Agent d'accueil et d'instruction (F/H)
Offre n° O081240821000874
Publiée le 21/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
16/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
L’agent d’accueil et d’instruction (F/H) assure les missions d'accueil, de renseignements et d'orientation des usagers dans le respect des procédures établies et participe à l’image de la collectivité. Il/Elle traite les demandes de titres d’identité et d’attestation d’accueil.
Dans le cadre du projet d’amélioration de l’accueil des usagers, il/elle est chargé·e d’effectuer rapidement des prestations identifiées au sein de la direction.
En alternance, il/elle traite les appels téléphoniques.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Sous l’autorité directe du chef de service de l’accueil général / titre d’identité.
Catégorie statutaire
• Poste de catégorie : C
• Filière : Administrative
• NBI poste éligible à la NBI – fonction d’accueil à titre principal
• Temps complet
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste
• Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
• Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
• Travail par roulement le samedi et le dimanche lors de manifestation ou réception (journée du patrimoine par exemple)
• Travail le dimanche lors des scrutins électoraux
• Amplitude horaire du service état civil : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
• Amplitude horaire de l’accueil de la mairie
- De 8h00 à 19 h00, et après 19h00 pendant les réunions du Conseil municipal, du Conseil communautaire et les réceptions
- De 9h à 12h00 les samedi matin
• L’agent est amené à intervenir sur ces types d’accueils en roulement avec d’autres agents du service ou en remplacement
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
L’agent d’accueil et d’instruction (F/H) assure les missions d'accueil, de renseignements et d'orientation des usagers dans le respect des procédures établies et participe à l’image de la collectivité. Il/Elle traite les demandes de titres d’identité et d’attestation d’accueil.
Dans le cadre du projet d’amélioration de l’accueil des usagers, il/elle est chargé·e d’effectuer rapidement des prestations identifiées au sein de la direction.
En alternance, il/elle traite les appels téléphoniques.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Sous l’autorité directe du chef de service de l’accueil général / titre d’identité.
Catégorie statutaire
• Poste de catégorie : C
• Filière : Administrative
• NBI poste éligible à la NBI – fonction d’accueil à titre principal
• Temps complet
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste
• Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
• Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
• Travail par roulement le samedi et le dimanche lors de manifestation ou réception (journée du patrimoine par exemple)
• Travail le dimanche lors des scrutins électoraux
• Amplitude horaire du service état civil : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
• Amplitude horaire de l’accueil de la mairie
- De 8h00 à 19 h00, et après 19h00 pendant les réunions du Conseil municipal, du Conseil communautaire et les réceptions
- De 9h à 12h00 les samedi matin
• L’agent est amené à intervenir sur ces types d’accueils en roulement avec d’autres agents du service ou en remplacement
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Activités et tâches principales du poste
• Assurer l’accueil physique des administrés et de tout type de public
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Accueillir et informer les usagers vers les services territoriaux ou organismes compétents
• Prendre en charge directement au niveau de l’accueil général, l’ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées au sein de la direction constituant le socle commun de compétence (délivrance de formulaire, prise de rendez-vous, réservation salles de réunion et véhicules)
• En alternance, assurer la tenue du standard général
• Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
• Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité
• Traiter les demandes de titres d’identité, d’attestation d’accueil et les délivrer
Activités spécifiques
• Veiller au bon fonctionnement de l’espace accueil
• Assurer le suivi des réclamations
• Assurer la gestion de l'affichage non réglementaire des différents services
• Réceptionner les demandes d’affichages des tiers
• Approvisionner l’accueil en fiches informatives et documents d’information
• S'assurer de l'accessibilité du hall d'entrée rue des Pénitents (enlèvement palettes, etc..)
• Échanger avec les différents services au sujet des démarches proposées et événements organisés afin d’informer au mieux les usagers
• En lien avec la Direction des Bâtiments, gérer les clés des locaux de l’hôtel de ville
• Mettre à jour des tableaux d’indicateurs d’activité et de qualité du service
Missions transversales
• Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages…)
Activités et tâches principales du poste
• Assurer l’accueil physique des administrés et de tout type de public
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Accueillir et informer les usagers vers les services territoriaux ou organismes compétents
• Prendre en charge directement au niveau de l’accueil général, l’ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées au sein de la direction constituant le socle commun de compétence (délivrance de formulaire, prise de rendez-vous, réservation salles de réunion et véhicules)
• En alternance, assurer la tenue du standard général
• Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
• Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité
• Traiter les demandes de titres d’identité, d’attestation d’accueil et les délivrer
Activités spécifiques
• Veiller au bon fonctionnement de l’espace accueil
• Assurer le suivi des réclamations
• Assurer la gestion de l'affichage non réglementaire des différents services
• Réceptionner les demandes d’affichages des tiers
• Approvisionner l’accueil en fiches informatives et documents d’information
• S'assurer de l'accessibilité du hall d'entrée rue des Pénitents (enlèvement palettes, etc..)
• Échanger avec les différents services au sujet des démarches proposées et événements organisés afin d’informer au mieux les usagers
• En lien avec la Direction des Bâtiments, gérer les clés des locaux de l’hôtel de ville
• Mettre à jour des tableaux d’indicateurs d’activité et de qualité du service
Missions transversales
• Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages…)
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
• Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titres d'identité
• Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire
• Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
• Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
• Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
• Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Application ANTS, CapDémat, Elire, Mélodie Opus, Open Elec, Open Résultats, Maestro Opus)
• Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
• Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir-être
• Sens affirmé du service public
• Goût du contact avec le public
• Excellente présentation
• Sens du travail en équipe
• Discrétion professionnelle
• Rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
• Polyvalence et flexibilité
• Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d’initiative
Savoirs
• Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titres d'identité
• Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire
• Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
• Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
• Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
• Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Application ANTS, CapDémat, Elire, Mélodie Opus, Open Elec, Open Résultats, Maestro Opus)
• Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
• Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir-être
• Sens affirmé du service public
• Goût du contact avec le public
• Excellente présentation
• Sens du travail en équipe
• Discrétion professionnelle
• Rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
• Polyvalence et flexibilité
• Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d’initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre d’accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville – 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s’adresser à :
Monsieur Pascal PROSDOCIMI, Chef de service de l’accueil général / titre d’identité, Tél. : 05 63 49 11 58
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville – 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s’adresser à :
Monsieur Pascal PROSDOCIMI, Chef de service de l’accueil général / titre d’identité, Tél. : 05 63 49 11 58
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.