Avec votre expérience minimale de 3 années en collectivité vous serez en charge de l’organisation des assemblées, de l’instruction et du suivi des actes soumis aux instances décisionnelles ; et de l’encadrement des agents du courrier (4 agents), de l’accueil/standard (2 agents), de l’assistante assemblées et du gestionnaire du parc automobiles.

1/ Organisation et management du service (8 personnes) :
Pilotage de l’activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes,...
Gestion des plannings
Gestion administrative et financière du service
Veiller au respect de la réglementation
Assurer une veille juridique et réglementaire
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus

2/ Organisation et gestion des assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)
Rédiger les documents administratifs
Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
Transmission des actes au contrôle de légalité
Constitution de l’ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes

3/ Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :
Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
Suivi des engagements financiers et du service fait
Superviser l'entretien et la maintenance des biens
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
Mettre en place des stratégies d’éco responsabilités
Planifier la gestion des locaux ou matériels

Savoirs :
Bonnes connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs
Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d’une collectivité, et plus particulièrement des EPCI
Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point…)
Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs
Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes rendus …)

Savoir-être :
Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs)
Gestion du stress et de l’imprévu
Discrétion professionnelle
Capacités d’écoute
Bonne communication
Rigueur

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Présence aux heures des conseils, commissions, bureaux
Grande disponibilité
Pics d’activités
Lien direct avec l’ensemble des services et des élus