DEN20 - GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF MUTUALISÉ (h/f)
Offre n° O083240605001496
Publiée le 26/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
TOULON, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
09/09/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Assurer la gestion de la partie administrative de la Direction en lien direct avec le Directeur (gestion et suivi des courriers, organisation et gestion des réunions…),
- Assurer en lien avec les chefs de service appartenant à la Direction des missions transversales,
- Assurer en lien avec les chefs de service la rédaction des dossiers de demandes de subvention (recherche de financement ou demande d’attribution par les associations), des conventions, des délibérations, décisions…
- Assurer le lien entre services au sein de la Direction, ainsi qu’avec les autres Directions de la DGA DDVT et les partenaires extérieurs.
- Assurer en lien avec les chefs de service appartenant à la Direction des missions transversales,
- Assurer en lien avec les chefs de service la rédaction des dossiers de demandes de subvention (recherche de financement ou demande d’attribution par les associations), des conventions, des délibérations, décisions…
- Assurer le lien entre services au sein de la Direction, ainsi qu’avec les autres Directions de la DGA DDVT et les partenaires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
- Assister le Directeur Gestion des Espaces et des Milieux dans le suivi administratif des dossiers : attribution / diffusion/ délais de réponse des courriers et emails, organiser / participer / rédiger les CR de réunions / assurer le suivi des relevés de conclusion,
- Assister le Directeur Gestion des Espaces et des Milieux dans le suivi comptable des dossiers : extraction des suivis budgétaires à destination des services,
- Accompagner les chefs de service pour la passation de marchés publics : suivre les formations de la DCP pour mise à jour des connaissances de procédures et règles internes, computation des seuils, suivi des fiches traçabilité, fiches OT…
- Coordonner le suivi des demandes de financement : lien avec le service référent, recherches de financement (appels à projets, à partenaires), suivi des délais, transmission des documents / dépôts de dossiers, suivi des notifications, dossier de recouvrement,
- Coordonner les demandes d’attribution de subventions : enregistrement, rédaction de fiches de présentation synthétique pour arbitrage des élus, courriers et suivi attribution, suivi financier,
- Rechercher les appels à projets / partenaires nationaux / régionaux / départementaux, constitution des dossiers en lien avec les chefs de service, dépôt des demandes, suivi des délais et reporting,
- Rédiger les actes administratifs (délibérations, décisions), les conventions en lien avec les chefs de service et référents techniques (recherche de modèles, contexte réglementaire…),
- Mettre à jour les tableaux de bord transversaux et documents de suivis des procédures (marchés publics, courriers, comptes rendus, tableaux de suivi…)
- Assurer le lien avec le service formation au sein de la RH (dossiers stagiaires, demandes de formations, devis, budgets, calendriers, suivi des attestations…),
- Coordonner les relations entre services, directions et partenaires extérieurs : organisation de COPIL, COTECH, réunions annuelles, suivi des opérations en cours, diffusion de l’information…),
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers,
- Participer à l’organisation du serveur informatique mutualisé.
- Assister le Directeur Gestion des Espaces et des Milieux dans le suivi comptable des dossiers : extraction des suivis budgétaires à destination des services,
- Accompagner les chefs de service pour la passation de marchés publics : suivre les formations de la DCP pour mise à jour des connaissances de procédures et règles internes, computation des seuils, suivi des fiches traçabilité, fiches OT…
- Coordonner le suivi des demandes de financement : lien avec le service référent, recherches de financement (appels à projets, à partenaires), suivi des délais, transmission des documents / dépôts de dossiers, suivi des notifications, dossier de recouvrement,
- Coordonner les demandes d’attribution de subventions : enregistrement, rédaction de fiches de présentation synthétique pour arbitrage des élus, courriers et suivi attribution, suivi financier,
- Rechercher les appels à projets / partenaires nationaux / régionaux / départementaux, constitution des dossiers en lien avec les chefs de service, dépôt des demandes, suivi des délais et reporting,
- Rédiger les actes administratifs (délibérations, décisions), les conventions en lien avec les chefs de service et référents techniques (recherche de modèles, contexte réglementaire…),
- Mettre à jour les tableaux de bord transversaux et documents de suivis des procédures (marchés publics, courriers, comptes rendus, tableaux de suivi…)
- Assurer le lien avec le service formation au sein de la RH (dossiers stagiaires, demandes de formations, devis, budgets, calendriers, suivi des attestations…),
- Coordonner les relations entre services, directions et partenaires extérieurs : organisation de COPIL, COTECH, réunions annuelles, suivi des opérations en cours, diffusion de l’information…),
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers,
- Participer à l’organisation du serveur informatique mutualisé.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Bac +2 dans le domaine administratif / juridique / marchés publics
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Compétences dans le domaine budgétaire et la comptabilité publique
- Compétences en commande publique et suivi de prestations intellectuelles,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Rédaction de tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Compétences en organisation et gestion du temps de travail
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu.
Les « savoir-faire » :
- Rédiger les documents pour la commande publique
- Conduire des réunions, suivre un marché,
- Etablir des tableaux de suivi budgétaire,
- Rédiger des dossiers de demandes de subvention,
- Établir une relation de confiance avec l’ensemble des agents de la direction Gestion des espaces et des milieux
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus,
- Rendre compte,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages et les courriers informatiques du Directeur.
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel et de l’importance du travail en équipe, respect de ses interlocuteurs et de soi-même
- Adaptabilité au travail sur différents sites
- Etre à l’écoute des besoins et y apporter une réponse argumentée (positive ou négative)
- Autonomie et sens de l’initiative dans le respect du cadre établi en concertation avec sa hiérarchie
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion
- Rigueur et efficacité
- Force de proposition.
- Bac +2 dans le domaine administratif / juridique / marchés publics
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Compétences dans le domaine budgétaire et la comptabilité publique
- Compétences en commande publique et suivi de prestations intellectuelles,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Rédaction de tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Compétences en organisation et gestion du temps de travail
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu.
Les « savoir-faire » :
- Rédiger les documents pour la commande publique
- Conduire des réunions, suivre un marché,
- Etablir des tableaux de suivi budgétaire,
- Rédiger des dossiers de demandes de subvention,
- Établir une relation de confiance avec l’ensemble des agents de la direction Gestion des espaces et des milieux
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus,
- Rendre compte,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages et les courriers informatiques du Directeur.
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel et de l’importance du travail en équipe, respect de ses interlocuteurs et de soi-même
- Adaptabilité au travail sur différents sites
- Etre à l’écoute des besoins et y apporter une réponse argumentée (positive ou négative)
- Autonomie et sens de l’initiative dans le respect du cadre établi en concertation avec sa hiérarchie
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion
- Rigueur et efficacité
- Force de proposition.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.