Chargé.e de projets évènementiels
Offre n° O084240710001861
Publiée le 10/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
66 BD DE LA TOURNELLE BP 2, Mazan (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
15/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le service évènementiel, dont la mission principale est d’assurer la visibilité et la promotion des projets, actions et événements de la ville, renforce son service en recrutant un chargé de projets évènementiels pour organiser, concevoir et coordonner, sur un plan logistique/technique, administratif et financier, les évènements municipaux.
Il conçoit et réalise également les opérations de communication de la salle de spectacle et gère la régie de cette salle.
Il travaille selon les orientations stratégiques évènementielles définies par l'élue en charge de la culture, de l'évènementiel et des festivités ou du Maire.
Il conçoit et réalise également les opérations de communication de la salle de spectacle et gère la régie de cette salle.
Il travaille selon les orientations stratégiques évènementielles définies par l'élue en charge de la culture, de l'évènementiel et des festivités ou du Maire.
Missions / conditions d'exercice
SUIVI ADMINISTRATIF
- Mettre à jour des fichiers, constituer une base de données de partenaires,
- Gérer les dossiers d’organisation des diverses manifestations en autonomie,
- Gestion administrative des évènements (contrats, sacem, guso, ..)
- Planification et suivi des évènements,
- Participer aux réunions de préparation,
- Suivre le dispositif d’évaluation des manifestations et actions quantitatives et qualitatives,
- Evaluer le succès de l'évènement et soumettre un rapport.
ORGANISATION LOGISTIQUE
- Gérer la planification,
- Gérer les repas, hébergements et transport des artistes,
- Gérer et organiser sur le terrain toute la logistique des projets (accueil des artistes, installation, agencement, ..)
- Organiser les inaugurations, vernissages, cocktails, déjeuners, buffets, animations diverses,
- Accompagnement et soutien logistique des manifestations organisées par le tissu associatif et partenarial.
SUIVI BUDGETAIRE ET JURIDIQUE
- Maîtriser le budget des événements / actualisation des tableaux de bord budgétaires,
- Respecter le budget,
- Suivre régulièrement l'ensemble des dépenses évènementielles,
- Gérer la régie évènementielle,
- Gérer la billetterie des spectacles.
COMMUNICATION
- Assurer la communication et la promotion des événements de la salle de spectacle notamment au travers des réseaux sociaux (gestion des publications sur les pages facebook, instagram,..)
- Elaborer un rétroplanning avec conception de supports de communication avant, pendant et après les spectacles (photos, vidéos, podcast, articles de presse, affiches,..),
- Créer des affiches, bandeaux,...
- Créer des vidéos promotionnelles.
PROSPECTIVE
- Rechercher des prestations pour les manifestations,
- Rechercher de nouveaux concepts.
- Mettre à jour des fichiers, constituer une base de données de partenaires,
- Gérer les dossiers d’organisation des diverses manifestations en autonomie,
- Gestion administrative des évènements (contrats, sacem, guso, ..)
- Planification et suivi des évènements,
- Participer aux réunions de préparation,
- Suivre le dispositif d’évaluation des manifestations et actions quantitatives et qualitatives,
- Evaluer le succès de l'évènement et soumettre un rapport.
ORGANISATION LOGISTIQUE
- Gérer la planification,
- Gérer les repas, hébergements et transport des artistes,
- Gérer et organiser sur le terrain toute la logistique des projets (accueil des artistes, installation, agencement, ..)
- Organiser les inaugurations, vernissages, cocktails, déjeuners, buffets, animations diverses,
- Accompagnement et soutien logistique des manifestations organisées par le tissu associatif et partenarial.
SUIVI BUDGETAIRE ET JURIDIQUE
- Maîtriser le budget des événements / actualisation des tableaux de bord budgétaires,
- Respecter le budget,
- Suivre régulièrement l'ensemble des dépenses évènementielles,
- Gérer la régie évènementielle,
- Gérer la billetterie des spectacles.
COMMUNICATION
- Assurer la communication et la promotion des événements de la salle de spectacle notamment au travers des réseaux sociaux (gestion des publications sur les pages facebook, instagram,..)
- Elaborer un rétroplanning avec conception de supports de communication avant, pendant et après les spectacles (photos, vidéos, podcast, articles de presse, affiches,..),
- Créer des affiches, bandeaux,...
- Créer des vidéos promotionnelles.
PROSPECTIVE
- Rechercher des prestations pour les manifestations,
- Rechercher de nouveaux concepts.
Profils recherchés
Formation supérieure bac +2/3 dans le secteur de l'évènementiel ou école de commerce et/ou expérience minimum de 5 ans.
OBJECTIFS
- Comprendre les exigences et les détails de chaque évènement,
- Piloter le montage complet des évènements : veille, recherche de concepts, d'animations, de prestataires,
- Gérer toutes les opérations de l'évènement (préparation du lieu, nourriture, boisson, etc.)
- Suivre l'élaboration du programme, les rétroplannings, les plans d'implantation,
- Réaliser le suivi budgétaire,
- Faire le lien avec les équipes techniques, logistiques et sécurité ainsi que celles de la communication pour concevoir les outils promotionnels, signalétiques et de contenu,
- Travailler en équipe,
- Travailler en étroite collaboration avec le régisseur de la salle de spectacle et le cabinet du maire,
- Solliciter les partenaires locaux.
SAVOIRS
- Bon relationnel et talent rédactionnel
- Maîtrise des outils informatiques
- Connaître les techniques de communication
- Connaître les bases de la gestion budgétaire
- Connaître l'environnement bureautique et maitriser les logiciels bureautiques courants
- Savoir communiquer sur les réseaux sociaux et les animer
- Connaître les réseaux sociaux du secteur évènementiel et culturel
SAVOIR-FAIRE
- Savoir détecter les sujets à enjeux nécessitant validation
OBJECTIFS
- Comprendre les exigences et les détails de chaque évènement,
- Piloter le montage complet des évènements : veille, recherche de concepts, d'animations, de prestataires,
- Gérer toutes les opérations de l'évènement (préparation du lieu, nourriture, boisson, etc.)
- Suivre l'élaboration du programme, les rétroplannings, les plans d'implantation,
- Réaliser le suivi budgétaire,
- Faire le lien avec les équipes techniques, logistiques et sécurité ainsi que celles de la communication pour concevoir les outils promotionnels, signalétiques et de contenu,
- Travailler en équipe,
- Travailler en étroite collaboration avec le régisseur de la salle de spectacle et le cabinet du maire,
- Solliciter les partenaires locaux.
SAVOIRS
- Bon relationnel et talent rédactionnel
- Maîtrise des outils informatiques
- Connaître les techniques de communication
- Connaître les bases de la gestion budgétaire
- Connaître l'environnement bureautique et maitriser les logiciels bureautiques courants
- Savoir communiquer sur les réseaux sociaux et les animer
- Connaître les réseaux sociaux du secteur évènementiel et culturel
SAVOIR-FAIRE
- Savoir détecter les sujets à enjeux nécessitant validation
Contact et modalités de candidature
Contact
0490694769
Informations complémentaires
Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
Participation au contrat de santé et de prévoyance
Titres restaurant
Forfait mobilité durable
Adhésion au CNAS
15 jours d'ARTT pour 37h30 mn/semaine
Participation au contrat de santé et de prévoyance
Titres restaurant
Forfait mobilité durable
Adhésion au CNAS
15 jours d'ARTT pour 37h30 mn/semaine
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.