ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIF (H/F)
Offre n° O085241107000201
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - place de l'hôtel de ville - b.p. 713, Noirmoutier-en-l'Île (Vendée)
Poste à pourvoir le
10/01/2025
Date limite de candidature
07/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Population, Enfance, et Solidarité, l'assistant administratif interviendra sur des fonctions d'officier d'état-civil et d'assistance administrative
Missions / conditions d'exercice
OFFICIER ETAT-CIVIL/ACCUEIL
-Accueil et renseignement du public en Mairie (ou autre site extérieur) ou par téléphone.
-Orientation du public vers les services ou organismes compétents.
-Instruction des dossiers de cartes d'identité, passeports, attestations de séjour. -Autorisation temporaire des débits de boissons.
-Enregistrement des actes (reconnaissance).
-Enregistrement de toutes mentions en marges des actes d'état-civil.
-Affichage d'informations.
-Gestion des demandes de la population.
-Délivrance de documents administratifs.
-Gestion des affaires militaires et du recensement.
-Légalisation des signatures.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
-Polyvalence administrative
-Gestion et suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission ...)
-Organisation générale du service et traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...)
-Transmission des informations (e-mail, notes ...) pour le compte du service ou d'un responsable selon les besoins du service
-Suivi complet de dossiers : Scolaire, Transport, Cuisine Centrale, Élections, Cimetières ).
- En charge du suivi des vins d'honneur et relations avec la cuisine centrale
- Suivi de la facturation
En fonction du besoin du Service, ce poste pourra intervenir sur des sites extérieurs.
-Accueil et renseignement du public en Mairie (ou autre site extérieur) ou par téléphone.
-Orientation du public vers les services ou organismes compétents.
-Instruction des dossiers de cartes d'identité, passeports, attestations de séjour. -Autorisation temporaire des débits de boissons.
-Enregistrement des actes (reconnaissance).
-Enregistrement de toutes mentions en marges des actes d'état-civil.
-Affichage d'informations.
-Gestion des demandes de la population.
-Délivrance de documents administratifs.
-Gestion des affaires militaires et du recensement.
-Légalisation des signatures.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
-Polyvalence administrative
-Gestion et suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission ...)
-Organisation générale du service et traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...)
-Transmission des informations (e-mail, notes ...) pour le compte du service ou d'un responsable selon les besoins du service
-Suivi complet de dossiers : Scolaire, Transport, Cuisine Centrale, Élections, Cimetières ).
- En charge du suivi des vins d'honneur et relations avec la cuisine centrale
- Suivi de la facturation
En fonction du besoin du Service, ce poste pourra intervenir sur des sites extérieurs.
Profils recherchés
Les compétences recherchées
Gestion administrative
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
* Assurer la gestion administrative d'une activité
* Élaborer des tableaux de bord
* Réaliser des opérations comptables de la commande à la réception
* Utilisation d'un logiciel de gestion comptable (Berger Levrault)
Organisation
* Classer et archiver des dossiers et documents de référence
* Corriger et mettre en forme un document
* Réaliser une recherche documentaire
* Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
* Effectuer le suivi des commandes, les facturations reçues et à émettre
* Utiliser les outils bureautiques
* Actualiser les informations mises à la disposition d'un public
Communication
* Transmettre de l'information
* Travailler en équipe
Accueil des usagers
* Identifier, traiter une demande client
* Accueillir, orienter, informer une personne
* Assurer un accueil téléphonique et physique
Les savoir-être professionnels
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision
* Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
* Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Domaines d'expertise
* Gestion administrative du courrier / compétences informatiques et rédactionnelles.
Normes et procédés
* Normes rédactionnelles
* Règles d'affranchissement du courrier
* Modalités d'accueil
Les contextes de travail
Publics : en contact avec les usagers, parents d'élèves, directrices d'écoles, prestataires des transports, services transversaux
Gestion administrative
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
* Assurer la gestion administrative d'une activité
* Élaborer des tableaux de bord
* Réaliser des opérations comptables de la commande à la réception
* Utilisation d'un logiciel de gestion comptable (Berger Levrault)
Organisation
* Classer et archiver des dossiers et documents de référence
* Corriger et mettre en forme un document
* Réaliser une recherche documentaire
* Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
* Effectuer le suivi des commandes, les facturations reçues et à émettre
* Utiliser les outils bureautiques
* Actualiser les informations mises à la disposition d'un public
Communication
* Transmettre de l'information
* Travailler en équipe
Accueil des usagers
* Identifier, traiter une demande client
* Accueillir, orienter, informer une personne
* Assurer un accueil téléphonique et physique
Les savoir-être professionnels
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision
* Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
* Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Domaines d'expertise
* Gestion administrative du courrier / compétences informatiques et rédactionnelles.
Normes et procédés
* Normes rédactionnelles
* Règles d'affranchissement du courrier
* Modalités d'accueil
Les contextes de travail
Publics : en contact avec les usagers, parents d'élèves, directrices d'écoles, prestataires des transports, services transversaux
Contact et modalités de candidature
Contact
0251359999
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Maire.
Hôtel de Ville - Place de l'Hôtel de Ville 85330 NOIRMOUTIER
ou par mail : ressources.humaines@ville-noirmoutier.fr
Prestations particulières : tickets restaurant / participation mutuelle et prévoyance / participation CNAS et FDAS
Hôtel de Ville - Place de l'Hôtel de Ville 85330 NOIRMOUTIER
ou par mail : ressources.humaines@ville-noirmoutier.fr
Prestations particulières : tickets restaurant / participation mutuelle et prévoyance / participation CNAS et FDAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.