Un ou une Responsable de pôle – Protocole et logistique Adjoint / Adjointe au Directeur / à la Directrice du Protocole
Offre n° O086240830000464
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
84 rue des Carmélites, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
06/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.
En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !
Présentation de la structure
La Direction du Protocole est une composante essentielle de la Ville et de la Communauté urbaine. En tant qu’interlocutrice privilégiée pour les habitants, partenaires, associations et institutions, elle joue un rôle central dans la vie de la collectivité.
Les missions de la Direction du Protocole incluent :
• Accueil et événements : Organisation de manifestations telles que les cérémonies de vœux, l’accueil des nouveaux habitants et la fête de l’engagement, qui renforcent le lien avec les citoyens ;
• Promotion des valeurs de la collectivité : Mise en avant des valeurs d'accueil, de convivialité, de partage et d’échange que les élus souhaitent diffuser au sein de la communauté ;
• Support aux associations : Gestion des relations avec les acteurs associatifs pour la mise à disposition des locaux, du matériel et l'organisation d'événements collaboratifs ;
• Coordination institutionnelle : Collaboration avec les services de la Préfecture et autres institutions pour organiser des cérémonies commémoratives et des événements officiels ;
• Gestion d’événements clés : Organisation d’événements importants pour la collectivité, tels que le rendez-vous des agents et les Rencontres Nationales de l’Éducation Populaire.
En rejoignant la Direction du Protocole, vous contribuerez au suivi administratif des fonctions des élus et à la mise en œuvre de ces missions essentielles pour la collectivité.
• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.
En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !
Présentation de la structure
La Direction du Protocole est une composante essentielle de la Ville et de la Communauté urbaine. En tant qu’interlocutrice privilégiée pour les habitants, partenaires, associations et institutions, elle joue un rôle central dans la vie de la collectivité.
Les missions de la Direction du Protocole incluent :
• Accueil et événements : Organisation de manifestations telles que les cérémonies de vœux, l’accueil des nouveaux habitants et la fête de l’engagement, qui renforcent le lien avec les citoyens ;
• Promotion des valeurs de la collectivité : Mise en avant des valeurs d'accueil, de convivialité, de partage et d’échange que les élus souhaitent diffuser au sein de la communauté ;
• Support aux associations : Gestion des relations avec les acteurs associatifs pour la mise à disposition des locaux, du matériel et l'organisation d'événements collaboratifs ;
• Coordination institutionnelle : Collaboration avec les services de la Préfecture et autres institutions pour organiser des cérémonies commémoratives et des événements officiels ;
• Gestion d’événements clés : Organisation d’événements importants pour la collectivité, tels que le rendez-vous des agents et les Rencontres Nationales de l’Éducation Populaire.
En rejoignant la Direction du Protocole, vous contribuerez au suivi administratif des fonctions des élus et à la mise en œuvre de ces missions essentielles pour la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Vos activités
En tant que responsable de pôle, vous aurez pour mission de superviser l'ensemble des activités des équipes sous votre responsabilité, incluant : le secrétariat particulier, le secteur des Salles, le secteur Protocole et Invitations, ainsi que le secteur Réceptions et Logistique. À ce titre, vous serez en charge de :
• Piloter et encadrer vos équipes en collaboration avec les responsables de secteur, représentant un total de 22 agents ;
• Définir et mettre en œuvre les projets du pôle, en cohérence avec les objectifs de la collectivité ;
• Assurer la préparation, le suivi et la gestion budgétaire de votre pôle ;
• Piloter, contrôler et évaluer les activités.
En tant qu’adjoint ou adjointe au directeur ou à la directrice, vous participerez à l'organisation des manifestations protocolaires et serez amené(e) à en piloter certaines. À ce titre, vous devrez :
• Contribuer à la coordination et à l'expertise des manifestations, y compris au pilotage des organisations de ces événements ;
• Accompagner les différentes directions dans la définition et la mise en œuvre de leurs projets de manifestations et d’événements ;
• Organiser, piloter ou coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations et manifestations initiées par la collectivité, en étroite collaboration avec les autorités territoriales, le Cabinet, la Direction de la Communication, la Mission Événements-Manifestations, ainsi que les partenaires internes et externes ;
• Développer et entretenir des relations quotidiennes avec les autorités et divers interlocuteurs extérieurs, tels que les représentants institutionnels, économiques, sociaux et associatifs ;
• Garantir tous les aspects liés à l'accueil, à l'organisation et à la logistique de chaque invitation : gestion des invitations, choix des lieux, établissement des listes de destinataires, suivi des retours et des confirmations de présence, en étroite collaboration avec les services de la collectivité et le cabinet ;
• Piloter la création d’un logiciel de gestion des contacts pour les deux collectivités, y compris les fichiers protocolaires, afin d'optimiser l'organisation des manifestations et d'assurer un suivi rigoureux des relations avec les usagers et partenaires ;
• Manager une équipe d’agents chargés de la restauration, de l’accueil, des cérémonies protocolaires, des réceptions, et de l’appui administratif aux élus et à leurs représentations.
En tant que responsable de pôle, vous aurez pour mission de superviser l'ensemble des activités des équipes sous votre responsabilité, incluant : le secrétariat particulier, le secteur des Salles, le secteur Protocole et Invitations, ainsi que le secteur Réceptions et Logistique. À ce titre, vous serez en charge de :
• Piloter et encadrer vos équipes en collaboration avec les responsables de secteur, représentant un total de 22 agents ;
• Définir et mettre en œuvre les projets du pôle, en cohérence avec les objectifs de la collectivité ;
• Assurer la préparation, le suivi et la gestion budgétaire de votre pôle ;
• Piloter, contrôler et évaluer les activités.
En tant qu’adjoint ou adjointe au directeur ou à la directrice, vous participerez à l'organisation des manifestations protocolaires et serez amené(e) à en piloter certaines. À ce titre, vous devrez :
• Contribuer à la coordination et à l'expertise des manifestations, y compris au pilotage des organisations de ces événements ;
• Accompagner les différentes directions dans la définition et la mise en œuvre de leurs projets de manifestations et d’événements ;
• Organiser, piloter ou coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations et manifestations initiées par la collectivité, en étroite collaboration avec les autorités territoriales, le Cabinet, la Direction de la Communication, la Mission Événements-Manifestations, ainsi que les partenaires internes et externes ;
• Développer et entretenir des relations quotidiennes avec les autorités et divers interlocuteurs extérieurs, tels que les représentants institutionnels, économiques, sociaux et associatifs ;
• Garantir tous les aspects liés à l'accueil, à l'organisation et à la logistique de chaque invitation : gestion des invitations, choix des lieux, établissement des listes de destinataires, suivi des retours et des confirmations de présence, en étroite collaboration avec les services de la collectivité et le cabinet ;
• Piloter la création d’un logiciel de gestion des contacts pour les deux collectivités, y compris les fichiers protocolaires, afin d'optimiser l'organisation des manifestations et d'assurer un suivi rigoureux des relations avec les usagers et partenaires ;
• Manager une équipe d’agents chargés de la restauration, de l’accueil, des cérémonies protocolaires, des réceptions, et de l’appui administratif aux élus et à leurs représentations.
Profils recherchés
Votre profil
Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 ou bénéficiant d’une expérience professionnelle dans des fonctions similaires, notamment dans l’organisation de manifestations, vous avez les compétences suivantes :
• Maîtrise du rôle et du fonctionnement des collectivités publiques ainsi que des institutions de l’État ;
• Connaissance approfondie des usages protocolaires ;
• Excellente culture générale ;
• Compétences managériales ;
• Capacité d’innovation dans l’organisation des activités ;
• Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques ;
• Polyvalence, réactivité et rigueur dans l'exécution des tâches ;
• Sens des relations humaines et capacité d’adaptation à tout public et toute situation ;
• Sens de la diplomatie, de l’accueil et de la convivialité ;
• Discrétion professionnelle et disponibilité ;
• Pratique de l’anglais souhaitée.
Conditions d’exercice des missions
• Horaires de bureau, avec une grande disponibilité requise pour les réunions de travail, événements publics, cérémonies, etc. Les heures travaillées après 20h en soirée sont récupérables ;
• Déplacements réguliers sur site ou chez les partenaires ;
• Télétravail possible, jusqu'à deux jours par semaine maximum.
Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 ou bénéficiant d’une expérience professionnelle dans des fonctions similaires, notamment dans l’organisation de manifestations, vous avez les compétences suivantes :
• Maîtrise du rôle et du fonctionnement des collectivités publiques ainsi que des institutions de l’État ;
• Connaissance approfondie des usages protocolaires ;
• Excellente culture générale ;
• Compétences managériales ;
• Capacité d’innovation dans l’organisation des activités ;
• Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques ;
• Polyvalence, réactivité et rigueur dans l'exécution des tâches ;
• Sens des relations humaines et capacité d’adaptation à tout public et toute situation ;
• Sens de la diplomatie, de l’accueil et de la convivialité ;
• Discrétion professionnelle et disponibilité ;
• Pratique de l’anglais souhaitée.
Conditions d’exercice des missions
• Horaires de bureau, avec une grande disponibilité requise pour les réunions de travail, événements publics, cérémonies, etc. Les heures travaillées après 20h en soirée sont récupérables ;
• Déplacements réguliers sur site ou chez les partenaires ;
• Télétravail possible, jusqu'à deux jours par semaine maximum.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549523535
Informations complémentaires
Conditions de recrutement
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr
Ou frederic.surault@grandpoitiers.fr ou par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M. Hervé MARCHAND, Directeur de la Communication, 06 70 46 44 86 / herve.marchand@grandpoitiers.fr ou M. Damien GASTON - Chargé de recrutement au 07 89 54 42 99.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié
Date limite de dépôt de votre candidature : 06/10/2024
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr
Ou frederic.surault@grandpoitiers.fr ou par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M. Hervé MARCHAND, Directeur de la Communication, 06 70 46 44 86 / herve.marchand@grandpoitiers.fr ou M. Damien GASTON - Chargé de recrutement au 07 89 54 42 99.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié
Date limite de dépôt de votre candidature : 06/10/2024
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.