Assistant administratif
Offre n° O081240919001433
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 rue du gaz, Carmaux (Tarn)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Suite à une réorganisation du service Administration Générale, sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Administration Générale / Ressources Humaines, l’agent travaillera en binôme avec l’agent d’accueil et en appui aux agents du Pôle.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du service Administration Générale (AG)
-Assurer l’accueil physique du public
-Assurer le standard téléphonique secondaire
-Assurer le traitement et suivi du courrier entrant et sortant
-Gestion de la boite mail générale de la collectivité
-Tâches de secrétariat classique en appui aux services et liées au poste
-Prise en charge de divers dossiers confiés par la responsable AG/RH
-Gestion des dossiers d’aides aux voyages pour les lycéens ou collégiens du territoire
-Organisation d’évènementiels (invitation, traiteur, gestion des stocks…) en lien avec les services
-Pour assurer la continuité du service public (remplacement de collègues du service AG)
Gestion des factures pour le service comptabilité
-Traitement des factures reçues par courrier et sur Chorus
Référent archives de la collectivité
-Organisation du local archives
• Appliquer la règlementation en matière de tri et d’archivage
• Gérer la conservation des documents et l’état du local
• Organiser les relations avec les services de la collectivité
-Traitement et classement
• Organiser et suivre le plan de classement mis en œuvre
• Informer les services, assurer le suivi des archivages et contrôler l’indexation
• Elaborer des tableaux de gestion
• Faire réaliser les opérations de versement et d’élimination règlementaire
• Faire un suivi annuel des archives par service
-Communication des archives
• Appliquer le cadre règlementaire d’accès et de communication des archives
• Assurer le suivi des statistiques de fréquentation
• Instruire les demandes de communication
• Répondre aux besoins de consultation des services
-Tâches administratives diverses en binôme avec l’agent d’accueil – étiquettes d’indexation, tableaux Excel de suivi, tableaux de gestion, gestion des clefs du local….
Accueil physique et téléphonique du CIAS
• Assurer l’accueil du CIAS Carmausin Ségala et de son Centre Social tous les vendredis
• Gérer les tâches administratives liées au poste
Gestion des dossiers culture
-Lien avec les associations culturelles et l’élu en charge de la culture
• Traiter les dossiers de demande de subvention
• Faire le lien avec l’agent en charge des conseils communautaires pour intégrer les demandes de subvention à l’ordre du jour
• Notifier aux associations les réponses en fonction des décisions du conseil
• Gérer les suivis des demandes
• Faire le lien avec le service comptabilité pour le versement des subventions
-Préparation de la commission culture
• Préparer et gérer l’envoi des convocations aux élus membre de la commission culture
• Organiser la tenue de la commission (lieu, préparation dossiers, état d’émargement…..)
• Participer à la commission et prendre des notes
• Rédiger le compte-rendu, à faire valider à l’élu
-Gestion de dispositifs culturels
• Rédiger les conventions et faire le suivi
• Etre l’interlocuteur des partenaires
-Gestion des autres dossiers culturels
Conditions d’exercice :
Travail en bureau et en guichet d’accueil sur plusieurs sites.
Travail occasionnel en soirée lors des commissions cultures.
Tâches pouvant inclure de la manutention pour les missions de référent archives.
-Assurer l’accueil physique du public
-Assurer le standard téléphonique secondaire
-Assurer le traitement et suivi du courrier entrant et sortant
-Gestion de la boite mail générale de la collectivité
-Tâches de secrétariat classique en appui aux services et liées au poste
-Prise en charge de divers dossiers confiés par la responsable AG/RH
-Gestion des dossiers d’aides aux voyages pour les lycéens ou collégiens du territoire
-Organisation d’évènementiels (invitation, traiteur, gestion des stocks…) en lien avec les services
-Pour assurer la continuité du service public (remplacement de collègues du service AG)
Gestion des factures pour le service comptabilité
-Traitement des factures reçues par courrier et sur Chorus
Référent archives de la collectivité
-Organisation du local archives
• Appliquer la règlementation en matière de tri et d’archivage
• Gérer la conservation des documents et l’état du local
• Organiser les relations avec les services de la collectivité
-Traitement et classement
• Organiser et suivre le plan de classement mis en œuvre
• Informer les services, assurer le suivi des archivages et contrôler l’indexation
• Elaborer des tableaux de gestion
• Faire réaliser les opérations de versement et d’élimination règlementaire
• Faire un suivi annuel des archives par service
-Communication des archives
• Appliquer le cadre règlementaire d’accès et de communication des archives
• Assurer le suivi des statistiques de fréquentation
• Instruire les demandes de communication
• Répondre aux besoins de consultation des services
-Tâches administratives diverses en binôme avec l’agent d’accueil – étiquettes d’indexation, tableaux Excel de suivi, tableaux de gestion, gestion des clefs du local….
Accueil physique et téléphonique du CIAS
• Assurer l’accueil du CIAS Carmausin Ségala et de son Centre Social tous les vendredis
• Gérer les tâches administratives liées au poste
Gestion des dossiers culture
-Lien avec les associations culturelles et l’élu en charge de la culture
• Traiter les dossiers de demande de subvention
• Faire le lien avec l’agent en charge des conseils communautaires pour intégrer les demandes de subvention à l’ordre du jour
• Notifier aux associations les réponses en fonction des décisions du conseil
• Gérer les suivis des demandes
• Faire le lien avec le service comptabilité pour le versement des subventions
-Préparation de la commission culture
• Préparer et gérer l’envoi des convocations aux élus membre de la commission culture
• Organiser la tenue de la commission (lieu, préparation dossiers, état d’émargement…..)
• Participer à la commission et prendre des notes
• Rédiger le compte-rendu, à faire valider à l’élu
-Gestion de dispositifs culturels
• Rédiger les conventions et faire le suivi
• Etre l’interlocuteur des partenaires
-Gestion des autres dossiers culturels
Conditions d’exercice :
Travail en bureau et en guichet d’accueil sur plusieurs sites.
Travail occasionnel en soirée lors des commissions cultures.
Tâches pouvant inclure de la manutention pour les missions de référent archives.
Profils recherchés
Maitriser les techniques d’accueil et les règles de communication physique et téléphonique.
Expérience sur un poste similaire.
Connaissances des collectivités territoriales appréciées.
Connaissance de la règlementation en matière d’archivage serait un plus.
Bonne connaissance des outils informatiques de base et des techniques de secrétariat.
Bonnes qualités relationnelles.
Titulaire d’un BAC + 2 (BTS secrétariat / BTS SAM ou équivalent)
Expérience sur un poste similaire.
Connaissances des collectivités territoriales appréciées.
Connaissance de la règlementation en matière d’archivage serait un plus.
Bonne connaissance des outils informatiques de base et des techniques de secrétariat.
Bonnes qualités relationnelles.
Titulaire d’un BAC + 2 (BTS secrétariat / BTS SAM ou équivalent)
Contact et modalités de candidature
Contact
0563802059
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettres de motivations) sont à transmettre avant le 19 octobre 2024, à l’attention de Monsieur Le Président Didier SOMEN, à l’adresse suivante :
Communauté de Communes Carmausin-Ségala,
Service des Ressources Humaines,
2 rue du gaz, 81400 Carmaux
Ou bien par mail à l’adresse suivante : recrutement@3c-s.fr
Communauté de Communes Carmausin-Ségala,
Service des Ressources Humaines,
2 rue du gaz, 81400 Carmaux
Ou bien par mail à l’adresse suivante : recrutement@3c-s.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.