
- Établir et mettre en place une campagne de communication ;
- Délimiter la zone de collecte en districts ;
- Coordonner les activités des agents recenseurs ;
- Contrôler, corriger, saisir et transmettre à l’Insee les documents des agents recenseurs ;
- Traiter les problèmes de refus des usagers ;
- Organiser les rencontres avec le Superviseur Insee ;
- Établir la synthèse du recensement et la transmettre à l’Insee.
Traitement de dossiers spécifiques
- Participer à la délivrance des autorisations des opérations liées aux vacations funéraires ;
- Gérer les quêtes des mariages et des parrainages.
Délégations du Maire pour
- Signer les actes et mentions en marge ;
- Signer les certifications conformes et les légalisations de signatures ;
- Signer les récépissés, les déclarations et les conventions de pacte civil de solidarité.
Missions secondaires :
Coordination des missions du service lié à la gestion administrative des cimetières Turgot et paysager
- Établir les autorisations funéraires ;
- Transmettre les autorisations pour intervention de surveillance par les services techniques aux cimetières ;
- Enregistrer les demandes de concession et émettre les titres de recette provisoire ;
- Suivre les procédures ;
- Assurer la veille juridique ;
- Délivrer les autorisations de travaux ;
- Etablir les décisions relatives aux rétrocessions ;
- Mettre à jour les plans (cartographie papier et informatique).
Participation sous forme de rotation par semaine à l’enregistrement des demandes de passeports biométriques et des cartes nationales d’identité (assermentation ANTS).
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
- Contraintes particulières :
- Travail en bureau ; travail sur écran
- Travail les premiers samedis matin de chaque mois dans le cadre de l’établissement des titres d’identité ;
- 37h30 les jours ouvrés avec 14 jours de RTT
Relations fonctionnelles :
- En interne : agents de la collectivités, direction générale, M. le Maire et son équipe municipale ;
- En externe : administrés, fournisseurs et entreprises intervenant pour le compte de la collectivité, organismes sociaux, divers organismes, administrations, tribunaux judiciaires, autres collectivités, Institutionnels : Trésorerie Principale, Ministère des Affaires Étrangères, etc…
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES :
Savoir :
- Connaître le fonctionnement d’une collectivité ;
- Posséder les règles essentielles en matière de communication et d’accueil du public ;
- Connaître les législations relatives à l’état-civil, à l’établissement des titres d’identité, aux cimetières, au domaine funéraire, le recensement de la population et les élections ;
- Savoir gérer et organiser des tâches ;
- Maîtriser l’outil informatique et les logiciels mis à disposition (Berger-Levrault, logiciel de rendez-vous des titres d’identité, logiciel de location des salles municipales) ;
- Savoir gérer, utiliser et diffuser l’information ;
- Savoir rédiger des courriers et écrits de communication ;
- Savoir mettre en œuvre les objectifs et respecter les consignes.
Savoir-faire :
- Savoir prendre une décision et s’adapter aux changements ;
- Savoir élaborer une veille juridique ;
- Savoir travailler dans la transversalité et la polyvalence ;
- Savoir transmettre aux administrés une information de qualité ;
- Savoir mettre en œuvre les procédures adaptées aux missions ;
- Savoir respecter les procédures et réglementation dans le domaine du poste ;
- Savoir respecter les délais ;
- Savoir contrôler et rendre compte ;
- Connaître les différentes techniques de management ;
- Savoir former les collègues et transmettre ses connaissances ;
- Savoir maintenir la cohésion d’équipe ;
- Savoir gérer les conflits ;
- Savoir être disponible.
Savoir-être :
- Avoir le sens du service public ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir le sens de l’initiative et être force de propositions ;
- Savoir être polyvalent ;
- Savoir réagir aux imprévus,
- Savoir délimiter son domaine d’intervention ;
- Savoir créer un climat favorable au travail ;
- Être ponctuel et rigoureux.
Formations/habilitations requises :
- Techniques de secrétariat.
- Logiciels de bureautique et progiciels métiers (eGRC ; Colorga ; …).
Savoir :
- Connaître le fonctionnement d’une collectivité ;
- Posséder les règles essentielles en matière de communication et d’accueil du public ;
- Connaître les législations relatives à l’état-civil, à l’établissement des titres d’identité, aux cimetières, au domaine funéraire, le recensement de la population et les élections ;
- Savoir gérer et organiser des tâches ;
- Maîtriser l’outil informatique et les logiciels mis à disposition (Berger-Levrault, logiciel de rendez-vous des titres d’identité, logiciel de location des salles municipales) ;
- Savoir gérer, utiliser et diffuser l’information ;
- Savoir rédiger des courriers et écrits de communication ;
- Savoir mettre en œuvre les objectifs et respecter les consignes.
Savoir-faire :
- Savoir prendre une décision et s’adapter aux changements ;
- Savoir élaborer une veille juridique ;
- Savoir travailler dans la transversalité et la polyvalence ;
- Savoir transmettre aux administrés une information de qualité ;
- Savoir mettre en œuvre les procédures adaptées aux missions ;
- Savoir respecter les procédures et réglementation dans le domaine du poste ;
- Savoir respecter les délais ;
- Savoir contrôler et rendre compte ;
- Connaître les différentes techniques de management ;
- Savoir former les collègues et transmettre ses connaissances ;
- Savoir maintenir la cohésion d’équipe ;
- Savoir gérer les conflits ;
- Savoir être disponible.
Savoir-être :
- Avoir le sens du service public ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir le sens de l’initiative et être force de propositions ;
- Savoir être polyvalent ;
- Savoir réagir aux imprévus,
- Savoir délimiter son domaine d’intervention ;
- Savoir créer un climat favorable au travail ;
- Être ponctuel et rigoureux.
Formations/habilitations requises :
- Techniques de secrétariat.
- Logiciels de bureautique et progiciels métiers (eGRC ; Colorga ; …).
Contact et modalités de candidature
Contact
0555060204
Informations complémentaires
Joindre un CV et une lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.