RESPONSABLE ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)
Offre n° O085241003001513
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
6 Place du huit mai, Vix (Vendée)
Poste à pourvoir le
15/01/2025
Date limite de candidature
01/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémuneration statutaire
Descriptif de l'emploi
Le centre de santé municipal de VIX propose des consultations de médecine générale dans la commune.
La secrétaire médicale assure sa mission sous la responsabilité de deux médecins généralistes et sous l’autorité Du Maire.
Elle assurera le premier accueil, la prise en charge administrative des patients, la codification, et l’encaissement des actes en qualité de régisseur principal.
La secrétaire médicale assure sa mission sous la responsabilité de deux médecins généralistes et sous l’autorité Du Maire.
Elle assurera le premier accueil, la prise en charge administrative des patients, la codification, et l’encaissement des actes en qualité de régisseur principal.
Missions / conditions d'exercice
- Gestion du stock de matériel médical/consommables en partenariat avec la mairie de Vix et le médecin coordinateur si besoin,
- Gestion et coordination médico administrative (gestion des agendas des médecins, organisation des réunions, planification des visites, conférences, etc…)
- Accueil physique des patients,
- Accueil téléphonique, tout en participant à l’éducation des patients à l’usage préférentiel du logiciel de RDV en ligne. Objectif : limiter le recours à la prise de rendez vous par téléphone pour les consultations de suivi et les demandes non urgentes,
- Tenue à jour des dossiers des patients : création de dossier, mise à jour régulière de la partie administrative,
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles, tri des demandes par ordre de priorité médicale et transmission quotidienne (temps dédié en début et fin de matinée) au médecin concerné,
- Traitement des courriers, des dossiers, documents, (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Coordination du parcours de soin du patient (notamment programmation de consultation, hospitalisation, examens, transports, traitement d’ordonnance préremplies avant validation par le médecin, etc…),
- Liens avec la mairie de Vix ou la CPTS concernant les problématiques administratives/techniques liées à la maison de santé,
- Saisie de la cotation des actes, création et télétransmission des feuilles de soins,
- Encaissement des actes et la gestion de la régie en appliquant le tiers payant,
- Accompagner les médecins dans l’utilisation des services professionnel d’AMELI (protocole ALD, déclaration arrêt et accident de travail),
Tiers payant :
- Missions quotidiennes du tiers payant,
- Effectuer les télétransmissions,
- Suivre les retours des remboursements effectués (traitement et vérification),
- Suivre et traiter les impayés et les indus,
- Gérer et envoyer les courriers correspondants,
- En lien avec le service financier, suivre les recettes du cabinet de santé municipal, effectuer les rapprochements bancaires des actes remboursés (AMO, AMC et patients) et aux sollicitations de l’agence comptable,
- Être garant des procédures complexes en lien avec les patients (relance, impayés, recouvrement)
- Effectuer le paramétrage des actes
- Gestion et coordination médico administrative (gestion des agendas des médecins, organisation des réunions, planification des visites, conférences, etc…)
- Accueil physique des patients,
- Accueil téléphonique, tout en participant à l’éducation des patients à l’usage préférentiel du logiciel de RDV en ligne. Objectif : limiter le recours à la prise de rendez vous par téléphone pour les consultations de suivi et les demandes non urgentes,
- Tenue à jour des dossiers des patients : création de dossier, mise à jour régulière de la partie administrative,
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles, tri des demandes par ordre de priorité médicale et transmission quotidienne (temps dédié en début et fin de matinée) au médecin concerné,
- Traitement des courriers, des dossiers, documents, (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Coordination du parcours de soin du patient (notamment programmation de consultation, hospitalisation, examens, transports, traitement d’ordonnance préremplies avant validation par le médecin, etc…),
- Liens avec la mairie de Vix ou la CPTS concernant les problématiques administratives/techniques liées à la maison de santé,
- Saisie de la cotation des actes, création et télétransmission des feuilles de soins,
- Encaissement des actes et la gestion de la régie en appliquant le tiers payant,
- Accompagner les médecins dans l’utilisation des services professionnel d’AMELI (protocole ALD, déclaration arrêt et accident de travail),
Tiers payant :
- Missions quotidiennes du tiers payant,
- Effectuer les télétransmissions,
- Suivre les retours des remboursements effectués (traitement et vérification),
- Suivre et traiter les impayés et les indus,
- Gérer et envoyer les courriers correspondants,
- En lien avec le service financier, suivre les recettes du cabinet de santé municipal, effectuer les rapprochements bancaires des actes remboursés (AMO, AMC et patients) et aux sollicitations de l’agence comptable,
- Être garant des procédures complexes en lien avec les patients (relance, impayés, recouvrement)
- Effectuer le paramétrage des actes
Profils recherchés
- Formation administrative dans le secteur paramédical
- Bonnes capacités de communication,
- Très bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques : logiciel médical, agenda en ligne, service en ligne AMELI PRO, boite mail professionnelle, boite mail publique du cabinet médical, service de télésecrétariat, téléphonie et renvoi d’appels,
- Coordination avec les différents intervenants dans le domaine médical et para médical,
- Connaissance des logiciels spécifiques à la gestion médicale, une maitrise du logiciel Hellodoc serait appréciée,
- Gestion d’une régie pour l’encaissement des actes,
- Connaître les règles de base du Code Général des Collectivités Territoriales,
Savoir être :
- Rigueur et sens de l’organisation, autonomie,
- Qualités relationnelles à communiquer,
- Discrétion et devoir de réserve,
- Respect de la confidentialité,
- Diplomatie,
- Capacité d’adaptation.
- Bonnes capacités de communication,
- Très bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques : logiciel médical, agenda en ligne, service en ligne AMELI PRO, boite mail professionnelle, boite mail publique du cabinet médical, service de télésecrétariat, téléphonie et renvoi d’appels,
- Coordination avec les différents intervenants dans le domaine médical et para médical,
- Connaissance des logiciels spécifiques à la gestion médicale, une maitrise du logiciel Hellodoc serait appréciée,
- Gestion d’une régie pour l’encaissement des actes,
- Connaître les règles de base du Code Général des Collectivités Territoriales,
Savoir être :
- Rigueur et sens de l’organisation, autonomie,
- Qualités relationnelles à communiquer,
- Discrétion et devoir de réserve,
- Respect de la confidentialité,
- Diplomatie,
- Capacité d’adaptation.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.