Assistant(e) administratif(ve) (F/H) (Référence 168/2024

Grades possibles :
Adjoint administratif
Adjoint administratif principal 2ème classe
Adjoint administratif principal 1ère classe
ou
Rédacteur
Rédacteur principal 2ème classe
Rédacteur principal 1ère classe

Conditions d’accès :
Titulaire ou lauréat du concours
Poste susceptible d’être pourvu par voie contractuelle

Filière :
Administrative

Catégories :
C ou B

Pôle / Direction :
Maison du département Ouest
Services techniques

Lieu de travail :
Maison du département de Saint-Laurent-sur-Gorre
7, Avenue Maryse Bastié
87310 SAINT-LAURENT-SUR-GORRE



La Collectivité et la direction d’accueil :
Le Département de la Haute-Vienne

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

La Maison du département Ouest dont le siège se situe à Saint-Mathieu gère plus de 1 200 kilomètres de voirie départementale. Elle est organisée en 3 antennes techniques (Nexon, Saint-Laurent-sur-Gorre et Oradour-sur-Vayres) qui chacune comprennent, 2 centres d’exploitation dont un se situe au siège de l’antenne.
La MDD siège comprend 9 agents avec un bureau d’études routes, une cellule bâtiment, une cellule administrative et 2 encadrants. Chaque antenne comprend un responsable, 3 chefs d’équipes (1 par centre d’exploitation), 1 assistante et une vingtaine d’agents répartis sur les centres d’exploitation.



Conditions d’exercice / Avantages :
Poste à temps complet 39H30/semaine
35 jours de congés + 16 jours de RTT par an
Télétravail possible
Expérimentation prévue de la semaine en 4 jours
Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur
Action sociale et comité des œuvres sociales
Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable
Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

Placé(e) sous l’autorité du Responsable de la cellule administrative et financière, vous assurez la gestion courante des tâches administratives et financières.
Vous devrez :

Au titre de votre activité principale :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Préparer des dossiers et assurer leur classement,
- Engager les dépenses et vérifier « le service fait »,
- Effectuer la gestion administrative et comptable de l’antenne,
- Gérer le courrier,
- Préparer et/ou vérifier divers documents sortants (rapports, notes, arrêté, courrier, …),
- Participer à la logistique (commande de fournitures, habillement…),
- Suivre les plannings de l’antenne (congés, formations, évènements particuliers, déplacements),
- Suivre les frais de déplacement et les heures supplémentaires,
- Vérifier la saisie de l’activité de l’équipe dans le logiciel métier,
- Effectuer le suivi administratif des avis sur autorisations d’urbanisme, permission de voirie, manifestations sportives,

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené(e) à :
- Assurer la continuité des activités comptables et secrétariats sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,
- Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers (horoquartz, …),
- Être le correspondant archives,
- Être le relais RGPD.

Dans le cas d’une MDD mutualisée, vous pourrez être amené(e) à assurer l’accueil de la MDD sociale, en suppléance du secrétariat social.

Savoirs :
Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’Institution départementale
Connaissance des procédures budgétaires, des règles de la comptabilité publique et de la commande publique
Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques

Savoir-faire :
Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, Qualité d’organisation, de rigueur et d’adaptation
Sens du travail en équipe et en transversalité, Rigueur dans le suivi des dossiers
Respect des procédures validées par l’Institution

Savoir-être :
Qualités d’écoute et de discrétion
Qualités relationnelle
Rigueur et autonomie
Disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence
Loyauté institutionnelle