ANTTL536 - ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O083240912000344
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
28/10/2024
Date limite de candidature
25/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Gérer l’accueil téléphonique et l’accueil du public de la Direction.
- Assurer la gestion des doléances de proximité et la gestion administrative quotidienne.
- Assurer la gestion des doléances de proximité et la gestion administrative quotidienne.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique (75%) :
- Gérer les appels (réception et suivi),
- Réception du public.
Assurer la gestion administrative du service (10%) :
- Saisir les dépannages sur logiciel « Saga »,
- Traiter les avis d’échafaudage,
- Participer aux réunions,
- Assister les supérieurs hiérarchiques sur différents dossiers,
- Rédiger des comptes-rendus,
- Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs, comptables et techniques.
Assistance marchés (10%) :
- Aide à la rédaction des marchés,
- Aide à l’élaboration des pièces technico-administratives,
- Suivi des marchés (dates renouvellement, révision, …),
- Suivi dossiers chantiers.
Suivi RH des agents (5 %) :
- Tenir à jour les dossiers des employés, y compris les données personnelles, les évaluations, les formations suivies, etc,
- Suivre les absences, les congés et les horaires de travail,
- Assurer le respect de la législation sociale et des conventions.
- Gérer les appels (réception et suivi),
- Réception du public.
Assurer la gestion administrative du service (10%) :
- Saisir les dépannages sur logiciel « Saga »,
- Traiter les avis d’échafaudage,
- Participer aux réunions,
- Assister les supérieurs hiérarchiques sur différents dossiers,
- Rédiger des comptes-rendus,
- Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs, comptables et techniques.
Assistance marchés (10%) :
- Aide à la rédaction des marchés,
- Aide à l’élaboration des pièces technico-administratives,
- Suivi des marchés (dates renouvellement, révision, …),
- Suivi dossiers chantiers.
Suivi RH des agents (5 %) :
- Tenir à jour les dossiers des employés, y compris les données personnelles, les évaluations, les formations suivies, etc,
- Suivre les absences, les congés et les horaires de travail,
- Assurer le respect de la législation sociale et des conventions.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Bonne élocution et connaissances sur l’accueil téléphonique,
- Techniques rédactionnelles de rapports et de comptes-rendus de réunions,
- Maîtrise des outils bureautique et applications informatiques du domaine d’activité,
- Connaître les circuits et les procédures administratives.
Les « savoir-faire » :
- Rédiger les correspondances avec maitrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe,
- Maitriser toutes les techniques en matière de secrétariat.
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.
- Recevoir et orienter le public.
Les « savoir-être » :
- Qualités d’accueil, d’écoute et de patience développées avec les interlocuteurs,
- Discrétion et réserve,
- Politesse et courtoisie,
- Rigoureux et organisé,
- Méthode et organisation,
- Réactivité et rapidité d’exécution,
- Capacité relationnelle du travail en équipe.
- Bonne élocution et connaissances sur l’accueil téléphonique,
- Techniques rédactionnelles de rapports et de comptes-rendus de réunions,
- Maîtrise des outils bureautique et applications informatiques du domaine d’activité,
- Connaître les circuits et les procédures administratives.
Les « savoir-faire » :
- Rédiger les correspondances avec maitrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe,
- Maitriser toutes les techniques en matière de secrétariat.
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.
- Recevoir et orienter le public.
Les « savoir-être » :
- Qualités d’accueil, d’écoute et de patience développées avec les interlocuteurs,
- Discrétion et réserve,
- Politesse et courtoisie,
- Rigoureux et organisé,
- Méthode et organisation,
- Réactivité et rapidité d’exécution,
- Capacité relationnelle du travail en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.