Chargé(e) d'accueil et de gestion adminsitrative
Offre n° O083250122000776
Publiée le 22/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Bormes les Mimosas est une ville audacieuse, innovante et reconnue pour ses capacités d'excellence dans de nombreux domaines. Saluée comme étant l'un des plus beaux village fleuris de France, label 4 fleurs acquis et renouvelé depuis 1970, Bormes les Mimosas s'étend du littoral méditerranéen au massif des Maures sur près de 97.32 km2, jouissant ainsi d'une situation géographique privilégiée.
Dotée d'un patrimoine historique, bâti et naturel exceptionnel, la ville de Bormes les Mimosas compte 8341 habitants, station de tourisme depuis 1913 bénéficiant d'un sur classement 40 000 - 80 000 habitants, elle se distingue aussi par son dynamisme et sa modernité dans de nombreux domaines : culture, évènementiel, infrastructures, gestion de crises, services connectés.
Forte d'une équipe de plus de 200 agents exerçant leurs compétences dans de nombreux métiers et soutenus par une politique RH ambitieuse et bienveillante, pouvant offrir des perspectives d'évolutions professionnelles, la collectivité se veut soucieuse d'offrir un service public de qualité à ses administrés et s'inscrit dans une démarche de recrutement moderne et porteuse de valeurs.
Dotée d'un patrimoine historique, bâti et naturel exceptionnel, la ville de Bormes les Mimosas compte 8341 habitants, station de tourisme depuis 1913 bénéficiant d'un sur classement 40 000 - 80 000 habitants, elle se distingue aussi par son dynamisme et sa modernité dans de nombreux domaines : culture, évènementiel, infrastructures, gestion de crises, services connectés.
Forte d'une équipe de plus de 200 agents exerçant leurs compétences dans de nombreux métiers et soutenus par une politique RH ambitieuse et bienveillante, pouvant offrir des perspectives d'évolutions professionnelles, la collectivité se veut soucieuse d'offrir un service public de qualité à ses administrés et s'inscrit dans une démarche de recrutement moderne et porteuse de valeurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place saint françois, Bormes-les-Mimosas (Var)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
23/03/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
entre 22 200 et 23 000 brut annuel
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite des informations nécessaires au fonctionnement du service Education Jeunesse- Assure le suivi et la gestion des dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
Accueille le public et répond aux demandes des administrés
Accueille le public et répond aux demandes des administrés
Missions / conditions d'exercice
Prendre des notes et mettre sous forme tout type de courrier. Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques. Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers ( CONCERTO) - Enregistrer et saisir des données informatiques ou papiers ( inscriptions, dossiers enfants etc...) Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages - Rechercher et diffuser des informations- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Assurer le suivi, la gestion et la vérification des dossiers d'inscriptions
Etablir le pointage du périscolaire en fin de mois en vue de la facturation
Piloter et suivre un dossier administratif complet (Odel Var)
Créer des supports de communication et d'information
Classer les bons de commandes et les factures
Editer et transmettre aux équipes de terrains, les listes des enfants inscrits au périscolaire et/ou l'accueil de loisirs quotidiennement
Editer les statistiques pour les dossiers de subventions de la CAF
Mettre à jour les listings très régulièrement.
Vérifier la validité des pièces justificatives des dossiers d'inscription et la complétude de ces derniers.
Mettre à jour les données dans le logiciel métier Concerto
Relancer les familles pour toutes pièces ou informations manquantes dans le dossier des enfants
Créer les listes en fonction de l'évolution des besoins du logiciel
Trier et classer et archiver les documents
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages - Rechercher et diffuser des informations- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Assurer le suivi, la gestion et la vérification des dossiers d'inscriptions
Etablir le pointage du périscolaire en fin de mois en vue de la facturation
Piloter et suivre un dossier administratif complet (Odel Var)
Créer des supports de communication et d'information
Classer les bons de commandes et les factures
Editer et transmettre aux équipes de terrains, les listes des enfants inscrits au périscolaire et/ou l'accueil de loisirs quotidiennement
Editer les statistiques pour les dossiers de subventions de la CAF
Mettre à jour les listings très régulièrement.
Vérifier la validité des pièces justificatives des dossiers d'inscription et la complétude de ces derniers.
Mettre à jour les données dans le logiciel métier Concerto
Relancer les familles pour toutes pièces ou informations manquantes dans le dossier des enfants
Créer les listes en fonction de l'évolution des besoins du logiciel
Trier et classer et archiver les documents
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Profils recherchés
Techniques d'accueil
Compétences rédactionnelles, technique de communication
Sens aigue de l'organisation
Forte capacité d'adaptation et réactivité sont indispensables.
Patience, capacité d'écoute, neutralité.
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales
Discrétion professionnelle et respect des règles de déontologie.
Maitrise de l'outil informatique et bureautique ( Office)
Une connaissance du logiciel CONCERTO serait un plus.
Travail en équipe, sens du service public.
Compétences rédactionnelles, technique de communication
Sens aigue de l'organisation
Forte capacité d'adaptation et réactivité sont indispensables.
Patience, capacité d'écoute, neutralité.
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales
Discrétion professionnelle et respect des règles de déontologie.
Maitrise de l'outil informatique et bureautique ( Office)
Une connaissance du logiciel CONCERTO serait un plus.
Travail en équipe, sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494053456
Informations complémentaires
Réception des candidatures, entretien avec un jury
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.