Gestionnaire administratif
Offre n° O080250113000923
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 rue Emile Zola, Albert (Somme)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
12/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Poste rattaché à la Direction du Pôle Culture – Jeunesse qui implique une capacité à travailler en équipe et une polyvalence au sein du pôle culture-jeunesse.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative du pôle et gestion des régies
- Gérer la régie de recettes des Zèbres en tant que régisseuse principale titulaire
- Gérer la régie d’avances « jeunesse » en tant que régisseuse principale titulaire
- Assurer le paiement des dépenses liées au fonctionnement de la régie et procéder à l’encaissement des recettes réglées par les usagers en lien avec les régisseurs suppléants et les mandataires
- Contrôler les éléments comptables nécessaires au suivi des activités des régies et des sous-régies
- Organiser et veiller au bon fonctionnement des régies par l’équipe des mandataires et des sous-régisseurs
- Gérer les commandes de fournitures de bureau
- Assurer des travaux de secrétariat et le suivi administratif pour l’ensemble du pôle : rédaction, gestion du courrier, suivi des instances, en lien avec la directrice de Pôle et la directrice de l’école de musique.
- Assurer la diffusion de la communication sur site, à l’extérieur (affichage) et sur tout type de support numérique (sites, réseaux sociaux…) pour l’école de musique et la saison culturelle.
Missions propres à l’école de musique :
- Gérer les locations du parc instrumental avec les enseignants
- Gérer les informations, l’accueil et apporter un soutien administratif aux enseignants
- Classer et archiver les documents administratifs et musicaux
- Gérer les réinscriptions et inscriptions avec la direction de l’école de musique
- Saisir des informations dans le logiciel « imuse »
- Préparer et gérer administrativement les examens et concerts (programme, SACEM)
2. Gestion d'accueil de l’école de musique
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers
- Renseigner les publics sur l’offre de services de l’école de musique
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
Missions propres à l’école de musique :
- Aider à l’installation et au rangement des salles, accueillir et gérer le public lors des concerts
Missions ponctuelles :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers à l’échelle du Zèbre d’Albert
- Renseigner les publics sur l’offre de services générale du Zèbre
- Gérer les entrées et les sorties (intervenants et livraisons), faire appliquer et suivre les diverses consignes de sécurité de l'établissement
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
- Apporter des renseignements de premier niveau aux usagers sur l’ensemble des services de la Communauté de Communes et renvoyer vers le bon interlocuteur
- Aider à l’installation et à l’organisation de temps forts de Pôle
- Gérer la location de minibus rouge (relation avec les associations et état des lieux)
Réaliser toutes tâches liées au bon fonctionnement du service
- Gérer la régie de recettes des Zèbres en tant que régisseuse principale titulaire
- Gérer la régie d’avances « jeunesse » en tant que régisseuse principale titulaire
- Assurer le paiement des dépenses liées au fonctionnement de la régie et procéder à l’encaissement des recettes réglées par les usagers en lien avec les régisseurs suppléants et les mandataires
- Contrôler les éléments comptables nécessaires au suivi des activités des régies et des sous-régies
- Organiser et veiller au bon fonctionnement des régies par l’équipe des mandataires et des sous-régisseurs
- Gérer les commandes de fournitures de bureau
- Assurer des travaux de secrétariat et le suivi administratif pour l’ensemble du pôle : rédaction, gestion du courrier, suivi des instances, en lien avec la directrice de Pôle et la directrice de l’école de musique.
- Assurer la diffusion de la communication sur site, à l’extérieur (affichage) et sur tout type de support numérique (sites, réseaux sociaux…) pour l’école de musique et la saison culturelle.
Missions propres à l’école de musique :
- Gérer les locations du parc instrumental avec les enseignants
- Gérer les informations, l’accueil et apporter un soutien administratif aux enseignants
- Classer et archiver les documents administratifs et musicaux
- Gérer les réinscriptions et inscriptions avec la direction de l’école de musique
- Saisir des informations dans le logiciel « imuse »
- Préparer et gérer administrativement les examens et concerts (programme, SACEM)
2. Gestion d'accueil de l’école de musique
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers
- Renseigner les publics sur l’offre de services de l’école de musique
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
Missions propres à l’école de musique :
- Aider à l’installation et au rangement des salles, accueillir et gérer le public lors des concerts
Missions ponctuelles :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers à l’échelle du Zèbre d’Albert
- Renseigner les publics sur l’offre de services générale du Zèbre
- Gérer les entrées et les sorties (intervenants et livraisons), faire appliquer et suivre les diverses consignes de sécurité de l'établissement
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
- Apporter des renseignements de premier niveau aux usagers sur l’ensemble des services de la Communauté de Communes et renvoyer vers le bon interlocuteur
- Aider à l’installation et à l’organisation de temps forts de Pôle
- Gérer la location de minibus rouge (relation avec les associations et état des lieux)
Réaliser toutes tâches liées au bon fonctionnement du service
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires institutionnels
- Connaissance du milieu culturel et du monde associatif
Savoir-faire / Savoir-être :
- Maîtrise des règles de comptabilité publique liées à la gestion de la caisse et aux régies
- Maîtrise des techniques de communication écrites et orales
- Maîtrise des outils bureautiques et multimédias notamment des logiciels Arpège et Imuse
- Capacité à rendre compte
- Sens de l’organisation et du travail d’équipe
- Travail en transversalité au sein d’une équipe pluridisciplinaire
- Bon sens relationnel et discrétion professionnelle
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Force de propositions
- Travail ponctuel le soir, le week-end en cas de concert ou temps forts
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires institutionnels
- Connaissance du milieu culturel et du monde associatif
Savoir-faire / Savoir-être :
- Maîtrise des règles de comptabilité publique liées à la gestion de la caisse et aux régies
- Maîtrise des techniques de communication écrites et orales
- Maîtrise des outils bureautiques et multimédias notamment des logiciels Arpège et Imuse
- Capacité à rendre compte
- Sens de l’organisation et du travail d’équipe
- Travail en transversalité au sein d’une équipe pluridisciplinaire
- Bon sens relationnel et discrétion professionnelle
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Force de propositions
- Travail ponctuel le soir, le week-end en cas de concert ou temps forts
Contact et modalités de candidature
Contact
0322641030
Informations complémentaires
Vous pouvez transmettre votre candidature composée d'un CV et d'une lettre de motivation par mail: recrutement@paysducoquelicot.com ou par voie postale à la Communauté de communes du pays du Coquelicot - 6 rue Emile Zola - 80300 ALBERT. Tout renseignement complémentaire peut être obtenu auprès de Madame Emmanuelle BISSIEUX - Directrice du Pôle Culture- Jeunesse (06.78.55.74.38)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.