Assistant(e) de direction
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Offre n° O080240709000618
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 boulevard de Guyencourt, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
09/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du directeur de la culture et des patrimoines et en relation avec l’ensemble de l’équipe de la direction, l’assistant(e) de direction assure une mission d’assistance et d’appui de la direction et des chefs de service dans l’organisation et le suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Il ou elle coordonne l’information et assure l’interface au sein de l’équipe de direction et le lien avec les partenaires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège de la direction
• Enregistrer, répartir dans les services et traiter les courriers, assurer le suivi de leur traitement via le logiciel d’enregistrement du courrier et gérer la circulation des parapheurs
• Assurer, en lien avec les services, le suivi des réponses aux demandes, organiser des réunions et gérer l’agenda du directeur
• Créer des outils et tableaux de bord nécessaires à l’évaluation de la politique culturelle départementale et procéder à leur actualisation
• Rédiger des courriers, des notes, des synthèses et des comptes-rendus
• Assurer le suivi des dossiers délégués par le directeur ou son adjoint
• Participer à l’élaboration des rapports présentés en commission permanente ou en session plénière via le logiciel de gestion des délibérations
• Participer, en relation étroite avec le Pôle administratif et financier de la direction, au suivi des dossiers de demande de subvention
• Participer aux activités de la direction
• Assurer le rôle de référent bureautique, véhicule, bâtimentaire, transition écologique
Gestion des partenariats culturels :
• Coordonner et assurer un suivi régulier des partenariats entre la direction et les acteurs culturels
• Organiser des réunions, visites, conférences, commissions spécialisées
• Préparer des dossiers de réunions du directeur
• Participer à des groupes de travail
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège de la direction
• Enregistrer, répartir dans les services et traiter les courriers, assurer le suivi de leur traitement via le logiciel d’enregistrement du courrier et gérer la circulation des parapheurs
• Assurer, en lien avec les services, le suivi des réponses aux demandes, organiser des réunions et gérer l’agenda du directeur
• Créer des outils et tableaux de bord nécessaires à l’évaluation de la politique culturelle départementale et procéder à leur actualisation
• Rédiger des courriers, des notes, des synthèses et des comptes-rendus
• Assurer le suivi des dossiers délégués par le directeur ou son adjoint
• Participer à l’élaboration des rapports présentés en commission permanente ou en session plénière via le logiciel de gestion des délibérations
• Participer, en relation étroite avec le Pôle administratif et financier de la direction, au suivi des dossiers de demande de subvention
• Participer aux activités de la direction
• Assurer le rôle de référent bureautique, véhicule, bâtimentaire, transition écologique
Gestion des partenariats culturels :
• Coordonner et assurer un suivi régulier des partenariats entre la direction et les acteurs culturels
• Organiser des réunions, visites, conférences, commissions spécialisées
• Préparer des dossiers de réunions du directeur
• Participer à des groupes de travail
Profils recherchés
Contraintes du poste :
• Mobilisation sur certains évènements liés à l’activité de la direction
Compétences requises :
• Maitrise des outils bureautiques et du logiciel de gestion des délibérations
Connaissances :
• Connaissance de l’administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance des procédures administratives et budgétaires
• Bonne connaissance et intérêt pour le milieu culturel
• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise de l’outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Capacité d’anticipation et de prévision
• Aptitude à l’organisation et à la coordination
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Aptitude à la réflexion et à la mise en œuvre d’actions ciblées
Comportements professionnels — motivations :
• Loyauté envers son directeur
• Excellent relationnel
• Ecoute, travail en équipe
• Rigueur et méthode
• Réactivité et prise d’initiative
• Disponibilité
• Discrétion
• Dynamisme
• Mobilisation sur certains évènements liés à l’activité de la direction
Compétences requises :
• Maitrise des outils bureautiques et du logiciel de gestion des délibérations
Connaissances :
• Connaissance de l’administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance des procédures administratives et budgétaires
• Bonne connaissance et intérêt pour le milieu culturel
• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise de l’outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Capacité d’anticipation et de prévision
• Aptitude à l’organisation et à la coordination
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Aptitude à la réflexion et à la mise en œuvre d’actions ciblées
Comportements professionnels — motivations :
• Loyauté envers son directeur
• Excellent relationnel
• Ecoute, travail en équipe
• Rigueur et méthode
• Réactivité et prise d’initiative
• Disponibilité
• Discrétion
• Dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.