Secrétaire Assistant
Offre n° O080230701136752
Publiée le 25/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Monsieur le president d'amiens metropole place de hotel de ville bp 2720, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Cheffe de service Communication et Relations Publiques, vous assistez son quotidien et assurez le suivi du fichier protocolaire.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vos missions sont les suivantes :
Assistance de la Cheffe de service :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, filtrez les appels et transmettez les messages
- Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités
- Vous rappelez les informations importantes
- Vous organisez et planifiez les réunions, rédigez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion
Actualisation et exploitation des bases de données relatives au protocole :
- Vous gérez et mettez à jour quotidiennement le fichier protocolaire
- Vous recherchez les informations utiles à l'actualisation (contacts téléphoniques, lecture de presse,
- envoi de courriers, etc.)
- Vous réalisez des extractions afin d'établir des listes d'invités en fonction de la nature des événements
Activités ponctuelles :
- Vous assurez un renfort sur les différents postes du service (réception, évènements)
- Vous aidez à la réalisation des dossiers commémoratifs
- Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers du service
Assistance de la Cheffe de service :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, filtrez les appels et transmettez les messages
- Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités
- Vous rappelez les informations importantes
- Vous organisez et planifiez les réunions, rédigez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion
Actualisation et exploitation des bases de données relatives au protocole :
- Vous gérez et mettez à jour quotidiennement le fichier protocolaire
- Vous recherchez les informations utiles à l'actualisation (contacts téléphoniques, lecture de presse,
- envoi de courriers, etc.)
- Vous réalisez des extractions afin d'établir des listes d'invités en fonction de la nature des événements
Activités ponctuelles :
- Vous assurez un renfort sur les différents postes du service (réception, évènements)
- Vous aidez à la réalisation des dossiers commémoratifs
- Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers du service
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d'un CAP/BEP ou d'un Bac Professionnel Secrétariat.
Vous avez une maîtrise de l'environnement bureautique d'un poste de travail. Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour la tenue de ce poste. Une expérience dans le domaine du secrétariat sera appréciée. La connaissance de base du protocole est un plus.
Vous êtes doté d'un bon relationnel, savez faire preuve de courtoisie et de diplomatie. Réactif, organisé et rigoureux, vous êtes capable de vous adapter rapidement.
Vous avez une maîtrise de l'environnement bureautique d'un poste de travail. Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour la tenue de ce poste. Une expérience dans le domaine du secrétariat sera appréciée. La connaissance de base du protocole est un plus.
Vous êtes doté d'un bon relationnel, savez faire preuve de courtoisie et de diplomatie. Réactif, organisé et rigoureux, vous êtes capable de vous adapter rapidement.
Contact et modalités de candidature
Contact
0322971043
Informations complémentaires
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.10.43
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5064) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d'emplois), avant le 24/11/2024.
Lien d'accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5064&gestionnaire=LM
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5064) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d'emplois), avant le 24/11/2024.
Lien d'accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5064&gestionnaire=LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.