ASSISTANT ADMINISTRATIF PISCINES - PATINOIRE (H/F)
Offre n° O085241107000530
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Impasse des olympiades, La Roche-sur-Yon (Vendée)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
07/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'assistant administratif a vocation à assurer diverses missions rattachées à la gestion administrative du service Piscines-Patinoire.
Missions / conditions d'exercice
Communes aux assistant(e)s administratif(ve)s :
Administration :
- Assistance générale auprès de la responsable Administration, Accueil et Régie du service (Saisie informatique, transmission EVP, extraction de données) et du pôle d'encadrement
- Assistance à la diffusion des informations internes et externes
- Compte rendu de réunion et préparation de dossier
- Archivage
Comptabilité :
- Assistance à l'édition de devis, de bons de commande et validation des factures- logiciel Civil finances
En l'absence de la responsable Administration, Accueil et Régie du service :
- Gestion du compte de dépôt de fonds (DFT Net).
- Planification des différents accès, maj télé, affichage.... (Logiciels : Streamlor et DIMS)
- Suivi des statistiques mensuelles
Missions réparties entre les assistants(e)s administratif(ve)s :
Missions Principale :
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des établissements scolaires secondaires - logiciel Planitech (programmation, conventions, décomptes, facturation) et dépôt préfecture (logiciel : Pleiade)
- Gestion des demandes des accueils collectifs de mineurs et associations extérieures (devis, réservations, fiches d'attributions, facturation)
- Enregistrement et suivi statistique des utilisations des associations résidentes, accueils collectifs de mineurs et autres groupements extérieurs
- Suivi et enregistrement des dossiers réglementaires, diplômes, cartes professionnelles
- Extraction, suivi des avantages en nature aux associations et indicateurs d'activités
- Extraction et suivi des cours collectifs et stages natation pour refacturation
- Saisie de la programmation annuelle des clubs et des licenciés (contrôle d'accès) et rédaction des fiches d'attribution
Missions Secondaire :
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des clubs résidents et non-résidents (conventions, fiches d'attributions, facturation, réception des pièces obligatoires diplômes, carte professionnelles)
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des comités d'entreprise et autres groupements spécifiques (Courriers, conventions)
- Saisie et transmission des EVP, titres repas
- Saisie et envoi de documents à la préfecture de Vendée et dépôt préfecture (logiciel : Pleiade)
- Enregistrement et suivi des formations des agents du service
- Enregistrement et suivi des congés, formation, absences (logiciel : Chronotime)
- Enregistrement et suivi du courrier entrant et sortant (Référente GRU)
- Refacturation mensuelles (facturation groupes, centres de loisirs...)
- Suivi des factures et relance des fournisseurs,
Horaires et contraintes et difficultés
35h00 de travail hebdomadaire du lundi au vendredi (ATT possible)
Ponctuellement, participation aux événements majeurs du service
Administration :
- Assistance générale auprès de la responsable Administration, Accueil et Régie du service (Saisie informatique, transmission EVP, extraction de données) et du pôle d'encadrement
- Assistance à la diffusion des informations internes et externes
- Compte rendu de réunion et préparation de dossier
- Archivage
Comptabilité :
- Assistance à l'édition de devis, de bons de commande et validation des factures- logiciel Civil finances
En l'absence de la responsable Administration, Accueil et Régie du service :
- Gestion du compte de dépôt de fonds (DFT Net).
- Planification des différents accès, maj télé, affichage.... (Logiciels : Streamlor et DIMS)
- Suivi des statistiques mensuelles
Missions réparties entre les assistants(e)s administratif(ve)s :
Missions Principale :
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des établissements scolaires secondaires - logiciel Planitech (programmation, conventions, décomptes, facturation) et dépôt préfecture (logiciel : Pleiade)
- Gestion des demandes des accueils collectifs de mineurs et associations extérieures (devis, réservations, fiches d'attributions, facturation)
- Enregistrement et suivi statistique des utilisations des associations résidentes, accueils collectifs de mineurs et autres groupements extérieurs
- Suivi et enregistrement des dossiers réglementaires, diplômes, cartes professionnelles
- Extraction, suivi des avantages en nature aux associations et indicateurs d'activités
- Extraction et suivi des cours collectifs et stages natation pour refacturation
- Saisie de la programmation annuelle des clubs et des licenciés (contrôle d'accès) et rédaction des fiches d'attribution
Missions Secondaire :
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des clubs résidents et non-résidents (conventions, fiches d'attributions, facturation, réception des pièces obligatoires diplômes, carte professionnelles)
- Envoi, enregistrement et suivi des éléments contractuels des comités d'entreprise et autres groupements spécifiques (Courriers, conventions)
- Saisie et transmission des EVP, titres repas
- Saisie et envoi de documents à la préfecture de Vendée et dépôt préfecture (logiciel : Pleiade)
- Enregistrement et suivi des formations des agents du service
- Enregistrement et suivi des congés, formation, absences (logiciel : Chronotime)
- Enregistrement et suivi du courrier entrant et sortant (Référente GRU)
- Refacturation mensuelles (facturation groupes, centres de loisirs...)
- Suivi des factures et relance des fournisseurs,
Horaires et contraintes et difficultés
35h00 de travail hebdomadaire du lundi au vendredi (ATT possible)
Ponctuellement, participation aux événements majeurs du service
Profils recherchés
Compétences/qualités requises
Professionnelles :
- Maîtriser les techniques du secrétariat (traitement de texte, tableurs et logiciels spécifiques)
- Rédiger des documents administratifs, mettre en place et gérer un classement
- Connaissances comptables et de suivi budgétaire
- Bonne capacité de synthèse et de retranscription
Personnelles :
- Sens de l'accueil et du service public, sens des relations humaines
- Grand esprit d'initiative et sens des responsabilités, capacité d'adaptation et de réactivité
- Capacité d'écoute et de dialogue
- Rigueur dans l'organisation du travail, respect des délais.
Professionnelles :
- Maîtriser les techniques du secrétariat (traitement de texte, tableurs et logiciels spécifiques)
- Rédiger des documents administratifs, mettre en place et gérer un classement
- Connaissances comptables et de suivi budgétaire
- Bonne capacité de synthèse et de retranscription
Personnelles :
- Sens de l'accueil et du service public, sens des relations humaines
- Grand esprit d'initiative et sens des responsabilités, capacité d'adaptation et de réactivité
- Capacité d'écoute et de dialogue
- Rigueur dans l'organisation du travail, respect des délais.
Contact et modalités de candidature
Contact
0251474747
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, curriculum vitae ainsi que votre dernier bulletin de salaire (et arrêté dans votre grade actuel pour les agents statutaires) à : Monsieur le Président de La Roche-sur-Yon Agglomération - Direction des ressources humaines - BP 829 - 85021 LA ROCHE-SUR-YON cedex
Contact à la DRH : Laure BARRÉ
Mail : recrutement@larochesuryon.fr
Contact à la DRH : Laure BARRÉ
Mail : recrutement@larochesuryon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.