Responsable Assemblées et Moyens Généraux
Offre n° O084240625001589
Publiée le 25/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avignon cedex 9
Poste à pourvoir le
16/09/2024
Date limite de candidature
31/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Avec votre expérience minimale de 3 années en collectivité vous serez en charge de l’organisation des assemblées, de l’instruction et du suivi des actes soumis aux instances décisionnelles ; et de l’encadrement des agents du courrier (4 agents), de l’accueil/standard (2 agents), de l’assistante assemblées et du gestionnaire du parc automobiles.
Missions / conditions d'exercice
1/ Organisation et management du service (8 personnes) :
Pilotage de l’activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes,...
Gestion des plannings
Gestion administrative et financière du service
Veiller au respect de la réglementation
Assurer une veille juridique et réglementaire
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
2/ Organisation et gestion des assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)
Rédiger les documents administratifs
Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
Transmission des actes au contrôle de légalité
Constitution de l’ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
3/ Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :
Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
Suivi des engagements financiers et du service fait
Superviser l'entretien et la maintenance des biens
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
Mettre en place des stratégies d’éco responsabilités
Planifier la gestion des locaux ou matériels
Pilotage de l’activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes,...
Gestion des plannings
Gestion administrative et financière du service
Veiller au respect de la réglementation
Assurer une veille juridique et réglementaire
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
2/ Organisation et gestion des assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)
Rédiger les documents administratifs
Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
Transmission des actes au contrôle de légalité
Constitution de l’ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
3/ Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :
Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
Suivi des engagements financiers et du service fait
Superviser l'entretien et la maintenance des biens
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
Mettre en place des stratégies d’éco responsabilités
Planifier la gestion des locaux ou matériels
Profils recherchés
Savoirs :
Bonnes connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs
Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d’une collectivité, et plus particulièrement des EPCI
Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point…)
Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs
Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes rendus …)
Savoir-être :
Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs)
Gestion du stress et de l’imprévu
Discrétion professionnelle
Capacités d’écoute
Bonne communication
Rigueur
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Présence aux heures des conseils, commissions, bureaux
Grande disponibilité
Pics d’activités
Lien direct avec l’ensemble des services et des élus
Bonnes connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs
Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d’une collectivité, et plus particulièrement des EPCI
Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point…)
Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs
Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes rendus …)
Savoir-être :
Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs)
Gestion du stress et de l’imprévu
Discrétion professionnelle
Capacités d’écoute
Bonne communication
Rigueur
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Présence aux heures des conseils, commissions, bureaux
Grande disponibilité
Pics d’activités
Lien direct avec l’ensemble des services et des élus
Contact
Contact
0490844700
Lien de candidature
Informations complémentaires
NOS CONDITIONS DE RECRUTEMENT
Rémunération statutaire
Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
Badgeuse avec plages horaires fixes et plages horaires variables
Choix du cycle de travail et RTT
Titres restaurants
Adhésion au CNAS
Participation à la garantie maintien de salaire
Participation à la mutuelle santé
Coffre-fort numérique pour les bulletins de salaire
Forfait mobilité durable
Participation abonnement domicile-travail
Processus d’Accueil des nouveaux arrivants
Cellule de signalement des actes de discrimination
Psychologue du travail
Activités de cohésion organisée par un groupe de travail
CONTACTS
Renseignements administratifs (déroulé de la procédure, conditions de recrutement,..) :
Juliette BOREL - Chargée de Recrutement - 04.90.84.47.58
Renseignements complémentaires sur le poste :
Franck BONVENTRE - Directeur Général Adjoint - 04.90.84.48.35 (joignable jusqu'au 5 juillet inclus)
POUR CANDIDATER
https://www.e-candidate.fr/candidat/grandavignon/offre/300
ou sur grandavignon.fr rubrique « recrutement »
Pièces à joindre à la candidature :
CV + Lettre de motivation adressée à Monsieur le Président + dernier arrêté de situation pour les titulaires de la fonction publique
Date limite de candidature : 31 juillet 2024
Rémunération statutaire
Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
Badgeuse avec plages horaires fixes et plages horaires variables
Choix du cycle de travail et RTT
Titres restaurants
Adhésion au CNAS
Participation à la garantie maintien de salaire
Participation à la mutuelle santé
Coffre-fort numérique pour les bulletins de salaire
Forfait mobilité durable
Participation abonnement domicile-travail
Processus d’Accueil des nouveaux arrivants
Cellule de signalement des actes de discrimination
Psychologue du travail
Activités de cohésion organisée par un groupe de travail
CONTACTS
Renseignements administratifs (déroulé de la procédure, conditions de recrutement,..) :
Juliette BOREL - Chargée de Recrutement - 04.90.84.47.58
Renseignements complémentaires sur le poste :
Franck BONVENTRE - Directeur Général Adjoint - 04.90.84.48.35 (joignable jusqu'au 5 juillet inclus)
POUR CANDIDATER
https://www.e-candidate.fr/candidat/grandavignon/offre/300
ou sur grandavignon.fr rubrique « recrutement »
Pièces à joindre à la candidature :
CV + Lettre de motivation adressée à Monsieur le Président + dernier arrêté de situation pour les titulaires de la fonction publique
Date limite de candidature : 31 juillet 2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.