ANTTL515 - ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O083240912000267
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
28/10/2024
Date limite de candidature
25/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l’accueil physique et téléphonique (75%) :
- Réceptionner, filtrer, et orienter les appels téléphoniques et les courriels,
- Accueillir, orienter et renseigner les personnes.
Assurer les différentes tâches administratives (25%) :
- Enregistrement, saisie, suivi et traitement des correspondances du service Proximité de l’Antenne de Toulon/Le Revest,
- Assurer le suivi des doléances et les retours d’information,
- Gestion et suivi de l’archivage,
- Organiser l’agenda et le suivi de la boite mails du chef de service,
- Elaborer les documents pour les AG des CIL.
- Réceptionner, filtrer, et orienter les appels téléphoniques et les courriels,
- Accueillir, orienter et renseigner les personnes.
Assurer les différentes tâches administratives (25%) :
- Enregistrement, saisie, suivi et traitement des correspondances du service Proximité de l’Antenne de Toulon/Le Revest,
- Assurer le suivi des doléances et les retours d’information,
- Gestion et suivi de l’archivage,
- Organiser l’agenda et le suivi de la boite mails du chef de service,
- Elaborer les documents pour les AG des CIL.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction des Espaces verts :
- Recevoir et orienter le public,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.
Assurer la gestion administrative des courriers du service proximité de l’Antenne de Toulon / Le Revest :
- Réceptionner les correspondances du service Proximité dans outlook, courriers, téléphone, AIR COURRIER,
- Enregistrer les correspondances et suivre, réaffecter,
- Hiérarchiser les interventions pour les chargés de proximité par secteur ou transmettre aux directions opérationnelles pour traitement,
- Emettre les courriers de suivi (accusé de réception, réponses Elus, Syndic, Cabinet du Maire, CIL),
- Assurer le suivi des courriers et des demandes par l’outil informatique,
- Collecter les éléments de réponses auprès des chargés de secteur,
- Assurer le suivi des doléances et les retours d’information.
Réaliser des diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Préparer les courriers,
- Diffuser les courriers aux bons destinataires,
- Participer à la conception des dossiers destinés aux AG CIL,
- Recenser les demandes traitées à des fins de statistiques,
- Organiser l’agenda et le suivi de la boite mail du chef de service.
- Recevoir et orienter le public,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.
Assurer la gestion administrative des courriers du service proximité de l’Antenne de Toulon / Le Revest :
- Réceptionner les correspondances du service Proximité dans outlook, courriers, téléphone, AIR COURRIER,
- Enregistrer les correspondances et suivre, réaffecter,
- Hiérarchiser les interventions pour les chargés de proximité par secteur ou transmettre aux directions opérationnelles pour traitement,
- Emettre les courriers de suivi (accusé de réception, réponses Elus, Syndic, Cabinet du Maire, CIL),
- Assurer le suivi des courriers et des demandes par l’outil informatique,
- Collecter les éléments de réponses auprès des chargés de secteur,
- Assurer le suivi des doléances et les retours d’information.
Réaliser des diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Préparer les courriers,
- Diffuser les courriers aux bons destinataires,
- Participer à la conception des dossiers destinés aux AG CIL,
- Recenser les demandes traitées à des fins de statistiques,
- Organiser l’agenda et le suivi de la boite mail du chef de service.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- L’agent réalise ses missions en totale autonomie et est capable de transférer ses compétences à autrui,
- Toutes les connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique,
- Connaissance de l’Administration et de l’Antenne de Toulon / Le Revest.
Les « savoir-faire » :
- Maîtriser toutes les techniques en matière de Secrétariat,
- Maîtriser toutes les techniques en matière de bureautique, d’Internet et du Bureau Numérique et d’outils numériques métiers,
- Prendre des initiatives,
- Rédiger les correspondances avec maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe,
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage des documents administratifs et techniques,
- Maîtriser les techniques de transmission des documents (mail, scan),
- Maîtriser le vocabulaire professionnel des services de l’Antenne,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
- Recevoir et orienter le public.
Les « savoir-être » :
- Capacité relationnelle du travail en équipe,
- Rigueur et méthodes,
- Disponibilité et ponctualité,
- Discrétion et réserve,
- Esprit d’initiative,
- Bonne culture générale,
- Bonne moralité.
- L’agent réalise ses missions en totale autonomie et est capable de transférer ses compétences à autrui,
- Toutes les connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique,
- Connaissance de l’Administration et de l’Antenne de Toulon / Le Revest.
Les « savoir-faire » :
- Maîtriser toutes les techniques en matière de Secrétariat,
- Maîtriser toutes les techniques en matière de bureautique, d’Internet et du Bureau Numérique et d’outils numériques métiers,
- Prendre des initiatives,
- Rédiger les correspondances avec maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe,
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage des documents administratifs et techniques,
- Maîtriser les techniques de transmission des documents (mail, scan),
- Maîtriser le vocabulaire professionnel des services de l’Antenne,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
- Recevoir et orienter le public.
Les « savoir-être » :
- Capacité relationnelle du travail en équipe,
- Rigueur et méthodes,
- Disponibilité et ponctualité,
- Discrétion et réserve,
- Esprit d’initiative,
- Bonne culture générale,
- Bonne moralité.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.