ASSISTANT (H/F) DE GESTION ADMINISTRATIVE AUX GUICHETS
Offre n° O083250121000494
Publiée le 21/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - Impasse de la Farinette BP 152, La Valette-du-Var (Var)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle des services à la population et affecté au service Guichets sous la responsabilité directe du responsable de service au sein d'une équipe de4 agents, vous traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, vous assurez le suivi et l'instruction des dossiers selon l’organisation et ses compétences.
Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail du service et vous
constituez les dossiers des formalités administratives, assurez l’accueil physique et téléphonique du public.
Vous vous déplacerez directement en EHPAD ou au domicile de l’usager dans l’incapacité de se présenter en mairie pour réaliser ses démarches administratives.
Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail du service et vous
constituez les dossiers des formalités administratives, assurez l’accueil physique et téléphonique du public.
Vous vous déplacerez directement en EHPAD ou au domicile de l’usager dans l’incapacité de se présenter en mairie pour réaliser ses démarches administratives.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES GENERALES DU POSTE
A décliner sur les domaines suivants : recueil de demande et délivrance des titres d’identité, certification d’identité numérique, légalisation de signature, recensement citoyen
ACTIVITE : traitement de dossiers et saisie de documents
Savoir-faire
• Gérer et actualiser une base d'informations commune à l’équipe
• Rechercher des informations, notamment réglementaires (règles en matière d’état civil, procédures de la
Préfecture…)
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ainsi que les dispositifs de recueil des titres sécurisés de l’ANTS
(en mairie comme le DR mobile en déplacement) Chaque agent possède une carte ANTS nominative d’authentification
et de signature.
• Recevoir, filtrer, réorienter et rédiger les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Rédiger des documents administratifs
ACTIVITE : accueil téléphonique et physique du public
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers sur les procédures
ACTIVITE : gestion de l’information, classement des documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers
• Identifier les sources de documentation
ACTIVITE : planification et suivi
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner les documents de suivi des activités du service
• Utiliser le logiciel de prise de rendez-vous SYNBIRD
• Suivi des demandes de recueil complémentaires via les dispositifs de recueil
ACTIVITE : polyvalence avec l’accueil
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE
ACTIVITE : préparation des archives du service en vue de leur destruction ou de leur versement auprès de l’archiviste
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Préparer les bordereaux de versement ou de destruction en lien avec le service archives
A décliner sur les domaines suivants : recueil de demande et délivrance des titres d’identité, certification d’identité numérique, légalisation de signature, recensement citoyen
ACTIVITE : traitement de dossiers et saisie de documents
Savoir-faire
• Gérer et actualiser une base d'informations commune à l’équipe
• Rechercher des informations, notamment réglementaires (règles en matière d’état civil, procédures de la
Préfecture…)
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ainsi que les dispositifs de recueil des titres sécurisés de l’ANTS
(en mairie comme le DR mobile en déplacement) Chaque agent possède une carte ANTS nominative d’authentification
et de signature.
• Recevoir, filtrer, réorienter et rédiger les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Rédiger des documents administratifs
ACTIVITE : accueil téléphonique et physique du public
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers sur les procédures
ACTIVITE : gestion de l’information, classement des documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers
• Identifier les sources de documentation
ACTIVITE : planification et suivi
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner les documents de suivi des activités du service
• Utiliser le logiciel de prise de rendez-vous SYNBIRD
• Suivi des demandes de recueil complémentaires via les dispositifs de recueil
ACTIVITE : polyvalence avec l’accueil
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE
ACTIVITE : préparation des archives du service en vue de leur destruction ou de leur versement auprès de l’archiviste
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Préparer les bordereaux de versement ou de destruction en lien avec le service archives
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES REQUISES
• Communication orale et écrite
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de l’accueil du public
• Respect de la hiérarchie administrative
• Courtoisie, politesse
• Ponctualité, assiduité
• Discrétion professionnelle
• Respect de la confidentialité
• Neutralité
• Autonomie
• Force de proposition
• Disponibilité
QUALIFICATIONS OBLIGATOIRES
FORMATIONS SPECIFIQUES : logiciel CityRem, Dispositif de recueil des cartes nationales d’identité et passeport
Permis B souhaité
• Communication orale et écrite
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de l’accueil du public
• Respect de la hiérarchie administrative
• Courtoisie, politesse
• Ponctualité, assiduité
• Discrétion professionnelle
• Respect de la confidentialité
• Neutralité
• Autonomie
• Force de proposition
• Disponibilité
QUALIFICATIONS OBLIGATOIRES
FORMATIONS SPECIFIQUES : logiciel CityRem, Dispositif de recueil des cartes nationales d’identité et passeport
Permis B souhaité
Contact et modalités de candidature
Contact
0494619008
Informations complémentaires
recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, réussite à concours, contractuel) au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux.
Temps de travail : 38 heures semaine avec 18 jours de RTT, Travail en bureau et extérieur, Horaires irréguliers (semaine,
week-end et jours fériés avec amplitude variable en fonction des obligations du service), Rythme de travail souple, grande
disponibilité.
Rémunération : traitement de base indiciaire + RIFSEEP + Titres Restaurant + participation à la mutuelle et à la prévoyance+ complément de rémunération, CNAS etc.
Veuillez adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV + diplômes) ainsi que le dernier entretien professionnel à
l'attention de M. LE MAIRE de LA VALETTE DU VAR
Temps de travail : 38 heures semaine avec 18 jours de RTT, Travail en bureau et extérieur, Horaires irréguliers (semaine,
week-end et jours fériés avec amplitude variable en fonction des obligations du service), Rythme de travail souple, grande
disponibilité.
Rémunération : traitement de base indiciaire + RIFSEEP + Titres Restaurant + participation à la mutuelle et à la prévoyance+ complément de rémunération, CNAS etc.
Veuillez adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV + diplômes) ainsi que le dernier entretien professionnel à
l'attention de M. LE MAIRE de LA VALETTE DU VAR
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.