Gestionnaire Administratif Polyvalent (f/h)
Offre n° O084240823000634
Publiée le 23/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'horloge, Avignon (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
MISSIONS
Assurer en binôme la gestion du portail associatif (guichet unique) et accompagner tout le processus institutionnel et administratif en lien avec les demandes associatives
Appuyer la dimension administrative de l’organisation des manifestations
Assurer en binôme la gestion du portail associatif (guichet unique) et accompagner tout le processus institutionnel et administratif en lien avec les demandes associatives
Appuyer la dimension administrative de l’organisation des manifestations
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
Gérer le portail associatif
Traiter les demandes de subventions, annuaires des associations, demandes de salles municipales…
Vérifier la complétude des dossiers de demandes des associations (pour la conformité des pièces)
Suivre les dossiers de demandes et les saisir sur le portail en lien avec la temporalité des conseils municipaux
Accompagner les associations pour remplir les formulaires dématérialisés et les services pour la saisie sur le portail
Participer ponctuellement à des réunions d’information
Envoyer via le portail les notifications en lien avec les demandes de salles municipales
Assurer la gestion administrative du service
Renseigner les acteurs associatifs et les rediriger, le cas échéant, vers le bon interlocuteur
Rappeler les calendriers aux services de la ville (tableau d’objectivation)
Prendre des notes, rédiger les comptes-rendus des réunions d’arbitrage sur les demandes de subvention et les notifications d’(de non) attribution des subventions
Réaliser les courriers, publipostages, mailings, mises sous plis…(y compris pour les manifestations)
Gérer les demandes de reprographie payantes pour les associations
Gérer les commandes et prêts de matériel (tableau de suivi)
Contribuer à la rédaction du rapport d’activités du service
Participer aux évènements organisés par le service
Gérer le portail associatif
Traiter les demandes de subventions, annuaires des associations, demandes de salles municipales…
Vérifier la complétude des dossiers de demandes des associations (pour la conformité des pièces)
Suivre les dossiers de demandes et les saisir sur le portail en lien avec la temporalité des conseils municipaux
Accompagner les associations pour remplir les formulaires dématérialisés et les services pour la saisie sur le portail
Participer ponctuellement à des réunions d’information
Envoyer via le portail les notifications en lien avec les demandes de salles municipales
Assurer la gestion administrative du service
Renseigner les acteurs associatifs et les rediriger, le cas échéant, vers le bon interlocuteur
Rappeler les calendriers aux services de la ville (tableau d’objectivation)
Prendre des notes, rédiger les comptes-rendus des réunions d’arbitrage sur les demandes de subvention et les notifications d’(de non) attribution des subventions
Réaliser les courriers, publipostages, mailings, mises sous plis…(y compris pour les manifestations)
Gérer les demandes de reprographie payantes pour les associations
Gérer les commandes et prêts de matériel (tableau de suivi)
Contribuer à la rédaction du rapport d’activités du service
Participer aux évènements organisés par le service
Profils recherchés
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du monde associatif
- Procédures d’attribution des subventions publiques
- Techniques rédactionnelles
- Outils bureautiques et informatiques
Savoir-faire :
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Répondre aux demandes, besoins, questions, sollicitations
- Instruire et suivre des dossiers
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Veiller au respect des délais
Savoir-être :
- Autonome, Force de proposition
- Communicant, Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Rigoureux
- Dynamique
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Tous les services en charge des subventions, mairies de quartiers
Externes : Secteur associatif, prestataires et éditeurs du logiciel du portail associatif, préfecture
CONDITIONS D’EXERCICES DU POSTE :
- Niveau baccalauréat ou bac +2 souhaité
Horaires :
- Temps complet - Choix option possible 35h-37h30 hebdomadaires
- Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00
Lieu :
- 30, Avenue Monclar – 84000 AVIGNON (1er étage)
- Déplacements très ponctuels sur le territoire de la ville avec vélo ou véhicule du pool
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du monde associatif
- Procédures d’attribution des subventions publiques
- Techniques rédactionnelles
- Outils bureautiques et informatiques
Savoir-faire :
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Répondre aux demandes, besoins, questions, sollicitations
- Instruire et suivre des dossiers
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Veiller au respect des délais
Savoir-être :
- Autonome, Force de proposition
- Communicant, Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Rigoureux
- Dynamique
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Tous les services en charge des subventions, mairies de quartiers
Externes : Secteur associatif, prestataires et éditeurs du logiciel du portail associatif, préfecture
CONDITIONS D’EXERCICES DU POSTE :
- Niveau baccalauréat ou bac +2 souhaité
Horaires :
- Temps complet - Choix option possible 35h-37h30 hebdomadaires
- Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00
Lieu :
- 30, Avenue Monclar – 84000 AVIGNON (1er étage)
- Déplacements très ponctuels sur le territoire de la ville avec vélo ou véhicule du pool
Contact et modalités de candidature
Contact
0490808000
Informations complémentaires
Les candidatures doivent être adressées avant le 22 septembre 2024
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice du Pôle Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice du Pôle Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.