EAU50 - CHEF DE SERVICE GESTION ADMINISTRATIVE (h/f)
Offre n° O083250625000023
Publiée le 30/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
29/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Identifier, contrôler et suivre l’ensemble des procédures administratives pour assurer une parfaite lisibilité au Directeur des actions engagées par ses sous-directions et services et faciliter sa prise de décision.
- Gérer et coordonner les assistantes de la DEA placées sous sa responsabilité.
- Piloter la gestion des procédures et l’exécution des marchés publics.
- Assurer l’organisation et le suivi RH de la Direction.
- Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif de la direction.
- Assurer l’interface avec les directions (DGI, DGST, DCP) et services internes et les partenaires externes.
- Gérer et coordonner les assistantes de la DEA placées sous sa responsabilité.
- Piloter la gestion des procédures et l’exécution des marchés publics.
- Assurer l’organisation et le suivi RH de la Direction.
- Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif de la direction.
- Assurer l’interface avec les directions (DGI, DGST, DCP) et services internes et les partenaires externes.
Missions / conditions d'exercice
Gestion et coordination des agents placés sous sa responsabilité :
- Coordonner les assistantes de la DEA dans leurs activités par une harmonisation des procédures, pour une bonne gestion des applications (types courriers et autres), de manière transversale tous services internes confondus y compris les services délocalisés (La Garde, Six-Fours, Hyères).
- Manager une équipe (réunions, validation des congés, évaluation du personnel…).
- Encadrer, animer, accompagner une équipe et organiser l’activité du service (définir les objectifs, suivre et valider les tâches).
- Reporter les actions mises en œuvre auprès de la Direction.
Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif du service :
- Superviser la gestion de l’accueil physique et téléphonique.
- Organiser la gestion administrative des courriers entrants et sortants au sein de la DEA : attributions aux équipes opérationnelles (AIR COURRIER), relecture et validation des parapheurs.
- Rédiger et participer au montage des marchés publics de la DEA, assurer le suivi d’exécution.
- Concevoir et mettre en place des outils de pilotage et d’aide à la décision (suivi des procédures marchés, des conventions, des avenants et DSP).
- Assister le directeur dans la validation des projets de délibérations et en assurer le suivi avec la DGI.
- Assister le directeur sur le suivi budgétaire en lien avec le service Gestion Financière de la DEA (participation au montage du budget et au suivi d’exécution, gestion des dossiers de subventions).
- Organiser, et participer aux réunions, prise de note et rédaction de comptes-rendus.
- Proposer des procédures et innovations propres à optimiser le bon fonctionnement du service.
- Travailler en transversalité avec le secrétariat de la DGST.
Assurer et piloter la gestion et le suivi RH de la DEA :
- Elaborer et suivre les besoins en personnel de la Direction (tableaux de bords, tableaux de suivi, indicateurs…).
- Veiller au respect des procédures, des délais et des obligations réglementaires.
- Recenser et définir les besoins en personnel.
- Contrôler et suivre la gestion des dossiers RH.
- Informer, conseiller et accompagner les agents de la direction sur leurs parcours de formations en lien avec la réglementation en vigueur.
- Coordonner les assistantes de la DEA dans leurs activités par une harmonisation des procédures, pour une bonne gestion des applications (types courriers et autres), de manière transversale tous services internes confondus y compris les services délocalisés (La Garde, Six-Fours, Hyères).
- Manager une équipe (réunions, validation des congés, évaluation du personnel…).
- Encadrer, animer, accompagner une équipe et organiser l’activité du service (définir les objectifs, suivre et valider les tâches).
- Reporter les actions mises en œuvre auprès de la Direction.
Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif du service :
- Superviser la gestion de l’accueil physique et téléphonique.
- Organiser la gestion administrative des courriers entrants et sortants au sein de la DEA : attributions aux équipes opérationnelles (AIR COURRIER), relecture et validation des parapheurs.
- Rédiger et participer au montage des marchés publics de la DEA, assurer le suivi d’exécution.
- Concevoir et mettre en place des outils de pilotage et d’aide à la décision (suivi des procédures marchés, des conventions, des avenants et DSP).
- Assister le directeur dans la validation des projets de délibérations et en assurer le suivi avec la DGI.
- Assister le directeur sur le suivi budgétaire en lien avec le service Gestion Financière de la DEA (participation au montage du budget et au suivi d’exécution, gestion des dossiers de subventions).
- Organiser, et participer aux réunions, prise de note et rédaction de comptes-rendus.
- Proposer des procédures et innovations propres à optimiser le bon fonctionnement du service.
- Travailler en transversalité avec le secrétariat de la DGST.
Assurer et piloter la gestion et le suivi RH de la DEA :
- Elaborer et suivre les besoins en personnel de la Direction (tableaux de bords, tableaux de suivi, indicateurs…).
- Veiller au respect des procédures, des délais et des obligations réglementaires.
- Recenser et définir les besoins en personnel.
- Contrôler et suivre la gestion des dossiers RH.
- Informer, conseiller et accompagner les agents de la direction sur leurs parcours de formations en lien avec la réglementation en vigueur.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives.
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
- Instances, processus et circuit de décision de la collectivité.
- Connaissance du cadre légal des marchés publics (DSP, avenants, conventions).
- Connaissance des règles budgétaires et comptables.
- Cadre réglementaire de la gestion des ressources humaines.
- Techniques rédactionnelles de rapport et note de synthèse.
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité.
- Connaissance des progiciels CIVITAS, CORIOLIS, MGDIS Subventions, AIR DELIB.
Les « savoir-faire » :
- Concevoir et contrôler les actes administratifs.
- Elaborer et piloter les outils de la commande publique.
- Rédiger des synthèses et comptes rendus, des bilans…
- Développer des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, fichiers, statistiques…).
- Exploiter les résultats des contrôles et apporter des améliorations.
- Elaborer et mettre en œuvre des procédures d’organisation et de suivi de gestion administrative.
- Être force de proposition.
- Coordination avec les services métropolitains.
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, esprit d’équipe.
- Capacité à encadrer.
- Réactivité, sens de l’analyse des besoins.
- Sens du dialogue et de l’écoute.
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
- Sens des relations humaines et du travail en équipe.
- Autonomie et sens de l’initiative.
- Discrétion et sens de l’initiative.
- Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives.
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
- Instances, processus et circuit de décision de la collectivité.
- Connaissance du cadre légal des marchés publics (DSP, avenants, conventions).
- Connaissance des règles budgétaires et comptables.
- Cadre réglementaire de la gestion des ressources humaines.
- Techniques rédactionnelles de rapport et note de synthèse.
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité.
- Connaissance des progiciels CIVITAS, CORIOLIS, MGDIS Subventions, AIR DELIB.
Les « savoir-faire » :
- Concevoir et contrôler les actes administratifs.
- Elaborer et piloter les outils de la commande publique.
- Rédiger des synthèses et comptes rendus, des bilans…
- Développer des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, fichiers, statistiques…).
- Exploiter les résultats des contrôles et apporter des améliorations.
- Elaborer et mettre en œuvre des procédures d’organisation et de suivi de gestion administrative.
- Être force de proposition.
- Coordination avec les services métropolitains.
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, esprit d’équipe.
- Capacité à encadrer.
- Réactivité, sens de l’analyse des besoins.
- Sens du dialogue et de l’écoute.
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
- Sens des relations humaines et du travail en équipe.
- Autonomie et sens de l’initiative.
- Discrétion et sens de l’initiative.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.