Assistante administrative h/f
Offre n° O083241112000613
Publiée le 15/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place benjamin gaillard - cs 50150, Cavalaire-sur-Mer (Var)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du service Communication, les missions sont :
Mission 1 : Gestion budgétaire du service communication.
Mission 2 : Gestion et coordination des plannings du service, en relation avec les différents interlocuteurs.
Mission 3 : Suivi et diffusion de messages sur supports de communication et prestataires. Réalisation de document de présentation.
Mission 4 : Suivi administratif des bases de données et supports de communication.
Mission 1 : Gestion budgétaire du service communication.
Mission 2 : Gestion et coordination des plannings du service, en relation avec les différents interlocuteurs.
Mission 3 : Suivi et diffusion de messages sur supports de communication et prestataires. Réalisation de document de présentation.
Mission 4 : Suivi administratif des bases de données et supports de communication.
Missions / conditions d'exercice
Activités de la mission 1 :
Prises de contact, demandes devis, suivi administratif et comptable des prestataires. Suivi d'exécution des marchés, Participation à l'élaboration et suivi du budget communication. Régie publicitaire, relation clients.
Activités de la mission 2 :
Suivi interne des demandes en communication via le logiciel interne. Suivi du programme événementiel , en relation avec les services et les associations. Gestion des planning des supports de communication (réseau Decaux + banderoles ), du planning des expositions mairie.
Activités de la mission 3 :
Rédaction des attestations de publication et diffusion des actes administratifs. Rédaction et/ou diffusion de messages pour panneau lumineux et sonoville. Présentations power point. Lettrage,
Activités de la mission 4 :
Suivi Revue de presse, vérification et archivage des insertions presse. Suivi des abonnements. Suivi des archives des outils du service com. Organisation et gestion de la photothèque.
Prises de contact, demandes devis, suivi administratif et comptable des prestataires. Suivi d'exécution des marchés, Participation à l'élaboration et suivi du budget communication. Régie publicitaire, relation clients.
Activités de la mission 2 :
Suivi interne des demandes en communication via le logiciel interne. Suivi du programme événementiel , en relation avec les services et les associations. Gestion des planning des supports de communication (réseau Decaux + banderoles ), du planning des expositions mairie.
Activités de la mission 3 :
Rédaction des attestations de publication et diffusion des actes administratifs. Rédaction et/ou diffusion de messages pour panneau lumineux et sonoville. Présentations power point. Lettrage,
Activités de la mission 4 :
Suivi Revue de presse, vérification et archivage des insertions presse. Suivi des abonnements. Suivi des archives des outils du service com. Organisation et gestion de la photothèque.
Profils recherchés
Savoir faire :
. Savoir établir des bons de commande et vérifier les factures.
. Suivre les paiements, les budgets, et les dépenses.
. Gérer des petites opérations comptables ou budgétaires (suivi des budgets, paiements).
. Maîtriser les logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice).
. Gérer des tableurs (Excel, Google Sheets) pour le suivi de budgets, la réalisation de tableaux de bord, etc.
. Utiliser des logiciels de présentation (PowerPoint) pour des réunions ou des présentations.
. Gérer des bases de données et des logiciels spécifiques de gestion administrative.
. Savoir organiser, classer, et archiver des documents.
. Rédiger et mettre en forme des courriers, notes de service, rapports, comptes rendus, etc.
. Gérer des plannings et des agendas.
. Prendre en charge les appels téléphoniques, les emails, et l'accueil des visiteurs.
. Savoir analyser des situations pour apporter des solutions pratiques.
. Résoudre des problèmes administratifs quotidiens.
Savoir :
. Fonctionnement et services de la collectivité.
. Connaissance des réglementations et procédures internes (dans les secteurs public).
. Connaissance des procédures administratives et budgétaires.
. Techniques de recueil d'informations.
. Mode de fonctionnement des médias, de relation aux annonceurs.
Savoir être :
. Curieux
. Avenant
. Réactif
. Collaborer avec d’autres services ou collègues
. Disponibilité, sens de l'écoute
. Travailler sous la supervision d’un manager tout en faisant preuve d’autonomie
. Esprit de synthèse
. Savoir établir des bons de commande et vérifier les factures.
. Suivre les paiements, les budgets, et les dépenses.
. Gérer des petites opérations comptables ou budgétaires (suivi des budgets, paiements).
. Maîtriser les logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice).
. Gérer des tableurs (Excel, Google Sheets) pour le suivi de budgets, la réalisation de tableaux de bord, etc.
. Utiliser des logiciels de présentation (PowerPoint) pour des réunions ou des présentations.
. Gérer des bases de données et des logiciels spécifiques de gestion administrative.
. Savoir organiser, classer, et archiver des documents.
. Rédiger et mettre en forme des courriers, notes de service, rapports, comptes rendus, etc.
. Gérer des plannings et des agendas.
. Prendre en charge les appels téléphoniques, les emails, et l'accueil des visiteurs.
. Savoir analyser des situations pour apporter des solutions pratiques.
. Résoudre des problèmes administratifs quotidiens.
Savoir :
. Fonctionnement et services de la collectivité.
. Connaissance des réglementations et procédures internes (dans les secteurs public).
. Connaissance des procédures administratives et budgétaires.
. Techniques de recueil d'informations.
. Mode de fonctionnement des médias, de relation aux annonceurs.
Savoir être :
. Curieux
. Avenant
. Réactif
. Collaborer avec d’autres services ou collègues
. Disponibilité, sens de l'écoute
. Travailler sous la supervision d’un manager tout en faisant preuve d’autonomie
. Esprit de synthèse
Contact et modalités de candidature
Contact
0494004800
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à Monsieur le Maire - Hôtel de ville - 109 avenue Gabriel Péri - CS 50150 - 83240 CAVALAIRE SUR MER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.