Au sein du centre technique municipal de la ville, et directement rattaché(e) à la Cellule Administrative et Financière, l'assistant(e) de gestion administrative effectue en autonomie, sous l'encadrement et le contrôle de la responsable de la Cellule, toutes les tâches et les missions administratives découlant du champ des services techniques de la commune

Missions principales du poste :

1) Gestion de l'accueil téléphonique des services techniques : enregistrement, orientation, traitement et suivi des demandes.
2) Gestion de l’interface "Allo Mairie" de la ville : réception des demandes via une application dédiée et traitement des déclarations (communication avec les administrés, orientation, génération de demandes d'interventions aux chefs de service concernés, suivi rigoureux des demandes et clôture des dossiers).
3) Gestion des demandes d’interventions internes à la commune via le logiciel e-Atal : réception des demandes, orientation, et suivi.
4) Gestion des consommables courants :
-des unités fonctionnelles des services techniques Suivi de la dotation périodique de petites fournitures d'usage courant (quincaillerie, petites fournitures de plomberie, de matériels d'arrosage, vêtements de travail...) en adéquation avec les besoins des unités et (définition des besoins auprès des chefs de service / commandes / suivi / gestion du stock ...)
-des besoins en fourniture de papeterie des services techniques.
5) Assistance à la Référente au sein des services techniques des déclarations de sinistre : réception des fiches de sinistre transmises par le service assurance de la ville, communication auprès des chefs de service concernés par la demande, rassemblement des pièces demandées, rédaction du dossier.
6) Gestion administrative des demandes faites auprès de "l’unité logistique" : Recensement des demandes, assistance dans l’élaboration de la planification des interventions des agents rattachés à cette unité en lien avec ces demandes, et aide à l'organisation.

Missions ponctuelles du poste :
1) Rédaction de courrier à la demande de la direction ou des chefs de service.
2) Rédaction de bons de commande
3) Assister la responsable de la cellule dans l’exécution des tâches financières en lien avec les marchés publics dont les services techniques sont gestionnaires : calcul des révisions de prix, relance des titulaires des marchés, restitution des garanties à première demande et rédaction des mains levées des retenues de garantie...
4) Support administratif dans l'élaboration des dossiers récapitulatifs des travaux en régie.

SAVOIR FAIRE :
Compétences opérationnelles à la prise de fonction du poste :
-Excellente capacité rédactionnelle
-Définition des priorités, Organisation et planification
-Maîtrise des postures d’accueil (Gestion des publics, synthèse de la demande, orientation…)
-Maîtrise des outils de bureautique : Microsoft office Word Excel power point / Outlook ...
-Mise en place et suivi de tableaux de bord et échéancier(s)

Compétences optionnelles (formation assurée en interne) :
-Connaissance des logiciels CIRIL finances / NEOCITY / ATAL
-Connaissance des règles budgétaires et comptables des collectivités territoriales
-Connaissance des règles relatives à la commande publique

SAVOIR COMPORTEMENTAL :
Compétences comportementales nécessaires à la prise de fonction du poste :
-Sens exacerbé du service public et du travail d'équipe
-Autonomie et force de proposition
-Rigueur
-Aisance en communication
-Persévérance et pugnacité
-Réactivité et dynamisme
-Esprit de synthèse
-Savoir rendre compte

CONDITION D’EXÉCUTION :
Lieux d’affectation : Centre Technique Municipal (Rue Baron Dominique LARREY)
Poste à temps complet (35h00) sur 5 jours hebdomadaires (pas de RTT)
Rémunération selon indice – RIFSEEP (IFSE et CIA le cas échéant)
Prime de fin d’année au prorata temporis
Poste ouvert aux contractuels et agents titulaires de la catégorie C.
Tickets restaurants ouverts aux titulaires.